Mehr interne Freiheit

_ Biomérieux Deutschland ist als Tochtergesellschaft des Herstellers für mikrobiologische Diagnostik und Medizintechnik straff aufgestellt. Schwerpunkt der Aktivitäten liegt hierzulande auf dem Vertrieb der Produkte und Services über einen dezentralen Außendienst. Deshalb obliegen den zentralen Abteilungen oft Querschnittsaufgaben.

Als Beispiel dafür steht die Finanzbuchhaltung. Diese leitet Andreas Brugger. Er ist seit 2011 auch zuständig für den Fuhrpark, nachdem die damit betraute Mitarbeiterin in einen anderen Bereich gewechselt ist. Zu dieser Zeit hat er rund 50 Einheiten übernommen. Durch Wachstum und Zukäufe ist die Flotte inzwischen auf 84 Pkw geklettert und der Flottenverantwortliche an seine Kapazitätsgrenzen gestoßen."Wir wollten dafür aber kein zusätzliches Personal in Form einer Halbtagskraft aufbauen, um die internen Prozesse weiterhin schlank und effizient zu halten", sagt Brugger. "Der Vorschlag von Leaseplan als unseren Leasinggeber kam daher im vergangenen Jahr wie gerufen, als Pilotkunde das neue Produkt Fleetplan zu implementieren und damit fast alle administrativen Aufgaben auszulagern." Im Mai 2015 hat Biomérieux umgestellt.

Aufgabenstellung und Ziele

Dazu wurden vorher die Total Cost of Ownership (TCO) zwischen dem bisherigen Full-Service-Leasing und dem neuen Servicepaket verglichen. Das Ziel: weniger operative Arbeiten im Haus bewältigen zu müssen und eine größere administrative Entlastung zu vertretbaren Kosten im internen Fuhrparkmanagement zu erreichen.

Im ersten Schritt hat der Leasinggeber mit Andreas Brugger die aktuelle Situation und die einzelnen Prozesse angeschaut, um die Potenziale zu ermitteln. Christopher Schmidt, Bereichsleiter Kundenbetreuung Süd bei Leaseplan Deutschland und Betreuer des Flottenkunden, erläutert: "Es gibt grundsätzlich Tätigkeiten, bei denen Fleetplan volle Entlastung bietet, wie bei den Kfz-Bestellungen, aber auch einige, bei denen das Produkt nicht helfen kann. Zum Beispiel bei der händischen Herausgabe von Fahrzeugen aus einem großen Pool. Hierfür beinhaltet Fleetplan noch keine Lösung."

Auf Basis der Gegebenheiten und der Leistungen des Servicepaketes wurden dann die Vollkosten des klassischen Full- Service gegen das neue Produkt gestellt. Ergebnis: Letzteres kostet kaum mehr.

Modell ohne Endabrechnung

Denn eine Endabrechnung gibt es in diesem Modell nicht. Damit entfällt sowohl die Schadenbewertung für Rückgabeschäden als auch die individuelle Mehr- oder Minderkilometerabrechnung am Vertragsende. Diese Dienstleistungen fließen wiederum in die Kalkulation der monatlich fixen Raten für das jeweilige Fahrzeug ein, die dadurch höher sind als beim Full-Service-Leasing. Bei Biomérieux handelte es sich nach Unternehmensangaben pro Jahr um eine relativ geringe Differenz im vierstelligen Eurobereich für das komplette Outsourcing. Demgegenüber hätte die Einstellung einer Halbtagskraft gestanden und der verbleibende, tendenziell weiter steigende Mehraufwand, wenn er das Full-Service-Leasing beibehalten hätte.

Fast alle Prozesse außer Haus

Mittlerweile wird der Fuhrpark seit gut eineinhalb Jahren auf Basis von Fleetplan abgewickelt - von der Bestellung und Rückgabe über Maintenance, Tankkarten und Räder/Reifen bis hin zu Versicherung, Schadenmanagement, Rundfunkgebühr und Kfz-Steuer.

So managt der Leasinggeber etwa die Bestellungen und überwacht, wann das Leasing ausläuft. Nähert sich ein Vertrag dem Ende, wird beim Fuhrparkleiter nachgefragt, ob der Mitarbeiter weiter beschäftigt ist und er angeschrieben werden darf. Gibt es grünes Licht, wird Kontakt aufgenommen und der Fahrer erhält ein Login für den Online-Konfigurator, um seinen Firmenwagen zusammenzustellen. Die Anfrage wird anschließend in ein Angebot gegossen und an den Flottenmanager zur Genehmigung übermittelt. Er löst dann mit seiner Bestätigung online die Bestellung aus.

Die Auslieferung und Rückgabe läuft unter der alleinigen Regie des Leasinggebers. Er lässt die Fahrzeuge entweder am Hauptsitz oder vor Ort an die dezentral stationierten Außendienstmitarbeiter direkt durch die Händler bundesweit ausliefern und wieder abholen. Gleiches Verfahren gilt für neue dienstwagenberechtigte Mitarbeiter, die jetzt die Personalabteilung von Biomérieux meldet. Sie bekommt auch die monatlichen Aufwendungen entsprechend den Kostenstellen übermittelt.

Sicherheit bei Halterpflichten

Infolgedessen spürt Brugger auf mehreren Ebenen eine Entlastung. Das betrifft zum einen die Mitarbeiterbetreuung, da vor allem die zunehmenden Anrufe und Rückfragen der Fahrer zu den Firmenwagen Zeit gekostet haben. Zum anderen schätzt er die neu gewonnene Sicherheit: "Der höhere Grad an Outsourcing führt zu deutlichen Prozessverbesserungen, beispielsweise rund um die Halterpflichten zur UVV-Prüfung, Führerscheinkontrolle und zu den Fahrerunterweisungen." Diese konnte er vorher nicht mehr regelmäßig bewältigen. Durch die Delegation kann der Flottenverantwortliche aufatmen und sich rechtlich auf der sicheren Seite wähnen.

Erleichterungen für Nutzer

Was ihm mindestens genauso wichtig war, dass die Mitarbeiter mit der Lösung zufrieden sind. Einer anfänglichen Skepsis wegen der Werkstatt-Hotline als neue zentrale Anlaufstelle zur Vereinbarung von Terminen für Kundendienst und Inspektion ist inzwischen einer positiven Resonanz gewichen: "Es funktioniert gut und die Mitarbeiter kommen in den Genuss von Vorteilen, weil es Hol- und Bring-Service inklusive Ersatzwagen bei Bedarf gibt und sie den Schlüssel nur noch abgeben müssen." Vorher haben sie sich selbst um die Werkstatttermine gekümmert. Das habe den Mitarbeitern unnötig Zeit geraubt.

Kassensturz und weitere Schritte

Mit einem Daumen hoch bewertet Andreas Brugger folglich Fleetplan in einem ersten Zwischenfazit. Demnächst soll der Nutzen auch in weiteren Zahlen messbar sein, da die ersten Fahrzeuge unter dem neuen Produkt zurückgehen. Biomérieux und der Leasinggeber wollen dann analysieren, wie sich die Aufwendungen zu den All-in-Raten tatsächlich entwickeln und wo sie möglicherweise anzupassen sind. Gleichzeitig soll es zu weiteren Entlastungen kommen.

Dazu werden die Autos künftig alle auf die Leaseplan-Niederlassung Stuttgart in Kirchheim/Teck zugelassen. Kfz-Steuer-Bescheide, Strafzettel und Rundfunkgebühren landen direkt beim Leasinggeber und nur noch bei Bedarf auf dem Tisch des Fuhrparkmanagers. Dabei ändert sich nichts am Außenauftritt, da Biomérieux im selben Zulassungskreis liegt und die Fahrzeuge weiterhin das Kennzeichen "ES" für Esslingen tragen. Brugger behält nur noch die finale Bestellfreigabe in der Hand.

• Ausgabe 12/2016 Seite 80 (220.7 KB, PDF)