Ratgeber Fahrtenbuch und Tacho 2: Regelungen, Ausnahmen, Speicherung

02.04.2025 02:01 Uhr | Lesezeit: 4 min

Der neue digitale Fahrtenschreiber basiert auf europäischer Gesetzgebung. Es gibt viel Unruhe um den neuen "Tacho". Worum es geht und was zu beachten ist.

von Dr. Michael Ludovisy

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Ab August diesen Jahres ist der Smart Tacho 2 für alle Lkw und Busse, die im grenzüberschreitenden Verkehr in der EU eingesetzt werden, verpflichtend. Fahrtenschreiber, gleich ob digital oder als herkömmliche Tachoscheibe, sind für alle Fahrzeuge Pflicht, die gewerblich unterwegs sind und dabei ein Gesamtgewicht von mehr als 3,5 Tonnen aufweisen. Auf verpflichtende Regelungen für Busse, die zum Transport von mehr als acht Personen ausgelegt sind, soll im Folgenden nicht näher eingegangen werden.

Pkw mit Anhängern können unter die Verwendungspflicht fallen, nämlich dann, wenn sie ebenfalls gewerblich genutzt werden und das Gesamtgewicht des Gespannes über 3,5 Tonnen liegt. Doch auch unterhalb dieser Gewichtsklasse kann eine Aufzeichnungspflicht für gewerblich genutzte Fahrzeuge bestehen. Für Fahrzeuge mit zulässigem Gesamtgewicht zwischen 2,8 und 3,5 Tonnen folgt die Aufzeichnungspflicht aus § 1 Abs. 6 Fahrpersonalverordnung. Diese kann in dieser Fahrzeuggewichtsklasse auch mittels sogenannter Tageskontrollblätter erfolgen, muss also nicht automatisiert geschehen. Anders nur, wenn sich im Fahrzeug ein digitales Gerät befindet.

Fahrtenschreiber: Was aufgezeichnet wird
Fahrtenschreiber: Achtung bei Mietfahrzeugen
Fahrtenschreiber: Vorgaben für die Speicherung
Fahrtenschreiber: Ausnahmeregelungen
Fahrtenschreiber: Nahzonenregelung
Fahrtenschreiber: Fristen für den Tacho 2

Fahrtenschreiber: Was aufgezeichnet wird

Festgehalten werden müssen Lenkzeiten, alle sonstigen Arbeitszeiten einschließlich Bereitschaftszeiten, Fahrtunterbrechungen sowie die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten. Die Aufzeichnungen sind für jeden Tag getrennt zu fertigen und müssen folgende Angaben enthalten: Vor- und Zunahme des Fahrers, Datum, amtliche Kennzeichnen der benutzten Fahrzeuge, Ort des Fahrtbeginns, Ort des Fahrtendes sowie die Kilometerstände der benutzen Fahrzeuge bei Fahrtbeginn und Fahrtende. Nähere Einzelheiten finden sich in dem Formular gemäß Anlage zu § 6 Abs. 6 Fahrpersonalverordnung.

Sinn und Zweck all dieser Regelungen ist neben dem Schutz der Verkehrssicherheit auch der Schutz der Fahrer mit der jederzeitigen Überprüfung der Einhaltung von Lenk- und Ruhezeiten. Wenn auch die Nachrüstung, etwa in Fahrzeuge unter 3,5 Tonnen, sehr kostspielig ist, wird die fortlaufende Technisierung wahrscheinlich mit der Zeit dazu führen, dass der umständliche Papieraufwand gemäß Anlage zu § 6 Abs. 6 mit der Zeit modernen Geräten weichen wird.

Rechtliche Grundlagen all der Vorschriften für den Güterverkehr innerhalb der EU ergeben sich insbesondere aus den Verordnungen Nr. 3821/85 EWG und Nr. 561/2006 EG. Aus Letzterer folgt, dass für alle gewerblich genutzten Fahrzeuge und Gespanne über 3,5 Tonnen seit 2006 für alle Neufahrzeuge digitale Messgeräte verpflichtend sind.

Fahrtenschreiber: Achtung bei Mietfahrzeugen

Nicht selten übersehen werden die Regelungen für Mietfahrzeuge. Bei Einsatz von Mietfahrzeugen, deren Verwendung in den Anwendungsbereich der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 oder der Fahrpersonalverordnung fällt, hat der Unternehmer, der das Fahrzeug anmietet, zu Beginn und am Ende des Mietzeitraums durch Verwendung der Unternehmenskarte sicherzustellen, dass die Daten aus dem Massenspeicher des Fahrtenschreibers über die mit den Fahrzeugen durchgeführten Fahrten übertragen und bei ihm gespeichert werden. Ist dies in begründeten Ausnahmefällen oder bei einer Mietdauer von nicht mehr als 24 Stunden nicht möglich, ist zu Beginn und am Ende des Mietzeitraums ein Ausdruck wie bei Beschädigung oder Fehlfunktion der Fahrerkarte zu fertigen.

Der Fahrer hat den Ausdruck unverzüglich nach Erhalt an den Unternehmer weiterzuleiten, der ihn ein Jahr aufzubewahren hat. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Ausdrucke bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres zu vernichten, soweit sie nicht zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten nach § 16 Abs. 2 und § 21a Abs. 7 des Arbeitszeitgesetzes, § 147 Abs. 1 Nr. 5 in Verbindung mit Abs. 3 der Abgabenordnung, § 28f Abs. 1 Satz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch, § 17 Abs. 2 des Mindestlohngesetzes, § 19 Abs. 2 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder § 17c Abs. 2 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes benötigt werden (§ 2 Abs. 4 Fahrpersonalverordnung).

Fahrtenschreiber: Vorgaben für die Speicherung

Weitere Details regelt § 2 Abs. 5 Fahrpersonalverordnung. Der Unternehmer hat sicherzustellen, dass alle Daten aus dem Massenspeicher des Fahrtenschreibers spätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses zur Speicherung im Betrieb kopiert werden. Der Unternehmer hat sicherzustellen, dass die Daten der Fahrerkarten spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses zur Speicherung im Betrieb kopiert werden. Der Fahrer hat hierzu dem Unternehmen die Fahrerkarte und die Ausdrucke nach Absatz 3 zur Verfügung zu stellen.

Der Unternehmer hat alle sowohl von den Fahrtenschreibern als auch von den Fahrerkarten kopierten Daten der zuständigen Behörde oder Stelle auf Verlangen entweder unmittelbar oder durch Datenfernübertragung oder auf einem durch die Behörde oder Stelle zu bestimmenden Datenträger zur Verfügung zu stellen. Von der Pflicht ausgenommen sind Handwerker, nicht aber die Mieter von Transportern.

Fahrtenschreiber: Ausnahmeregelungen

Von all den zuvor genannten Verpflichtungen gibt es zahlreiche Befreiungen und Ausnahmen. So muss zum Beispiel nicht jede gewerbliche Fahrt digital oder manuell aufgezeichnet werden, Stichwort Handwerkerregelung. Eine Befreiung gilt zum einen, wenn für den Fahrer des Fahrzeugs die Fahrzeugführung nicht die vorgesehene Haupttätigkeit ist.

Zum anderen gilt die Befreiung von den Aufzeichnungspflichten vor allem bei Fahrten, die dem Transport von Gegenständen und Werkzeugen dienen, die der Fahrer zur Ausübung seines Berufes benötigt; daher die umschreibende Formulierung "Handwerkerklausel".

Fahrtenschreiber: Nahzonenregelung

Entsprechendes gilt auch für Fahrzeuge zwischen 2,8 Tonnen und 3,5 Tonnen. Selbst wenn in diesen Fahrzeugen ein digitaler Tacho eingebaut ist, so muss er unter den genannten befreienden Bedingungen nicht eingeschaltet werden. Noch detaillierter wird die Ausnahmeregelung bei Fahrzeugen mit einem Gewicht von 3,5 Tonnen bis 7,5 Tonnen. Hier gilt eine aufzeichnungsfreie "Nahzonen-Regelung" bis zu einer Entfernung von maximal 100 Kilometern. Mögliche Ausnahmen von den zuvor genannten Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus § 18 Fahrpersonalverordnung.

Fahrtenschreiber: Fristen für den Tacho 2

Zurück zum Tacho 2. Dahinter verbirgt sich nichts anderes als eine fortschrittliche Version des bisherigen digitalen Fahrtenschreibers. Die neuen Geräte haben einige neue Funktionen wie die automatische Registrierung von Länderkennzeichen beim Grenzübertritt oder eine direkte Datenübertragung an Behörden.

Hervorzuheben sind neue Lade- und Entladefunktionen, die dem Fahrer ermöglichen, digital zwischen den genannten Tätigkeiten zu unterscheiden. Wie immer bringt auch der neue Tacho 2 unübersichtliche Fristen mit sich: Neufahrzeuge über 3,5 Tonnen Gesamtgewicht müssen bereits seit dem 21. August 2023 mit dem Tacho 2 ausgestattet sein.

Bestandsfahrzeuge über 3,5 Tonnen Gesamtgewicht mussten bis spätestens 31. Dezember 2024 auf die neuen Geräte umgerüstet werden, wenn sie bisher mit einem analogen oder digitalen Fahrtenschreiber der ersten Generation ausgerüstet waren. Für Fahrzeuge im internationalen Verkehr ab 2,5 Tonnen gilt ebenfalls ab dem 1. Juli 2026 die Pflicht eines Tacho 2.