Ein Engel für die Rettungsflotte

_ Wer einen Schaden zu beklagen hat, sucht vor allem eines: Vertrauen. Dann schlägt die Stunde von Webesan. "Wir kümmern uns bundesweit um die professionelle Sanierung bei Brand-, Wasser-, Schimmeloder Schadstoffschäden. Das tun wir im Auftrag von Hausverwaltungen, Versicherungen, Sachverständigen oder Privatleuten", erklärt Thomas Wagenknecht, Leiter Personaldisposition und Fuhrparkmanagement beim Dienstleister aus Berlin.

An insgesamt acht Standorten ist das 1996 gegründete Familienunternehmen bundesweit aktiv. Fuhrparkleiter Wagenknecht genießt aufgrund der kurzen Abstimmungswege gewisse Freiheiten, die es auch braucht, um die eigene Flotte von 93 Fahrzeugen dezentral steuern zu können. Von der Firmenzentrale in Berlin-Marzahn aus kümmert sich der Fuhrpark-Manager um den Einkauf. Die Baustellenplanung der 47 Fahrzeuge in Berlin übernimmt er auch. An den sieben weiteren Standorten arbeitet ihm dann jeweils ein Disponent zu. Dezentralität ist für Wagenknecht allerdings kein Fremdwort. "Früher habe ich bei UPS die Steuerung von 350 Fahrzeugen an zehn Standorten übernommen." Seit drei Jahren ist er nun bei Webesan Flottenleiter. "Auch das ist jeden Tag eine Herausforderung", lacht Wagenknecht."Dabei bin ich aber wirklich froh, dass ich mit der Avrios-Lösung ein Tool gefunden habe, das mich in der täglichen Arbeit effektiv unterstützt."

Aufbauarbeit

Aus einem Zehn-Mann-Unternehmen wuchs binnen zwanzig Jahren ein Betrieb mit 153 Fachkräften, die dann gerufen werden, wenn die Trümmer einer Existenz schrittweise wieder aufgebaut werden sollen. Ein Webesan-Team rückt dann zu den Unglücksorten aus, ergreift Erstmaßnahmen, um weitere Schäden zu verhindern, und verschafft sich ein Bild von der Gesamtlage. Im Anschluss beginnt die Arbeit der Wiederhersteller wie Maurer, Maler oder Fliesenleger. Oder eben von Inventar-Sanierern, die beispielsweise antike Möbel wieder in den Ursprungszustand bringen. "Bei all diesen Schritten muss vor allem unsere Qualität stimmen", betont Wagenknecht. Und diesen Anspruch überträgt er auch auf die Flottensteuerung für die er seit Frühjahr 2016 auch auf eine Software des Schweizer Anbieters Avrios vertraut.

Das aus der Nähe von Koblenz stammende Familienunternehmen Brenner betrieb selbst einen Fuhrpark von gut 100 Einheiten. Da man für die Steuerung der eigenen Holztransporter-Flotte keine Anwendung fand, die schnell und übersichtlich die wesentlichen Kennzahlen parat hielt und diese ohne großen Aufwand automatisch aktualisierte, programmierte man selbst ein Tool - der Vorläufer der heutigen Fuhrparksoftware, die auch die Webesan-Flotte strukturiert.

Flottencheck

Diese teilt sich auf in 63 Transporter wie VW Caddy oder Mercedes-Benz Sprinter und 30 klassische Vertriebsfahrzeuge wie Audi A6 oder Skoda Octavia. Über die jeweilige regionale Vertriebsstruktur der Hersteller gibt es pro Marke einen festen Ansprechpartner mit dem Wagenknecht verhandelt. Wobei es sich im Fall der Transporter oftmals um Bestandsfahrzeuge handelt, um längere Lieferzeiten zu umgehen. Diese werden dann in der Regel finanziert und mit Wartungs- und Verschleißpaket ausgerüstet. "Mit der Finanzierung sind wir, was die Kilometerleistung betrifft, gegenüber dem Leasing im Vorteil", sagt der Flottenleiter. Geleast wird die Pkw-Flotte.

"Sobald die Kilometerleistung vor dem Ende der Finanzierung erreicht ist, stellt sich uns die Frage, wie es mit dem Vertrag weitergeht? Kaufen wir das Fahrzeug aus der Finanzierung heraus oder stocken wir den Vertrag auf? Hierauf eine betriebswirtschaftliche Antwort zu finden, gehört zu meinem Tagesgeschäft", betont Wagenknecht. Zur Analyse nutzt er dabei die Cloudsoftware Fuhrpark 4.0 von Avrios, die unter anderem solche Berechnungen übersichtlich und tagesaktuell liefert. Als Daten dienen hierzu unter anderem die aktuellen Zählerstande aller Fahrzeuge. Im Fall der Berliner Sanierungsprofis wandern die Daten der 14-tägigen Tankkartenabrechnung von UTA automatisch als Basis in die Datenbank."Über die automatische Tankkartenabrechnung mit den tagesaktuellen Kilometerständen fließen diese Infos in die Fuhrparksoftware ein und werden dabei grafisch so aufgearbeitet, dass ich auf einen Blick alle relevanten Prognosen ziehen kann", betont Wagenknecht.

Kundenzuspruch

Davon haben sich auch schon andere Flotten überzeugen können. Denn Avrios hat binnen zweier Jahre gut 250 Kunden gewonnen, die die webbasierte Lösung nutzen. "Prinzipiell helfen wir den Fuhrparks bei der Verwaltung und der Kostenkonsolidierung", erklärt Marketing-Manager Joel Tasche. "Da wir keine GPS- Ortung anbieten, gewinnen wir die Daten über die Schnittstellen der Tankkartenanbieter oder über Schnittstellen zu den GPS-Systemen von Drittanbietern. Diese lassen wir in das System einfließen und der Flottenchef kann selbst entscheiden, welche Darstellungen, Prognosen oder Tipps er von uns nutzt."

Neben der Übersicht zu den Gesamtkosten auf Kilometerbasis gehört auch die Terminverwaltung zur Software. "Allein dadurch, dass meine Fahrer automatisch vom System erinnert werden, wann sie ihren Führerschein zur Überprüfung bei mir vorzulegen haben, spare ich mir viel Verwaltungsaufwand", stellt Flottenchef Wagenknecht heraus."Auch kommt es nun nicht mehr vor, dass nach der Leasingrückgabe kein neues Fahrzeug sofort vor Ort ist. Die leasingrelevanten Termine und die Bestellprozesse sind im System so aufeinander abgestimmt, dass dies genau geregelt ist. Daher kann ich frühzeitig die neuen Angebote anlegen und rechtzeitig freischalten."

Ein weiteres Beispiel für Zeitersparnis ist die Digitalisierung der Rechnungen. "Zum Beispiel schiebe ich die PDF-Dokumente aus der Werkstatt einfach in meinen Online-Ordner und schon werden diese Daten in die Datenbank übernommen und die Berechnungen und Prognosen aktualisiert." Die Grundfunktion, das Verwalten der Fahrzeuge, erfolgt dabei laut Wagenknecht nahezu intuitiv. Die Daten für Flotten-Neulinge können einfach per Eingabe der Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN) übernommen werden. "Das passe ich dann in wenigen Schritten noch an und schon kann ich mit dem Fahrzeug arbeiten", erklärt Wagenknecht."Gerade das leichte Pflegen der Fahrzeugakte und der direkte Überblick zu den Schäden, zur Versicherung und den Gesamtkosten sind Argumente, mit denen ich arbeiten kann, wenn ich mit den Fahrern oder mit der Geschäftsführung über die Kosten spreche. An offenen Punkten, wie einer noch nicht regulierten Wertminderung der Versicherungen, bleibe ich somit viel effizienter dran als früher." Diese Effizienz kann man auch in Zahlen ausdrücken, berichtet Wagenknecht: "Das System kommuniziert permanent mit mir, sodass ich keine Termine verpasse, aktuell meine Kosten im Blick habe und neue Rechnungen digital ablegen kann. Das spart mir insgesamt bis zu 30 Prozent an Aufwand ein."

Transparenz

Für das einzelne Fahrzeug bringt dies eine sehr hohe Kostentransparenz mit. Gleichzeitig werden die Ausreißer in der Flotte schnell sichtbar."Ohne dass man tief in die Zahlen gehen muss, wird der Fuhrparkleiter hierauf hingewiesen", erklärt der Avrios-Fachmann Tasche. Um das Thema der Ausreißer kümmert sich in Berlin der Fuhrparkleiter selbst, an den Standorten übernehmen dies mit Hilfe der Informationen aus der Berliner Zentrale die Disponenten. "Dabei geht es nicht darum, jemanden zu beschuldigen, sondern Hilfe anzubieten. Dieser Dialog kommt bei den Fahrern gut an", betont der Flottenchef.

Den Dialog zu Avrios muss Wagenknecht gar nicht so oft suchen. Die Updates laufen automatisch in die Cloudlösung ein. Wird eine neue Funktion integriert, dann stellt stets ein kleines Erklär-Video die neuen Features vor. Die Server stehen dabei in Deutschland. Als künftige Option verspricht Tasche, dass bald viele weitere Lieferanten, wie Werkstätten und Autohäuser, direkt an die Avrios-Plattform angebunden sein werden. Profitieren werden davon alle Nutzer. Denn am Ende ist der Schweizer Ansatz eine One-fitsall-Lösung. Manch einer mag darin eine mangelnde Individualisierbarkeit sehen. Für Wagenknecht ist diese Struktur eine Stärke. Denn nichts ist verlockender, als sich ziellos im Daten-Meer umhertreiben zu lassen.

• Ausgabe 01/02/2017 Seite 54 (153.1 KB, PDF)