_ Verhandlungsgeschick hilft dem Fuhrparkleiter bei vielen Entscheidungen im Flottenalltag. Ob bei Rabatten beim Händler, Kulanz in der Werkstatt oder bei Terminabsprachen beim Reifenhändler. Firmenwagenfahrern, die ihr Dienstauto auch privat nutzen, hilft diese Gabe ebenso - sofern sie beim benötigten Fahrtenbuch auf Papier verzichten wollen. Denn die elektronischen Varianten sind zwar einfach wie eine App und dabei GPS-genau. Aber das letzte Wort hat hier immer noch das Finanzamt, das diese Art der digitalen Buchführung akzeptieren muss. So raten auch unsere Rechtsexperten zunächst zu einer gewissen Vorsicht.
Test-Duo
Technische Scheu braucht man nicht zu haben, zumindest was unsere zwei elektronischen Fahrtenaufzeichner betrifft, die wir über einige Monate hinweg getestet haben: die Lösungen von Vimcar und von Tom Tom Telematics (Link 200).
Das Berliner Start-up Vimcar setzt dabei auf eine Web- und App-Lösung für den Fahrer, bei Tom Tom kann man am PC den Datenstrom nachvollziehen. Bei beiden ist ein OBD-Stecker der Taktgeber. Der kompakte, aber recht wuchtig wirkende Helfer zieht seine Daten - wie der Diagnosestecker in der Werkstatt - über die OBD-Buchse, die an unterschiedlichen Stellen in den Autos angebracht ist. Schnell wird klar, dass das Datensammeln zuverlässig funktioniert.
Ungewollter Blickfang
Bei einem der Testwagen, dem Stromer-Kleinbus Nissan e-NV200, dessen OBD-Buchse links aus dem Armaturenträger ragt, passte der Plastikklotz nicht unter die Verblendung und thront recht selbstbewusst. Dezent sieht anders aus. Abhilfe verspricht Tom Tom mit dem rund 50 Zentimeter langen Adapterkabel, das die Buchse mit dem Stecker verbindet - so kann der Helfer abtauchen.
Der baugleiche Vimcar-Stecker hat Glück. Denn im Volvo S60, dessen Fahrten er aufzeichnen soll, zeigt sich die OBD-Buchse schnell auffindbar im linken Fußraum. Nur das Signallämpchen signalisert, dass der Helfer arbeitet und jede Strecke ab einem Meter erfasst. Ist der Motor für 60 Sekunden aus, beginnt eine neue Fahrt. Wechselt nun der Fahrer seinen Dienstwagen, dann kann er seinen Stecker einfach mitnehmen, denn pro Fahrerkonto können mehrere Fahrzeuge verwaltet werden. Für Fuhrparkleiter bieten die Berliner den "Flottenmanager" an, mit dem selbst Nutzerkonten angelegt und Kfz zugewiesen werden können - vor allem für Poolfahrzeuge eine gute Ergänzung.
Wichtig: Da die Software die Fahrzeugdaten nur ermitteln kann, solange der OBD-Stecker angeschlossen ist, muss man die Datenpflege (Infos zu den Dienstfahrten, Bestätigung von Privatfahrten) in der Zeit erledigt haben, wie der Helfer steckt. Sobald der Stecker gezogen ist, kann nichts mehr verändert werden. Bliebe das Thema Rechtssicherheit. Vimcar dazu:"Es gibt strikte Anforderungen an revisionssichere Fahrtenbücher. Bei der Entwicklung unserer Lösung haben wir sehr eng mit Steuerberatern zusammengearbeitet, um die entsprechenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums und die zahlreichen Urteile dazu richtig zu interpretieren und eine wasserdichte Lösung zur Verfügung zu stellen."
Flottensteuerung in klein
Als Lohn wurde das Start-up vom Deutschen Steuerberaterverband als exklusiver Fahrtenbuchpartner ausgewählt. Eine Reputation, die auch im Geschäft mit Flotten wichtig ist, wie Geschäftsführer Andreas Schneider bestätigt. Zumal die Hauptstädter nun eine Art Flottensteuerung light ermöglichen. Damit wurde das Grundprodukt deutlich aufgewertet und nähert sich in seiner Komplexität etwas dem zweiten Probanden, Tom Tom Webfleet, an. Auch wenn Schneider betont, dass man das Augenmerk weniger auf großflächige Telematik lege als auf schlichte Fahrtendokumentation.
Webfleet wirkt hier ambitionierter, denn der Online-Oberfläche merkt man an, dass im Grunde ein Telematiksystem dahinter Platz hat. Sehr viele detailreiche Auswertungen sind möglich, zum Beispiel die Auskunft darüber, wann der Fahrer etwas stärker das Gaspedal betätigt hat, als es erlaubt war. Die im Kartenmaterial hinterlegte Höchstgeschwindigkeit wird hier als Basis genommen. Ein Algorithmus beurteilt das Übertreten dann als leichten (bis 5 km/h zu viel) oder schweren Verstoß (ab 25 km/h). Als Datensammler dient auch hier ein OBD-Stecker, der vorher im Steckplatz fixiert wurde. Das passiert mittels einer Rastnase, die in unserem Fall leicht beschädigt war, weshalb der Stecker sich einmal während der Fahrt löste.
Steuerberater hilft
Spannend ist natürlich auch bei Tom Tom die Frage, wie das zuständige Finanzamt mit der Lösung leben kann. Tom Tom dazu:"Das Fahrtenbuch kann über den Steuerberater eingereicht werden, um sicherzugehen, dass es aktzeptiert wird. Die bundesweit geltenden, klaren Anforderungen an Fahrtenbücher erfüllt unser System und dokumentiert dafür jede Änderung im Fahrtenbuch. Informationen wie Datum, Zeit und gefahrene Kilometer können nicht geändert werden, andere Daten wie Zweck oder Kundenkontakte hingegen schon."
Datenabgleich
Beim Zuordnen der Fahrten nach deren Zweck sollte sich laut den Niederländern der Nutzer an die geltenden rechtlichen Vorgaben halten und die Daten unmittelbar übermitteln. Wichtig dabei wäre, dass die durch den Mitarbeiter eingereichten Daten jenen entsprechen, die das Unternehmen einreicht. Unabhängig davon werden indes alle Änderungen vom System dokumentiert. So dass alle wichtigen Daten immer verfügbar sind - der Rest ist ein bisschen Technikaffinität gepaart mit ein wenig Verhandlungsgeschick.
Hinweis
In der September-Ausgabe stellen wir einige weitere Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern in einer Marktübersicht vor.
- Ausgabe 08/2016 Seite 56 (201.6 KB, PDF)
