Fuhrparkporträt Condor Sicherheitsdienst: Nutzenmaximierer

_ Seit Matthias Schaaf vor fast 20 Jahren die Funktion des Abteilungsleiters Technik bei Condor Schutz- und Sicherheitsdienst in Essen übernommen hat, verantwortet er den Einkauf und infolgedessen auch den Fuhrpark. Rund 25 bis 30 Prozent seiner Arbeitszeit nimmt ihn dieser Bereich in Beschlag. Daran haben auch kontinuierliche Optimierungen nichts geändert. Denn sowohl die Beschaffung als auch das Management unter liegen immer wieder Veränderungen, die sie antizipieren und durchlaufen müssen. Beispiel ist die Steigerung der Spritpreise in den vergangenen Jahren. So verursacht der Kraftstoffbedarf für die Flotte mit rund 200 Fahrzeugen rund 35 bis 40 Prozent der Gesamtkosten pro Jahr und damit den größten Kostenblock..

Auf der Kostenbremse

Deshalb hat das Unternehmen im Laufe der Jahre immer wieder verschiedene Maßnahmen angestoßen, welche die Entwicklung gedämpft und im Verhältnis zum eingekauften Volumen reduziert haben. Zu den Stellschrauben zählen etwa die Anpassung der Auswahl an Poolwagen mit verbrauchsarmen Modellen und die Einführung einer Richtschnur für den CO2-Ausstoß von maximal 150 Gramm pro Kilometer für die Fahrzeuge, die nach der Ein-Prozent-Methode versteuert werden.

Insbesondere bei den ausschließlich roten, rein dienstlich genutzten Pkw im Pool, die rund 140 Einheiten ausmachen und mit Fahrtenbuch geführt werden, hat das unabhängig vom gegenwärtigen Preistief deutliche Einsparungen nach sich gezogen. Dabei rekrutiert sich der Bestand an Funktionsfahrzeugen zu rund 75 Prozent aus Ford Fiesta mit 1,5-Liter-Dieselmotor und 75 PS respektive 1,6-Liter-Diesel mit 95 PS. Weitere rund 20 Prozent setzen sich aus Citroën Berlingo 1.6 HDI mit 75 PS zusammen. Die restlichen fünf Prozent verteilen sich auf Modelle anderer Marken.

Gesamtkostenrate und CO2-Wert

Im Gegensatz dazu ist die Auswahl der Firmenwagen für Mitarbeiter mit Pkw-Nutzungsvertrag prinzipiell frei. Allerdings ist der Zugang an einige andere Komponenten gebunden, welche die Car Policy bestimmt. Demnach gibt es insgesamt sieben fahrzeugberechtigte Gruppen. Mitarbeiter erhalten auf Grundlage ihrer Funktion im Unternehmen einen Firmenwagen. Neben der Geschäftsleitung rekrutieren sich die Dienstwagenberechtigten folglich vor allem aus Teamleitern, Vertriebsmitarbeitern und Führungskräften. Wer von ihnen welche Modelle ordern kann, erschließt sich aus einer Gesamtkostenrate inklusive Kraftstoff für jede Kategorie plus PS-Begrenzungen und einem CO2-Austoß von 150 Gramm pro Kilometer als maximal empfohlener Richtwert.

Zur Grundausstattung gehören Navigationssysteme, PDC oder Rückfahrkameras und Freisprecheinrichtung. Auch bei den Pool-Fahrzeugen ist die Freisprecheinrichtung Standard. Ansonsten sind sie lediglich mit Klimaanlage und Radio mit CD-Player beziehungsweise USB-Anschluss und Speicherkartenslot ausgerüstet.

Zentrale Leasingparameter

Rund 95 Prozent aller Fahrzeuge sind mit den Bausteinen Wartung und Reparaturen, Räder/Reifen, Tankkarten und Rundfunkgebühr geleast. Dabei richtet sich die Laufzeit der Verträge individuell nach der Laufleistung, für die ein Limit von mindestens 150.000 Kilometern festgelegt ist. Spätestens nach 72 Monaten werden die Verträge jedoch beendet. "Hintergrund ist, dass wir bei Leaseplan Deutschland als Leasinggeber die Kriterien der fairen Fahrzeugbewertung berücksichtigen, die bis zu diesem Kilometerstand nur eine Berechnung von nicht laufleistungsanalogen Schäden zu 40 Prozent der kalkulierten Reparaturkosten vorsieht", sagt Schaaf.

Sind für das Fahrzeug höhere Aufwendungen etwa durch Hagelschaden oder Unfall zu erwarten, kauft der Abteilungsleiter Technik das eine oder andere auch nach Leasingende auf und vermarktet es meist nach einem weiteren Jahr der Nutzung an gewerbliche Wiederverkäufer. Er betont: "Über das Remarketing entscheidet der wirtschaftlich günstigste Zeitpunkt." Die Zahl dieser Fahrzeuge beläuft sich derzeit auf rund fünf Prozent des Gesamtbestandes.

Von der Bestellung bis zur Rücknahme

Für die geleasten Fahrzeuge gelten wiederum feste Rückgabeprozesse. Die Firmenwagen der Mitarbeiter werden in der Regel an der Hauptverwaltung in Essen zurückgegeben. Dort macht der Fuhrparkmanager ein Rücknahmeprotokoll und lässt den Pkw vom Leasinggeber abholen. Bei den Poolwagen wird der Zustand am Standort protokolliert und geht via Speditionen bundesweit zurück.

Auch für die Bestellung gelten einheitliche Verfahren. Diese läuft stets über den Schreibtisch von Schaaf. Während der Pool aus klar definierten Standardfahrzeugen besteht, konfigurieren und kalkulieren die Mitarbeiter ihre Pkw online über die Plattform des Leasinggebers. Dafür haben sie einen rollenspezifischen Zugang, sodass gleich bei der Konfiguration die individuellen Parameter wie die Gesamtkostenrate berücksichtigt werden. Ist das Wunschauto zusammengestellt, wird Schaaf informiert. Er checkt nochmals gegen und bestellt den Firmenwagen.

Internes Management

Um die Kostentransparenz zu bewahren, bleiben das Management und Controlling in der Hand des Unternehmens. Der Abteilungsleiter Technik arbeitet hier eng mit dem kaufmännischen Leiter zusammen. "Dadurch haben wir uns bereits vor Jahren den Kraftstoff als Kostenblock vornehmen können und unter anderem mit dem Einsatz von LPG-Fahrzeugen begonnen", so Schaaf. Aktuell hat Condor zwar lediglich drei Ford Fiesta 1.4 LPG mit 92 PS in Betrieb. Künftig sollen es aber mehr LPG-Fahrzeuge werden.

Die Federführung hat das Unternehmen auch bei der Flottenversicherung und dem Schadenmanagement (SM). Eingedeckt sind die Fahrzeuge bei der VHV mittels Rahmenvertrag über den Makler "New Projects" via Stückprämien in der Haftpflicht sowie in der Voll- und Teilkasko mit verschiedenen Selbstbeteiligungen (SBen). Der Broker ist zudem für das Schadenmanagement zuständig. Die Instandsetzung von Schäden läuft über das Eurogarant-Werkstattnetz. Glasschäden werden dabei in der Regel in Eigentragung behoben, da dies nach internen Berechnungen aufgrund der abzugsfähigen Vorsteuer, Sonderkonditionen und der hohen SB günstiger ist als eine Meldung beim Versicherer.

Pläne und laufende Projekte

Gleichwohl bleiben die Schadensaufwendungen ein neuralgischer Punkt. Aus diesem Grund soll es verstärkt zu Gesprächen mit Fahrern bei selbstverschuldeten Schäden und Fahrsicherheitstrainings kommen.

Weiterhin im Fokus sind die Kfz-Verbräuche, weshalb sich der Fuhrparkleiter mit alternativen Antrieben wie E-Autos beschäftigt. Derzeit kann er diese Modelle aufgrund der zu geringen Reichweite nicht in die Flotte aufnehmen, obwohl er das für die nächtlichen Wohngebietsüberwachungen und der hohen Akzeptanz bei den dortigen Kunden gerne tun würde. "Wir bleiben aber am Ball und sind offen, die Fahrzeuge der Hersteller als Testkunden zu fahren", sagt Schaaf. "Sobald E-Autos außerdem bezahl- und nutzbar sind, werden wir sie integrieren."

• Ausgabe 06/2015 Seite 64 (565.8 KB, PDF)