Interims-Flottenmanagerin: Mehr als ein Intermezzo

International arbeiten: Das hat sich Birgit Meisel zu Beginn ihres Berufslebens in den 80er-Jahren vorgenommen. Direkt mit ihrem ersten Arbeitgeber nach der Ausbildung zur Groß- und Außenhandelskauffrau in einem kleinen Betrieb hat es auch geklappt. Der global tätige Konzern hat ihr den Einstieg im Auftragsmanagement ermöglicht. Dass das Flottenmanagement sich einmal zu ihren Kernkompetenzen entwickelt, hätte sie zu diesem Zeitpunkt nicht gedacht.

Doch als Ende der 1980er bei ihrem Arbeitgeber der Posten des Fuhrparkleiters vakant wurde, hat sie das als Chance für den nächsten beruflichen Schritt gesehen und sich auf die Stelle beworben. Prompt erhielt sie die Zusage. In den Folgejahren hat Meisel sich in das Metier reingefuchst und rund 270 Pkw gemanagt.

Mit dem erworbenen Wissen wechselte sie in ein Unternehmen mit rund 180 Fahrzeugen, die bei acht verschiedenen Leasinggesellschaften geleast waren. Ihre Aufgabe: Konzentration und Konsolidierung des Bereiches. "Irgendwann hatte ich mit jeder Leasinggesellschaft Erfahrungen gesammelt", sagt sie. Einkauf und Travel-Management wurden ebenfalls zu ihrem täglichen Brot. Meist waren IT-Firmen ihre Arbeitgeber. Das sieht sie rückblickend als großen Vorteil: "Die Kollegen hatten keine Scheu, an Aufgaben offen ranzugehen. So konnte ich bereits 2003 den ersten digitalen Bestellprozess etablieren." 2011 kam der Schnitt.

Wenn nur Know-how zählt

Mit 54 Jahren machte sich Meisel mit Facility & Fleet Services an ihrem Wohnsitz in Oberursel im Taunus selbstständig. Ein Beweggrund: "Das Alter spielt in diesem Fall keine Rolle, sondern nur das Know-how." Ihr USP: Als Schnittstelle zu fungieren, die nicht nur beratend, sondern auch operativ tätig ist und andere Mitarbeiter einarbeiten kann. Das kam an. Über ihr Netzwerk und Vermittler trudelten die Aufträge ein. Seither hat sie verschiedenste Projekte umgesetzt und begleitet. Wie viele, kann sie heute nicht mehr sagen. Ihr aktuelles und wohl letztes großes lief bei Abas Software. Hier hat sie bis Ende August noch ein Facility-Projekt abgewickelt. Begonnen hat es dort allerdings auch mit dem Fuhrpark.

Mitten in der Corona-Krise ist eine Führungskraft ausgeschieden, die kurz davor noch einen Vertrag mit einem neuen Leasinggeber geschlossen hat. Nun brauchte es jemanden, der in der schwierigen Zeit mit Lieferengpässen und Home Office alte Verträge abwickelt, neue anlaufen lässt und Prozesse so implementiert, dass die Pkw-Flotte weiter funktioniert. Der erste Schritt dahin war, alles zu digitalisieren, was nötig war, um von zu Hause arbeiten zu können.

In dieser Phase war Meisel als "Feuerwehrfrau" gefragt, die unter anderem Mitarbeiter informiert, neue Tank- und Servicekarten ausgibt sowie Kfz-Rückgaben, Neubestellungen und Räderwechsel wuppt.

Mit den Aufgaben wachsen

Beim Übergang hin zum neuen Finanzdienstleister hat sich für Meisel aufgrund ihrer Erfahrungen und Vergleichswerte aus vorherigen Aufträgen eine Frage gestellt: Wird mit der Entscheidung für diesen Partner das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erreicht? Als Interimsmanagerin hat sie daher vorgeschlagen, den Fuhrpark nochmals auszuschreiben.

Den Impuls hat das IT-Unternehmen aufgenommen und 2022 die Ausschreibung durchgeführt. Das Ergebnis: ein erneuter Wechsel. Das Rennen hat Alphabet gemacht. Gleichzeitig wurden im Laufe der vergangenen Jahre durch Zukäufe andere, kleinere Fuhrparks in den vorhandenen Leasing-rahmen integriert und etwa 15 Firmenwagen von Schweizer Gesellschaften in die Abas-Flotte eingegliedert. Diese beläuft sich inzwischen auf rund 150 Pkw und wächst weiter.

Ein anderes parallel laufendes Projekt war die Implementierung von Ladesäulen in Karlsruhe für die Plug-in-Hybride. Diese sind seit 2020 für alle User-Chooser zugelassen, die am Wohnort eine Lademöglichkeit haben. Da das Gebäude der Karlsruher Zentrale angemietet ist, musste der Eigentümer den Einbau in der Tiefgarage anstoßen. Inzwischen sind dort fünf Stationen mit jeweils zwei Ladepunkten installiert, die bis zu 22 Kilowatt Ladeleistung liefern, an denen die Fahrer seit Oktober dieses Jahres ihre Fahrzeuge anschließen können.

Festen Nachfolger gefunden

Durch das Wachstum war auch schnell klar, dass ein Fuhrparkleiter eingestellt werden muss. Dabei ist Meisel sofort Markus Frach mit seiner fast 30-jährigen Erfahrung im Automobilvertrieb in den Sinn gekommen. In dieser Zeit hat er unter anderem in der Großkundenabteilung einer zuliefernden Autohausgruppe schon die jährliche Budgetierung für die Firmenwagen der Software-schmiede und Ausschreibungen mitgemacht. "Im August 2022 habe ich dann die Initiative ergriffen und mich als Teamleiter Fuhrpark, Facility-Management und Einkauf beworben", sagt der gelernte Automobilverkäufer und zertifizierte Fuhrparkmanagement-Berater. Mit Erfolg. Im April vergangenen Jahres hat er bei Abas angefangen und nach kurzer Einarbeitungszeit die Verantwortung für die Autoflotte im Juni übernommen.

Stabswechsel

Seine vordringlichste Aufgabe seither: die Digitalisierung voranzutreiben. Birgit Meisel hat dafür den Boden bereitet, indem sie auf die Suche nach einem cloudbasierten Fuhrparkmanagement-System gegangen ist. Nach Recherchen sowie Preis- und Leistungs-Vergleichen sind zwei Anbieter in die engere Auswahl gekommen, von denen sich Innuce mit seiner Lösung durchgesetzt hat.

"Durch die Fusionen und Übernahmen gilt es, viele verschiedene Verträge in einem System zusammenzuführen", berichtet die Interimsmanagerin und fährt fort: "Zudem stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis, weil genutzte Services belastet werden und das System nach kundeninternen Anforderungen auch weiterentwickelt wird."

Markus Frach ist nun damit beschäftigt, die Softwarenutzung für den eigenen Bedarf zu optimieren und die Funktionen mit dem IT-Dienstleister zu erweitern. Im Fokus ist insbesondere die Fuhrpark- und Aufgabenplanung.

Auf der To-do-Liste steht aktuell das Ausfertigen der Überlassungsverträge, Versteuerungsmeldungen und das Ziel, andere gesetzliche Vorgaben in den digitalen Workflow zu bekommen. "Ein Thema ist außerdem immer wieder, weitere Fuhrparks ins zentrale Management in Karlsruhe zu integrieren und neuen Nutzern sowie Verantwortlichen die Accounts zu erstellen", erläutert Frach. Er will generell den gesamten Zyklus des Fahrzeugbetriebs für Abas-Bedürfnisse über die Software dargestellt haben - von der Bestellung bis zur Rückgabe der Automobile. Daran wird er in Zukunft neben seinen Standardaufgaben wie dem Kostencheck von neuen und bestehenden Vertragspartnern weiter feilen.

Birgit Meisel lässt es nun dagegen ruhiger angehen, seitdem sie das verbliebene Facility-Management-Projekt Ende August abgeschlossen hat. Sie geht mit ihrem Mann erst einmal auf lange Reisen. So ganz lässt die 66-Jährige ihr Arbeitsdrang aber nicht los. "Wenn das eine oder andere eher kurze Projekt noch kommt, bin ich nicht abgeneigt", so die Unternehmerin.