Hand in Hand verbessert

_ Auf rund 10.000 Dienstwagen summiert sich die User-Chooser-Flotte von Capgemini in Europa. Davon werfen die Niederlande mit rund 5.000 Einheiten, Belgien und Luxemburg mit rund 1.500 und das Vereinigte Königreich (UK) sowie Deutschland mit jeweils etwa 1.000 die meisten Pkw in die Waagschale.

Die restlichen rund 1.500 verteilen sich auf die anderen europäischen Länder. Alle Fahrzeuge werden seit jeher im Leasing bezogen.

Dieses Volumen haben sich Jean Gasch, Betriebswirtin und Fleet Managerin der Capgemini Deutschland in Berlin, mit zwei Kollegen aus den Niederlanden, je einem weiteren aus Belgien und UK plus einem Kollegen aus dem Personalwesen auf europäischer Konzern-Ebene daher zunutze gemacht, um es im vergangenen Jahr in einer europäischen Ausschreibung zu bündeln.

Zu diesem Zweck hat das Team unter Projektleitung von Jean Gasch, die für insgesamt rund 1.300 Fahrzeuge in Deutschland, Österreich, Rumänien, Tschechien, Slowakei und seit kurzem auch in Polen zuständig ist, vor etwa zwei Jahren begonnen, im ersten Schritt die Datengrundlage zu schaffen.

Status quo in den Ländern und Ziele

Zur Vorbereitung haben sämtliche Fuhrparkleiter in den Ländern einen Fragebogen ausfüllen müssen, in dem sie Details zu den Rahmenbedingungen wie den Car Policies, den Leasingkonditionen und dem internen Management beantwortet haben. Diese haben von der Art und Weise der Kfz-Konfiguration über die Kalkulationsverfahren für die Mitarbeiter und Schadenquoten bis hin zur Zusammenarbeit mit den Händlern gereicht. "Auf Grundlage dessen haben wir im September 2014 mit einem sogenannten Request of Information gestartet und Fragebögen zu Leistungen und Service-Angeboten an 15 Leasinggesellschaften versendet. Damit wollten wir die Spreu vom Weizen trennen", sagt Gasch.

Ihr Ziel: das Full-Service-Leasing für den gesamten europäischen Fuhrpark an zwei, maximal drei Leasinggesellschaften zu übertragen, bei denen Abdeckung, Preis und Service im Einklang stehen. Gasch erläutert: "Der Preis alleine nützt nichts, wenn die Prozesse nicht vor Ort oder in der erwarteten Zeit durchgeführt werden können. Wir brauchen bei dem Volumen eine hohe Transparenz und Reaktionsgeschwindigkeit sowie eine gewisse Flexibilität, sei es bei der Vertragsanpassung oder aber wenn zum Beispiel Mitarbeiter ausscheiden. Und das bieten leider nicht alle Leasinggeber." Ihr zeitlicher Benchmark liegt etwa bei den Angeboten für Vertragsanpassungen bei 24 Stunden, sobald der Wunsch nach einer Änderung dort eingegangen ist.

Gemeinsame Basis für Ausschreibung

Dafür hat das Team im Vorfeld Tabellen mit allen Bausteinen des Full-Service-Leasings für jedes Land angefertigt, die infrage kommen könnten - vom Finanzleasing über Winter- und Sommerräder sowie Maintenance, Kfz-Versicherung und Schadenservice bis hin zu Ersatzfahrzeugen und Tankkarten. "Das bedeutet jedoch nicht, dass wir das zu liefernde Portfolio in allen Ländern gleich ansetzen. So gibt es Länder wie Deutschland, in denen beispielsweise die Versicherung über einen separaten Rahmenvertrag abgedeckt ist, oder Spanien, wo keine Winterräder benötigt werden", sagt Gasch. Hinzu kommen die teilweise unterschiedlichen gesetzlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen, die zu verschiedenen Grundvoraussetzungen führen.

Vielmehr sollte mit der Abfrage der Leistungsmodule im Abgleich mit den zahlreichen Car Policies und diversen Laufleistungs- und -zeitkombinationen der Verträge eine Transparenz geschaffen werden, um übergreifende Parameter zu ermitteln. "Wir haben geschaut, welche Laufleistungen und -zeiten sowie Services werden am häufigsten gefordert. Und genau diese haben wir pro Land in Kombination mit den dort vorgeschriebenen respektive gefahrenen Fahrzeugen ausgeschrieben", sagt die Flottenmanagerin. Konkret für Deutschland bedeutet dies je nach Gesellschaft und Car Policy entweder 36 Monate mit Laufleistungen zwischen 15.000 und 30.000 Kilometern pro Jahr oder 42 Monate mit 40.000 Kilometern jährlich.

Ausschreibungsverfahren und Zuschlag

Mit der Vielfalt an Anforderungen ist Capgemini im März 2015 mit einem sogenannten Request for Proposal (deutsch: Angebotsabfrage) gestartet und in die Gesprächsrunden gegangen. Bei einigen Anbietern hat sich früh herauskristallisiert, dass sie nur in bestimmten Ländern agieren können.

Nach dieser ersten Phase im Spätsommer vergangenen Jahres sind folglich fünf finale Lieferanten übrig geblieben. Letztlich hat Capgemini die Vertragsverhandlungen mit zwei Non-Captives und einer Captive zu Ende geführt. Namen will Gasch noch nicht nennen. Nur so viel:"Ab Mitte des Jahres werden nur noch über diese drei Anbieter Bestellungen durchgeführt. Alle anderen Verträge bei den bisher mehr als 20 Leasinggesellschaften in Europa laufen aus."

Bessere Konditionen, besserer Service

Die Konzentration bringt der Unternehmensberatung alleine aufgrund der Volumenbündelung in der Preisbildung ein spürbares Plus. "Dies gilt zwar nicht über alle Modelle, aber für die Fahrzeuge, auf denen die jeweiligen Länder ihren Fokus legen und die am häufigsten genutzt werden", sagt Gasch.

Unterm Strich hat es für das Gesamtunternehmen eine Verbesserung gegeben, die je nach Land divergiert. Die Projektleiterin beziffert die Einsparungen in Deutschland im zweistelligen Prozentbereich. In den kleineren Ländern seien sie etwas niedriger. "In allen neuen Verträgen ist außerdem eine Quote an Rückgaben inkludiert", erläutert Gasch.

Vereinheitlichung der Car Policies

Gleichwohl hat der Erfolg der gemeinsamen europäischen Ausschreibung auch Grenzen. Diese setzen vor allem die vielen unterschiedlichen Car Policies. Davon gibt es alleine fünf in Deutschland aufgrund von Übernahmen und Mergern."Die Harmonisierung in diesem Bereich ist daher eines der nächsten Projekte auf europäischer Ebene, das wir in den kommenden Jahren starten wollen", erzählt Gasch.

Dabei denkt sie jedoch nicht an Einschränkungen für die Mitarbeiter, sondern an ein einheitliches übergreifendes Fundament. Schließlich sollen die Dienst-Pkw ein Motivationsinstrument für die User-Chooser bleiben.

Internationales Versicherungsprogramm

Eine weitere Herausforderung nach Implementierung der neuen Leasingverträge ist die Flottenversicherung. Dieser Part soll in diesem Jahr europaweit ausgeschrieben werden. Mit den Leasinggebern hat die Fuhrparkmanagerin deshalb schon verhandelt, dass der Baustein in den Ländern auch herausgenommen werden kann, in denen die Fahrzeuge derzeit im Rahmen des Full-Service-Leasings versichert sind. "Wir sind auf der Suche nach einem geeigneten internationalen Versicherungsprogramm, mit dem wir alles abdecken können und das preislich adäquat ist", so Gasch. Wenn sie ein solches Angebot findet, werden die rund 10.000 Fahrzeuge künftig separat eingedeckt.

• Ausgabe 07/2016 Seite 64 (190.8 KB, PDF)