Kreativschmiede in der IT-Branche

Learning by doing | Mit dem Unternehmen wuchs der Fuhrpark. Das sorgte für viele organisatorische Fragen, mit denen sich Adacor Hosting plötzlich konfrontiert sah. Der Lösungsweg ist gelungen.

— Man wächst mit seinen Aufgaben, heißt es. Christian Spin, Fuhrparkleiter bei dem Hosting-Dienstleister Adacor, kann ein Lied davon singen. Seit Ende 2006 ist er im Unternehmen – und seit Anfang dieses Jahres kümmert sich der autoaffine 44-Jährige um die Dienstwagen des IT-Unternehmens.

Klein, aber oho | Denn mit dem Wachstum der Firma, in der jeder Mitarbeiter via Gehaltsumwandlungsmodell Anrecht auf ein Auto hat, wurden es auch immer mehr Dienstwagen. Die gefragten Fachkräfte lockt man eben auch durch attraktive Rahmenbedingungen wie mit einem Firmenauto. Vor allem aber die Kollegen des Offenbacher Network Operation Centers (NOC), die 24 Stunden lang auf Abruf stehen, um bei Serverproblemen schnell vor Ort zu sein, müssen mobil sein.

„Unser Fuhrpark ist innerhalb eines Jahres um 100 Prozent gewachsen – von neun auf heute etwa 20 Fahrzeuge“, berichtet Spin. Damit musste das Fuhrparkmanagement endgültig auf professionellere Füße gestellt werden. Bis dato wurden Mitarbeiter zum Service einfach direkt in die Werkstatt geschickt, die Rechnung wurde im Anschluss geliefert. Waren die Reifen abgefahren, gingen die Dienstwagenfahrer zum Vertragshändler und sorgten für Ersatz. „Das ging so nicht mehr weiter“, beschloss Spin, der sich – von einem Tag auf den anderen mit dem neuen Thema Fuhrpark betraut und ohne eingefahrene Prozesse, die er von einem Vorgänger hätte übernehmen können – komplett neu einarbeiten musste. Mit Erfolg, denn in vielen Bereichen hat er Standards definiert und auch Kosteneinsparungen erreicht.

Zunächst hat der neue Fuhrparkchef nach einem breiteren Portfolio gesucht; davor war BMW – neben ein paar Toyota-Modellen – die vorherrschende Marke bei Adacor. So landete Spin bei VW, Audi, Seat und Skoda. Hier fühlte er sich gut betreut, die räumliche Nähe zu den Händlern spielte eine große Rolle. Und auch das Leasingangebot passte. „Wir entscheiden uns meistens bei VW Leasing für das Paket Wartung & Verschleiß und für die Winterreifen-Option“, zählt er auf. Während die Geschäftsführung, bestehend aus vier Gesellschaftern, BMW X5, 535d und 530d fährt, herrschen im reinen Diesel-Fuhrpark inzwischen vor allem Skoda und Seat vor – im Schnitt mit 140 PS starker Motorisierung. „Den Octavia, den Superb und auch den Alhambra als Familienauto wählen meine Kollegen oft“, merkt Spin an.

Gleiches Budget für alle | Den Esprit des noch jungen Unternehmens registriert man nicht nur am Bürohund Ben und an der kreativen Bürogestaltung – das obere Stockwerk in Offenbach wurde als „Airbase“ angelegt –, sondern auch an der Herangehensweise bei der Verteilung des Leasingbudgets: „Jeder Mitarbeiter hat ein monatliches Budget von 400 Euro, die Teamleitung 450 Euro“, erklärt Spin. „Wir machen keinen Unterschied bei der Kilometerleistung: Wer zentraler wohnt, braucht vielleicht nur 15.000 Kilometer im Jahr und kann mehr Geld in die Ausstattung investieren, wohingegen Mitarbeiter von außerhalb mit 40.000 Kilometern Laufleistung weniger Spielraum, aber dafür geringere Lebenshaltungskosten haben.“

Ständig neue Lücken | Als die Leasingzeit der ersten Fahrzeuge auslief und die Ersatzautos noch nicht da waren, sah sich Spin mit der nächsten Herausforderung konfrontiert: Ersatzmobilität. Die Lösung fand er nach einem Preisvergleich bei der Enterprise Autovermietung, die passenderweise eine Filiale direkt neben den Audi-, VW- und Skoda-Händlern in Frankfurt hat. „Hier kann ich auch schon für sechs bis acht Wochen Autos bekommen, noch dazu in der Konfiguration und Ausstattung, die ich benötige“, beschreibt der Fuhrparkleiter die Vorteile.

Und auch in Sachen Versicherung hat er dazugelernt. Ursprünglich liefen alle Fahrzeuge über einen Versicherer, bei dem jedes Auto jeweils individuell nach Leistung und Typklasse eingestuft und abgerechnet wurde. Nach einem Gespräch mit einem Bekannten, seines Zeichens Versicherungsmakler, entschied Spin, nach und nach auf die R+V umzuschwenken. „Dort haben wir zwei Vorteile: Jedem Auto wird ein eigenes Versicherungsschreiben zugeordnet und alle Autos – vom Seat Ibiza bis zum BMW X5 – sind zum selben Preis versichert. Für 50 Euro im Monat. Das entspricht für den ganzen Fuhrpark einer Ersparnis von fast 3.500 Euro“, bilanziert er.

Noch mehr Kosten sparte der pfiffige Flottenmanager ein, indem er in Schadensfällen auf den ‚Lackdoktor‘ Paint Fix Pro in der Nachbarschaft setzte. Statt für 550 Euro im Fachhandel werde dort eine demolierte Stoßstange für 150 Euro repariert. Ganz abgesehen davon, dass er als Rückstellung für jedes Fahrzeug 500 Euro eingeführt hat. „Im Schadensfall mailt mir der Mitarbeiter ein Foto vom Schaden am Fahrzeug, der immer von der Polizei dokumentiert werden muss“, erklärt Spin. „Ich wäge dann ab, kläre alle Modalitäten mit dem ‚Lackdoktor‘ und der Mitarbeiter kann direkt einen Termin mit ihm vereinbaren.“ Wobei Spin rund um die Uhr und in Notfällen auch am Wochenende erreichbar ist. „Wir sind ja noch recht klein, man kennt sich und ich habe kein Problem damit, wenn mich ein Kollege am Samstagmorgen anruft, weil er einen Platten hat und Hilfe benötigt.“

Selbst programmierte Datenbank | Versicherung, Schäden, Leasinglaufzeit und alle weiteren Daten fließen seit Kurzem bei Adacor in eine Datenbank auf Microsoft-Access-Basis, die Spin eigens für die Fuhrparkverwaltung programmiert hat. Praktisch, wenn man ohnehin in der IT-Branche zu Hause ist. „Hier sind alle Daten wie Fahrer, Kennzeichen, Fahrzeug und Historie hinterlegt“, erklärt er. Derzeit noch als Einzelplatzlösung genutzt, soll die Datenbank mittelfristig via Intranet über verschiedene Berechtigungsstufen auch für andere Mitarbeiter wie die Buchhalter nutzbar sein. Auch an eine Einbindung der CSV-Daten, die Aral über die Tankkartenrechnung und -auswertung zur Verfügung stellt, denkt Spin nach.

Die Aral-Tankkarte ist erst seit ein paar Monaten im Einsatz. Genauer gesagt, seit es eine Dienstwagenverordnung bei Adacor Hosting gibt. Anfängliche Befürchtungen, eine Car Policy könnte den Incentive-Charakter des Dienstautos schmälern oder die Mitarbeiter würden sie als Gängelei empfinden, erwiesen sich als unbegründet. Im Gegenteil: Die Angestellten befürworteten das Regelwerk als Sicherheit im Umgang mit den Fahrzeugen.

Eine Besonderheit gibt es dennoch: In vermutlich nicht allzu vielen Firmen muss explizit in der Dienstwagenverordnung festgelegt werden, dass Tuning, Veränderungen an der Fahrzeugelektronik und das Bearbeiten von Steuergeräten explizit verboten sind. „Bei uns arbeiten nun mal Technikfreaks, die schon mal auf die Idee kommen, die Software so umzuprogrammieren, dass man den Hecköffnungsmechanismus via Knopfdruck auch zum Schließen der Heckklappe umprogrammieren kann“, grinst Spin.

Aktuell musste sich Spin in seinem ersten Winter als Fuhrparkleiter mit dem Thema Winterreifen beschäftigen. Vermutlich wird er sich für Point S entscheiden. „Point S beschafft mir alles, was ich brauche, macht mir ein Angebot und unterm Strich habe ich die Hälfte gegenüber dem Vertragshändler gespart. Ohne Abstriche bei der Qualität zu machen“, argumentiert Spin.

Zukunftsmusik | Adacor Hosting befindet sich noch immer auf Wachstumskurs. Der Ausbau der Büroräumlichkeiten in Offenbach und die stets gekühlten Sektflaschen zum Begießen neuer Aufträge im Aufenthaltsraum sprechen dafür. Spin überlegt, ob es in Zukunft vielleicht nötig werden könnte, einen externen Dienstleister fürs Fleetmanagement einzuschalten, wenn auch die Flotte weiter wächst. Derzeit beansprucht der Fuhrpark schon etwa ein Drittel seiner Arbeitszeit. Doch man kann sich sicher sein, dass der Fuhrparkleiter, der nach einem knappen Jahr Erfahrung nun schon voll im Thema ist, auch dafür eine clevere Lösung finden wird. | Susanne Löw

Adacor Hosting | In Kürze

Das noch junge Unternehmen wurde 2003 in Frankfurt gegründet, heute arbeiten sechs Mitarbeiter in der Verwaltung in Essen (Firmensitz) und 24 Kollegen im sogenannten Betriebsteam in Offenbach. Der IT-Dienstleister ist Spezialist für Webhosting, verfügt über mehrere Rechenzentren in Frankfurt und betreut Kunden wie Suzuki und RedBull. Der Jahresumsatz lag 2011 bei 3,9 Millionen Euro.

Fuhrpark | Auf einen Blick

zirka 20 Fahrzeuge, nur Diesel (auf Wunsch auch LPG und Hybrid)

Gehaltsumwandlungsmodell für alle Mitarbeiter (Leasingreferenzrate: 400 Euro bzw. 450 Euro für Teamleitung)

reiner Leasingfuhrpark (v. a. VW Leasing), meist mit Wartung & Verschleiß sowie Winterreifen als Servicekomponenten

Audi, VW, Seat, Skoda, BMW (+ vereinzelt Toyota)

36 Monate Laufzeit (15.000 bis 45.000 km/Jahr)

internes FPM (inkl. manueller FS-Kontrolle)

Pflichtausstattung: Navi, Parkdistanzkontrolle

Tankkarte: Aral

• Ausgabe 11/2012 Seite 70 (377.7 KB, PDF)