Einsparpotenziale im Fuhrpark – Teil 5:

Wartung und Reparatur

Die Höhe der Wartungs- und Reparaturkosten ist hauptsächlich von den eingesetzten Fahrzeugen und deren Laufleistung abhängig. Ein Fuhrparkverwalter sollte sich also im Vorfeld überlegen, welche Marken und Modelle er anschafft und mit welchen Folgekosten zu rechnen ist.

Wichtig ist, dass Fahrzeugtyp, Qualität der Verarbeitung und vorgesehene Laufleistung zusammenpassen. Ein Kleinwagen, der die meiste Zeit auf Autobahnen unterwegs ist, wird weder dem Fahrer noch dem Flottenchef Freude bereiten.

Strategische Überlegungen

Fahrleistungen und Haltedauer: Bei normalen Fahrleistungen sind die Wartungskosten meist überschaubar. Problematisch sind eher die Vielfahrer. Bei diesen können vor allem die Reparaturkosten drastisch ansteigen. Werden Autos über ihre – vom Hersteller angedachte – Nutzungsgrenze beansprucht, kommt es häufiger zu Schäden an den Bremsen oder dem Fahrwerk. In diesem Fall sollte man umgehend die Car Policy ändern. Auch bei den bereits im Einsatz befindlichen Fahrzeugen können Anpassungen vorgenommen werden. Eventuell bietet sich ein Tausch mit einem anderen, weniger beanspruchten Wagen oder eine vorzeitige Ausmusterung an.

Inkludierte Öl- und Wartungsservices: Einige Hersteller bieten – oft zeitlich begrenzt – kostenlose Wartungen oder Sondernachlässe auf Full-Service-Pakete an. Fallen dafür Einkaufsrabatte weg, lohnt sich ein Blick auf die zu erwartenden Gesamtkosten. Meist wirken sich die Angebote aber positiv auf den Kostenverlauf aus. Verändert man deshalb allerdings die Car Policy, ist Vorsicht geboten. Sind die Nutzer zum Beispiel auf den Geschmack eines größeren Dienstwagens gekommen, ist der Weg zurück oft schwer. Flotten, die bereits Modelle des jeweiligen Herstellers nutzen, sollten diese Angebote aber unbedingt wahrnehmen.

Vergleich mit Full-Service-Konditionen: Wer einfach planbare Wartungs- und Reparaturkosten erwartet, sollte die Full-Service-Bausteine der Leasinggesellschaften genauer unter die Lupe nehmen. Diese sind oft gerade für kleinere Flotten günstig. Darüber hinaus muss sich der Fuhrparkverwalter nicht mehr mit einzelnen Rechnungen herumschlagen und kann zumindest teilweise Probleme mit Garantien und Kulanzen an seinen Partner abtreten. Allerdings gibt es auch Servicebausteine, die zwar vieles, aber eben nicht alles abdecken. Hier ist eine genaue Gegenüberstellung der Kosten einer Pauschale mit den tatsächlich auftretenden Wartungskosten sinnvoll.

Vereinbarungen mit Herstellern und Werkstätten: Die tatsächliche Höhe der Instandhaltungskosten hängt immer auch von den Vereinbarungen mit Werkstätten und Zulieferern ab. Wichtige Stellgrößen sind da die Preise für Ersatzteile, Arbeitszeiten und Motoröle. Größere Fuhrparks können mit dem Hersteller oder dem Autohaus meist ansehnliche Nachlässe aushandeln. Dies gilt natürlich nicht nur für Ersatzteile, sondern auch für die vereinbarten Arbeitspreise. Allerdings sollten beide Vertragsparteien mit den ausgehandelten Konditionen leben und überleben können. Beträchtliches Einsparpotenzial liegt auch im Ölpreis. Wer hier den offiziellen (Privatkunden-)Tarif bezahlt, ist selbst Schuld. Nachlässe von bis zu 30 Prozent sind möglich.

Werkstattaufträge bei überregionalen Flotten: Sind Fuhrparks deutschlandweit im Einsatz, können nicht mit jeder Werkstatt Einkaufsverhandlungen geführt werden. Einige freie Leasinggesellschaften legen den Kundenfahrzeugen deshalb Werkstattaufträge bei. Die Fahrer dürfen dann nur Reparaturen und Serviceleistungen bis zu einer bestimmten Höhe selbst beauftragen. In allen anderen Fällen muss sich die Werkstatt eine Auftragsbestätigung einholen. Gleichzeitig wird auf den Formularen festgelegt, welche Preise die Werkstätten bei einer Reparatur oder einem Ölservice in Rechnung stellen dürfen. Fuhrparkverwalter können diese Vorgehensweise natürlich übernehmen und ein eigenes Auftragsformular beilegen.

Wartungskosten in der Praxis

Kosten für Inspektion und Ölwechsel: In der Vergangenheit konnte man auf fast allen Wartungsrechnungen Positionen für „Kleinteile“ finden. Oft wurden einzelne Schrauben, die schon an anderer Stelle bezahlt wurden, ein zweites Mal verrechnet. Mittlerweile hat sich diese Situation deutlich verbessert. Einige Hersteller bieten nun umfassende Wartungspauschalen an. Trotzdem sollten die Rechnungen weiterhin genau geprüft werden. Neben unnötigen Teilen findet man darauf manchmal auch einen nicht in Auftrag gegebenen Scheibenwischerwechsel oder Kosten für das Nachfüllen des Wischwassers.

Nachlässe für Großkunden: Ebenfalls nachprüfen sollte man die gewährten Rabatte. Es kommt immer wieder vor, dass ein Fahrzeug nicht dem richtigen Kunden oder einer alten Kundennummer zugeordnet ist. Die Nachlässe sind dann meist deutlich geringer.

Nachbelastungen bei Full-Service: Sind in einer Wartungs- und Reparaturpauschale nicht alle erforderlichen Positionen beinhaltet, werden dem Fuhrpark einzelne kleinere Beträge in Rechnung gestellt. Oft werden diese Forderungen dann von der Werkstatt mit zeitlicher Verzögerung zugeschickt. Zweifelhafte Positionen auf Rechnungen sollten mit der Leasinggesellschaft abgeklärt werden.

Wartung bei unabhängigen Werkstätten: Ohne Full-Service-Abkommen kann der Fahrer auch eine freie Werkstatt oder eine unabhängige Werkstattkette aufsuchen. Problematisch sind dabei allerdings Boxenstopps, bei denen sowohl eine Standardwartung als auch eine Gewährleistungsreparatur ansteht. Hier ist ein Termin bei einer Vertragswerkstatt meist einfacher.

Reparaturkosten in der Praxis

Gewährleistung und Kulanz: Bei neueren Modellen sollte man möglichst die Gewährleistung, weitergehende Garantien und die Kulanzregelungen der Hersteller ausnutzen. Bei einigen Fabrikaten haben die Werkstätten die Möglichkeit, auf eine automatisierte Kulanzprüfung zuzugreifen. Sollten dann aber nur Teile der Rechnung (zum Beispiel Übernahme der Ersatzteile, nicht aber der Arbeitszeiten) übernommen werden, kann sich eine mündliche (telefonische) Nachverhandlung lohnen.

Vorgaben des Herstellers oder der Leasinggesellschaft: Um keine Garantien oder Kulanzen zu verpassen, sollte ein Fuhrparkverwalter sowohl seine Leasingverträge (Einzelverträge und Rahmenabkommen) als auch die Dokumentation des Fahrzeuges genau durchlesen. Andernfalls kann es vorkommen, dass Ansprüche bereits bei geringfügiger Überziehung eines Wartungstermins erlöschen. Bei den Leasingverträgen der Hersteller kann außerdem der Boxenstopp in der eigenen Vertragswerkstatt verbindlich vorgegeben sein.

Kostenvoranschlag: Bei umfangreicheren Arbeiten sollte unbedingt ein Kostenvoranschlag erstellt werden. Dieser sollte nicht nur die voraussichtlichen Kosten, sondern auch den Reparaturverlauf, die Aufteilung der Beträge in Teile und Arbeitszeiten und den geplanten Fertigstellungstermin enthalten.

Nachvollziehbarkeit von Rechnungen: Alle Rechnungen und die dazugehörigen Arbeiten sollten nachvollziehbar sein. Werden unübliche Positionen in Rechnung gestellt, sollte man unbedingt nachfragen. Finden sich auf der Rechnung Positionen für einen zusätzlichen Arbeitsaufwand oder erschwerte Reparaturbedingungen, sollte die Werkstatt diese natürlich genauer erläutern. Die Vorgaben der Arbeitswerte seitens der Hersteller sind normalerweise Höchstwerte, in denen eine Reparatur immer durchgeführt werden kann. Zusätzliche Arbeitszeiten sollten also die Ausnahme sein.

Unfallreparaturen in der Praxis

Umfang einer Reparatur: Bei einem Unfall sollten immer alle Schäden am Fahrzeug repariert werden. Manchmal werden aber nur offensichtliche Beulen erkannt und hinter der Karosserie befindliche Verformungen oder andere Unfallfolgen übersehen. Wird ein Reifen beschädigt, ersetzt man – falls der gleiche Reifentyp noch am Markt erhältlich ist –meist nur diesen. Schreibt der Hersteller – zum Beispiel im Handbuch – eine gleich starke Abnutzung der Reifen je Achse vor (um unter anderem die Funktionstüchtigkeit von Fahrzeugassistenzsystemen zu gewährleisten), sollte man hier auf einen Zweitreifen bestehen.

Bagatellschäden: Kleinere Unfallschäden wie eine leicht angefahrene Stoßstange oder Beulen an Seitenteilen sollten nach Möglichkeit durch „Smart Repair“ instand gesetzt werden. Hierfür werden allerdings Spezialausrüstung und entsprechend geschultes Personal benötigt. Bei Werkstätten sollten man deshalb auf qualitativ hochwertige Arbeit, eine gute Werkstattausstattung und eine regelmäßige Zertifizierung der Betriebe achten.

Zusammenarbeit mit einem Gutachter: Ist die Art der Reparatur, der Reparaturablauf oder der Umfang einer Instandsetzung strittig, sollte der Fuhrparkverwalter zur Sicherheit einen eigenen Gutachter einschalten. Dieser wird darauf achten, dass nicht nur offensichtliche Schäden beseitigt werden, sondern auch tatsächlich der Zustand hergestellt wird, in dem sich der Wagen vor dem Unfall befand.

Unerkannte Schäden und Mängel: Bei größeren Unfällen werden manchmal einzelne Mängel nicht erkannt. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass Schäden zwar beseitigt werden, die Lackierung von Fahrzeugteilen aber Mängel aufweist. Auch hier sollte man im Zweifelsfall die ordnungsgemäße Durchführung von einem eigenen Sachverständigen überwachen lassen.

Karosserie- und Lackwerkstätten: Die Vertragswerkstätten der Hersteller geben größere Unfallschäden oft an spezialisierte Karosserie- und Lackierbetriebe ab. Häufig rechnet es sich, direkt mit diesen Werkstätten zusammenzuarbeiten. Größere Fuhrparks können sich durch Vereinbarungen mit wenigen Betrieben bereits ein eigenes, deutschlandweites Netzwerk aufbauen. Neben der Reparatur übernimmt die Werkstatt meist auch die Bergung des Fahrzeuges und stellt die Mobilität des Mitarbeiters sicher. Peter Hellwich

Im 6. Teil unserer Serie „Einsparpotenziale im Fuhrpark“ durchleuchten wir die Reifenkosten.

• Ausgabe 6/2011 Seite 54 (183.6 KB, PDF)