Flexibler Fuhrpark

Voith Industrial Services ist mit mehr als 70 Niederlassungen in Deutschland breit und dezentral aufgestellt. Für den Fuhrpark mit 600 Pkw und 300 Transportern zeichnet dennoch eine zentrale Stelle verantwortlich: Bei Patrick Lamwersiek im Tochterunternehmen DIW Instandhaltung laufen die Stränge zusammen.

Von der Wartung von Produktionsanlagen, Raffinerien oder Windparks über die Reinigung von Lackieranlagen bis hin zur Arbeitnehmerüberlassung: Voith Industrial Services hat sich innerhalb der Voith-Gruppe als Industriedienstleister breit aufgestellt. Die Palette der Angebote verlangt ein Höchstmaß an Flexibilität und Transparenz, um die Aufträge der Kunden zuverlässig auszuführen. Das wirkt sich direkt auf die Struktur und das Management des Fuhrparks aus.

Um die Unternehmensziele optimal zu unterstützen, müssen die Fäden in dem dezentral organisierten Unternehmen mit mehr als 70 Standorten in Deutschland an einer Stelle zusammenlaufen. Als diese zentrale Station fungiert der Bereich Shared Services im Tochterunternehmen DIW Instandhaltung in Stuttgart, wo Patrick Lamwersiek den deutschen Fuhrpark verantwortet. Zu seinen Aufgaben gehört unter anderem, die Kosten und Prozesse zu kontrollieren und alle Firmenfahrzeuge zu bestellen. Gleichzeitig fungieren der Fuhrparkleiter und seine Mitarbeiterin Irene Kilian als Ansprechpartner und Problemlöser für die Fahrer, wenn diese beispielsweise ihre Tankkarte verloren oder die dazugehörige PIN-Nummer vergessen haben.

"Die Verhandlung der Rahmenverträge mit den Herstellern erfolgt in Abstimmung mit dem zentralen Konzerneinkauf und die täglichen Aufgaben, wie etwa die Durchführung der HU und die Einhaltung der Wartungsintervalle, wird von den Niederlassungen selbst verantwortet", sagt Patrick Lamwersiek. In seinen Händen liegen wiederum die Verhandlungen mit den Leasinggebern und sonstigen Dienstleistern. Damit die Aufgabenverteilung so reibungslos wie möglich läuft, hat Voith Industrial Services genaue Regeln für den Pkw- sowie den Transporter-Fuhrpark festgelegt.

Die Car Policy richtet sich am Bedarf aus

Für die Pkw hat Voith Industrial Services eine Car Policy entwickelt, welche den Rahmen für Fahrer und Niederlassungen setzt. Die Modellpalette reicht von VW Caddy 1.9 TDI über Opel Astra 1.7 CDTI und Audi A6 2.0 TDI bis hin zu Mercedes-Benz E 320 CDI. Alle Fahrzeuge werden stets mit Klimaanlage, CD-Radio, Schaltgetriebe (soweit erhältlich), Beschriftung mit Firmenlogo, Handyvorbereitung und Parc Distance Control (PDC) geordert, zum Teil auch mit werkseitigem Navigationssystem. Alle Fahrer können zwischen Kombi und Limousine wählen.

Für die notwendige Übersichtlichkeit sorgt eine Beschränkung auf bestimmte Modell-/Motorkombinationen. Die Fahrzeuge werden allesamt nach der 1-%-Methode versteuert. Das Verhältnis von Kombis zu Limousinen beläuft sich dabei auf ungefähr 60 zu 40 Prozent. Den Großteil der Modelle stellen Mercedes-Benz sowie VW, gefolgt von Opel, Audi und BMW. Der Transporterfuhrpark folgt anderen Regeln. Die Fahrzeuge werden strikt nach dem individuellen Bedarf der Fahrer und Niederlassungen und in enger Absprache mit dem Fuhrparkleiter bestellt. Dafür stehen mehrere Modelle wie der Mercedes-Benz Vito 111 CDI, Mercedes-Benz Sprinter 211 CDI und 311 CDI, der VW Transporter 1.9 TDI und der Opel Vivaro 2.5 CDTI zur Auswahl bereit, die je nach Anforderung und Verfügbarkeit als Kastenwagen, Kombi oder Kabinenwagen zum Einsatz kommen. "Einige Transporter, die überwiegend im Kurzstreckenbetrieb eingesetzt und häufig stark belastet sind, werden gekauft", sagt Patrick Lamwersiek. Er fügt hinzu: "Transporter mit hohen Laufleistungen werden geleast und nach Ablauf der Leasingdauer zurückgegeben."

Mehrschichtige Verfahren im Management

Im Gegensatz zu den Transportern sind die Pkw alle geleast. Als fixe Parameter hat das Unternehmen hierfür eine maximale Laufzeit von 48 Monaten und eine maximale Laufleistung von 150.000 Kilometern definiert. Sobald einer der Werte erreicht ist, werden die Firmenwagen ausgetauscht. "Da die meisten Mitarbeiter viel unterwegs sind, wechseln wir die Fahrzeuge oftmals vor der maximalen Laufzeit. Deshalb beträgt die Laufzeit der Leasingverträge im Durchschnitt 36 Monate", erklärt der Fuhrparkleiter.

Auf Basis der durchschnittlichen Haltedauer berechnet das Unternehmen aber nicht nur die Referenzleasingrate, sondern auch den potenziellen Eigenanteil der Fahrer. Er entsteht aus der Differenz zwischen dem Leasingbudget und der tatsächlichen Leasingrate, sobald zu den vorgegebenen Ausstattungsvarianten weitere Extras geordert werden. "Dieser Betrag darf die Referenzleasingrate um nicht mehr als 30 Prozent überschreiten und muss monatlich aus dem Nettolohn gezahlt werden", so Lamwersiek. Für die Mitarbeiter ist dies eine deutliche Erleichterung. Denn bis vor Kurzem hat das Unternehmen den gesamten Eigenanteil als Einmalzahlung fällig gestellt. Der Fuhrparkleiter begründet: "Wir haben das Verfahren bewusst umgestellt, weil wir den Mitarbeitern etwas Gutes tun wollen."

Geleast werden die Pkw dabei stets mit den Full-Service-Bausteinen Wartung und Verschleiß sowie Reifenersatz. Alle anderen Leistungen wie GEZ, Kfz-Steuer und die Tankkarten von EuroShell managt die DIW. "Die einzelnen Lieferanten fakturieren die Kosten dafür an uns und wir begleichen sie", sagt Lamwersiek. Auch das Fuhrparkmanagement für die gekauften Transporter wird in Eigenregie erledigt. Für Räder- und Reifenersatz, Austausch von Windschutzscheiben und Smart-Repair-Arbeiten hat Voith Industrial Services eine Kooperation mit A.T.U geschlossen. "Ab einer Schadenhöhe von 1.000 Euro müssen die Mitarbeiter des A.T.U-Betriebs jedoch bei uns anrufen und sich die Freigabe einholen", sagt Lamwersiek. So kann er überwachen, ob die Kosten aus dem Ruder laufen oder sich eine Reparatur nicht mehr lohnt. In diesem Fall stellt er den Transporter dann zum Verkauf auf die Auktionsplattform autoonline.de und sorgt für Ersatz.

Fester Workflow für Bestellprozess

Daneben hat Voith Industrial Services auch einen festen Workflow für die Fahrzeugbestellung der Leasingfahrzeuge etabliert. Sobald ein Mitarbeiter einen neuen Firmenwagen benötigt, wählt er im Intranet aus den Referenzmodellen seiner Kategorie das Wunschauto aus. Danach holt sich der Mitarbeiter die Freigabe vom direkten Vorgesetzten, der Fuhrparkabteilung, der Personalabteilung und dem Geschäftsführer. "Auf diese Weise wollen wir die Bedeutsamkeit des Vorgangs verdeutlichen und zeigen, welche Verpflichtung das Unternehmen hiermit eingeht", sagt Lamwersiek. Ist die Genehmigung erteilt, kalkuliert das jeweilige Autohaus vor Ort das Fahrzeug mit den gewünschten Ausstattungskomponenten. "Auf einen Online-Kalkulator haben wir verzichtet, weil wir mit mehreren Anbietern zusammenarbeiten und sich der interne Abstimmungsaufwand drastisch erhöhen würde", betont Lamwersiek. Und er führt weiter aus: "Auf Basis der Kalkulation und unter Berücksichtigung der Einkaufskonditionen errechnet die Leasinggesellschaft dann die Leasingrate." Bewegt sich die Rate im Rahmen der Vorgaben, gibt der Fuhrparkleiter je nach Anbieter die Bestellung entweder online oder per Mail auf. Die Auslieferung und Abholung der Fahrzeuge übernehmen die Autohaus-Partner vor Ort oder am Sitz der DIW in Stuttgart.

Damit die Kosten und der Aufwand für das Fuhrparkmanagement auch während der Laufzeiten überschaubar bleiben, kontrolliert Lamwersiek sämtliche Kosten über die Reportings der Leasinggesellschaften und hausinterne Analysen. Ab 2009 wird zudem eine eigene Fuhrparkmanagement-Software eingesetzt. "Mit ihr können wir dann unsere Stammdaten verwalten, unsere Unterlagen und Verträge elektronisch ablegen und Reportings über alle Bereiche fahren", freut sich Lamwersiek. Schließlich sollen die Transparenz und Flexibilität auch im Fuhrparkmanagement weiter steigen.

Annemarie Schneider

Voith Industrial Services in Kürze

Voith Industrial Services, ein Konzernbereich der Voith AG, gehört zu den weltweit führenden Industriedienstleistern für Schlüsselindustrien. Zu den Leistungen gehören Facility Services und produktionsnahe Dienste wie Engineering, Wartung und Instandhaltung von Produktionsanlagen oder De- und Remontagen. Die Voith AG hat ihren Sitz in Heidenheim und beschäftigt mehr als 40.000 Mitarbeiter an 270 Standorten weltweit. Davon arbeiten rund 22.000 bei Voith Industrial Services an 170 Standorten in 20 Ländern. Die Marke DIW bietet gebäudenahe Services für Industriestandorte in Deutschland und mehreren europäischen Ländern. Die gesamte Voith-Gruppe hat 2007 einen Umsatz von rund 4,2 Milliarden Euro erwirtschaftet, zu dem die Voith Industrial Services rund 790 Millionen Euro beigetragen hat.

Voith-Industrial-Services-Fuhrpark im Überblick

rund 600 Pkw und 300 Transporter

Pkw im Leasing: max. 48 Monate, max. 150.000 km

Transporter großteils im Eigentum

internes Fuhrparkmanagement

• Ausgabe 1/2009 Seite 44 (248.1 KB, PDF)