Urlaub mit dem Dienstwagen

Sommerzeit, Reisezeit. Was liegt da näher als eine private Urlaubsfahrt mit dem Dienstwagen. Dabei stellt sich die Frage nach Kosten und Steuern, insbesondere bei Fahrten ins Ausland.

Welche Kosten der Arbeitgeber trägt und welche der Arbeitnehmer, ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag, der Dienstwagenrichtlinie und/oder den sonstigen Vereinbarungen, die die Dienstwagennutzung betreffen respektive den einschränkenden Klauseln. Im günstigsten Fall wird die Privatnutzung nicht explizit eingeschränkt und der Arbeitgeber trägt alle aus der Nutzung resultierenden Kosten. Im ungünstigsten Fall erlaubt der Arbeitgeber nur die eingeschränkte Benutzung des Dienstwagens, wobei die entstehenden Kosten, insbesondere die direkten Betriebskosten, der Arbeitnehmer tragen muss.

Kosten des Arbeitnehmers

Bereits kurz vor oder unmittelbar nach Passieren der ersten Landesgrenze halten die Wegelagerer die Hand auf: Mautstation. Dabei gibt es Länder, in denen je nach Routenwahl mehr Maut- als Aussichtspunkte zu passieren sind. Steuerlich von Bedeutung ist die Tatsache, dass Mautgebühren generell keine Betriebskosten des Kraftfahrzeugs sind. Deshalb sind diese nicht dem Fahrzeug zuzuordnen, sondern dem Reiseanlass, auch wenn ein Übertrag zwischen verschiedenen Fahrzeugen ausgeschlossen ist. Also müssen diese Aufwendungen aus der privaten Tasche bezahlt werden.

Kassiert wird auf die unterschiedlichste Weise. Da wäre zunächst das „Pickerl“. Kein Problem für denjenigen, der ohnehin aus dienstlichen Gründen eine gültige (Jahres- oder Halbjahres-)Plakette an der Windschutzscheibe kleben hat. Die Kosten dafür waren aufgrund des dienstlich veranlassten Erwerbs Betriebsausgaben/erstattungsfähige Reisekosten und bleiben es auch, ungeachtet der Entlastung der Reisekasse des Arbeitnehmers.

Einzeln erhobene Gebühren für Brücken oder Passstraßen müssen also aus der Urlaubskasse bestritten werden. Gleiches gilt für Parkgebühren, auch Bewachungsgebühren.

Bußgelder können in keinem Fall zulasten des Arbeitgebers abgerechnet werden, selbst dann nicht, wenn sie auf einer geschäftlichen Fahrt kassiert werden.

Tanken bei Privatreisen

Der Spritverbrauch ist direkt durch die Fahrzeugnutzung verursacht, womit die entsprechenden Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden können. Auch Wagenwäschen und sonstige direkt dem Auto zugutekommenden Wartungs- und Pflegekosten, ausgeführt am Urlaubsort, ebenso im Ausland, müssen nicht zwingend vom Arbeitnehmer getragen werden. Maßgebend ist hier allein die Abmachung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Eine zusätzliche Versteuerung erfolgt nicht, wenn der Arbeitgeber die Kosten trägt – auch dann nicht, wenn dieser mit der Übernahme von Tank-, Pflege- und ähnlichen Kosten eine urlaubsbedingte Ausnahme von der sonstigen Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers macht. Es bleibt bei der Ein-Prozent-Besteuerung.

Weniger günstig sieht es für den Vielfahrer aus, der seine Privatnutzung nach der Fahrtenbuchmethode abrechnet. In diesem Fall muss die komplette Urlaubsfahrt als privat erfasst werden. Die dabei zurückgelegte Strecke wird, mit den Kilometerkosten bewertet, als geldwerter Vorteil dem Gehalt hinzugerechnet. Zu bedenken ist, dass ein Wechsel von der einen zur anderen Methode immer nur zum Kalenderjahresbeginn oder bei einem Fahrzeugwechsel möglich ist – dieser erzwingt zwar nicht den Verkauf/Neuanschaffung bzw. Erneuerung des Leasingfahrzeugs, muss aber ernsthaft und aus nichtsteuerlichen Gründen vollzogen werden.

Hans-Günther Barth

• Ausgabe 6/2011 Seite 59 (174.3 KB, PDF)