Strukturwandel

_ Die Umfirmierung der Katholischen Sozialstation Heidelberg-Süd für Kranken-, Alten- und Familienpflege von einem eingetragenen Verein in eine gemeinnützige Gesellschaft mit beschränkter Haftung zum 1. Januar 2014 hat Prozesse angestoßen, die tief in die einzelnen Bereiche und Strukturen der Einrichtung greifen. Das schließt die 26 Dienstwagen und deren Management ein.

Deshalb verbringt Markus Rieber, stellvertretender Pflegedienstleiter und seit der Wandlung zuständig für die Flotte, momentan viel Zeit damit, den Ist-Zustand zu analysieren, Angebote einzuholen und Gespräche mit bestehenden und potenziellen neuen Partnern zu führen. Denn gemeinsam mit Hubert Herrmann, dem Geschäftsführer der Katholischen Sozialstation Heidelberg-Süd, nimmt er den Fuhrpark unter die Lupe.

Schließlich hat sich der Kostenblock für die 26 Pkw inklusive Kraftstoff, Reparaturen, Kfz-Versicherung, Gebühren et cetera allein in 2014 auf rund 82.800 Euro summiert. Hubert Herrmann ergänzt: "Außerdem haben die Fahrzeuge aus betriebswirtschaftlicher Sicht bisher nicht die ihnen gebührende Rolle gespielt und nur die Ersatzbeschaffung im Fokus gestanden."

Ein übergreifendes Managementkonzept gibt es nicht. Noch nicht. Der Geschäftsführer und Markus Rieber bereiten dies nun vor. Dazu werden im ersten Schritt die relevanten Rahmenbedingungen geprüft und bei Bedarf geändert.

Kfz-Garantie ausschlaggebend

Ein Kriterium ist die Fahrzeugauswahl. Diese wird sich nach internen Ist-Analysen in den kommenden Jahren ändern. Derzeit befinden sich Modelle von vier Marken im Betrieb: fünf Fiat Panda, vier Ford Fusion, drei Hyundai i10, zwölf VW Fox und zwei VW Polo. Alle sind stets mit den kleinsten Benzinmotoren sowie mindestens mit Klimaanlage, Radio und Einparkhilfe hinten ausgestattet.

Künftig sollen vermehrt Hyundai i10 zu finden sein. Drei weitere neue Kleinwagen der Marke kommen jedenfalls in den kommenden Wochen als Ersatz für andere Fahrzeuge hinzu.

Gründe für den Strategiewechsel: Die Sozialstation kann nicht nur im Einkauf den Rahmenvertrag des Caritasverbandes mit Hyundai nutzen, der im Vergleich zu den Vereinbarungen mit anderen Herstellern und Importeuren zu den günstigsten zählt. Die neuen Fahrzeuge haben auch fünf Jahre Vollgarantie.

Ein offener Punkt bei den Modellen sind die Ford Fusion, die mit ihrem relativ großen Kofferraum vor allem der Beförderung von Menschen mit einklappbarem Rollstuhl oder Rollatoren dienen und nicht mehr produziert werden. Für sie ist Rieber auf der Suche nach einer Alternative. Dabei will er sich vorerst auf die aktuellen Angebote am Markt beziehen, sobald der Austausch ansteht.

Kauf bevorzugt

Was gleich bleibt, ist die Entscheidung für den Kfz-Kauf als Beschaffungsform. Rieber hat sich zwar alle Verträge angeschaut und sich auch Leasingangebote für alle Fahrzeuge geben lassen. "Da wir die Fahrzeuge aufgrund dauernd wechselnder Nutzer und vieler Kleinschäden wie Parkrempler aber nicht in dem Zustand zurückgeben würden, wie es die potenziellen Leasingpartner fordern, halten wir weiterhin am Kauf fest", so der Flottenverantwortliche. Gleichwohl will er in den kommenden Jahren ein Qualitätssystem aufbauen, das Schäden vermeiden und minimieren hilft. Mit diesem Punkt auf der Agenda hat er allerdings noch nicht begonnen.

Kaufgründe und Modalitäten

Eine Unwucht gibt es daneben zwischen der kalkulierten Haltedauer von fünf Jahren und der tatsächlichen, die bis zu acht Jahre beträgt. "Das hat sowohl mit wirtschaftlichen Gründen als auch mit den Laufleistungen der Fahrzeuge zu tun", sagt Rieber.

Mit allen legt die Einrichtung rund 300.000 Kilometer pro Jahr zurück. Dabei werden der Einsatz und die Tourenplanung beständig angepasst und optimiert, sodass die durchschnittlichen Laufleistungen pro Fahrzeug jährlich zwischen 15.000 und 20.000 Kilometer erreichen. Ab einer Gesamtlaufleistung von 120.000 Kilometern steht der Dienstwagen dann auf der Liste für die Ersatzbeschaffung. Aufgrund der Diskrepanz ist eine weitere künftige Aufgabe, in den kommenden Jahren den optimalen Wechselzeitpunkt zu ermitteln.

Unabhängig davon sieht Hubert Herrmann im Einkauf das Ende der Möglichkeiten nicht erreicht. Seine Überlegungen: mit weiteren Sozialstationen im Kreis den Bedarf zu bündeln und so etwa eine Zugladung zu kaufen. Erste Hochrechnungen haben ergeben, dass es sich lohnen würde.

Remarketing auf neuer Basis

Messbare Fortschritte haben die beiden Führungskräfte bereits bei der Wiedervermarktung erzielt. Seit kurzem bieten sie die Fahrzeuge nicht mehr über einen freien Werkstattbetrieb, sondern vorwiegend über eines ihrer Markenautohäuser den gewerblichen Wiederverkäufern an. Der Händler kommuniziert die Offerten an die Sozialstation und vermarktet das Fahrzeug nach Rücksprache. Ergebnis: Die Verkaufspreise und damit die Einnahmen sind deutlich gestiegen. Jüngstes Beispiel: Statt der gebotenen 300 Euro durch den vormaligen Partner hat die Organisation 800 Euro bekommen.

Die einzelnen Servicebausteine

Am Management der laufenden Kosten wie für Wartung & Verschleiß und Räder & Reifen hat sich bisher nichts geändert. Hier wird mit den Vertragshändlern zusammengearbeitet. Für diesen operativen Bereich ist ein Kollege abgestellt, der diese Aufgaben nebenher organisiert und abwickelt. Er ist verantwortlich dafür, dass die Dienst-Pkw pünktlich ihren Kundendienst erhalten, Schäden in Rücksprache repariert werden und die saisonalen Räder- und Reifenwechselaktionen inklusive Einlagerung bei den Händlern glatt laufen. Diese stellen bei Bedarf auch Ersatzwagen zur Verfügung. Für die Betankung haben Herrmann und Rieber den direkten Weg zur nächstgelegenen Tankstelle gewählt. Mit ihr ist ein Sonderpreis verhandelt, zu dem die Mitarbeiter mit der dort hinterlegten Tankkarte die Fahrzeuge befüllen.

Bei der Flottenversicherung setzt die Sozialstation auf den Caritas-Rahmenvertrag und den Makler des Bundesverbandes, der die Fahrzeuge jährlich ausschreibt und den Anbieter mit den attraktivsten Lösungen sucht. Die Flotte der Heidelberger wird auf dieser Grundlage in den ersten beiden Jahren nach Erstzulassung via Stückprämien mit einer Selbstbeteiligung von 300 Euro in der Vollkasko und 150 Euro in der Teilkasko versichert. Herrmann hat entschieden, nach diesem Zeitraum die Autos nur noch in der Teilkasko einzudecken.

Künftige Daten- und Tourenerfassung

Da alle Fahrzeuge rein dienstlich im Einsatz sind, gibt es zu jedem Firmenwagen ein Fahrtenbuch. Diese führen die Mitarbeiter händisch.

Mittelfristig soll zusätzlich ein neues Datenerfassungssystem implementiert werden, das die direkte Dokumentation und Abrechnung der Dienstleistungen ermöglicht. Rieber arbeitet auch schon an der Einführung und hat eine Abfrage bei verschiedenen IT-Unternehmen gestartet. Sobald alle Angebote bei ihm sind, werden diese geprüft und das passende System wird umgesetzt.

• Ausgabe 12/2015 Seite 52 (341.8 KB, PDF)