Ungehörte Bedürfnisse

Riskmanagement gilt als ein aussichtsreicher Weg, die Schadenzahlen und infolgedessen auch die Kosten rund um die Flottenversicherung zu senken. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Autoflotte-Umfrage unter 240 Fuhrparkleitern. Deshalb basteln viele von ihnen an entsprechenden Strategien und Maßnahmen, erhalten dabei aber oft nicht die gewünschte Unterstützung von ihrem Kfz-Versicherer.

Wie sieht aus Ihrer Sicht die ideale Unterstützung bei aktivem Riskmanagement (RM) aus, wenn Ihnen dies ein Versicherungsunternehmen anbieten würde? Was genau müsste angeboten werden und ggf. bei Ihnen umgesetzt werden? Auf diese zwei Fragen haben die wenigsten Fuhrparkmanager eine klare Antwort. Wenn die Teilnehmer ihre Anforderungen und Bedürfnisse im RM-Bereich aber kennen, können sie diese auch präzise formulieren. Beispiel hierfür ist eine Fuhrparkmanagerin, die RM und die damit verbundene Unterstützung kurz und bündig definiert: „1. Reporting der Schäden und Aufwendungen, 2. Gemeinsame Analyse, 3. Erarbeiten eines Maßnahmenkatalogs zur Reduzierung der Schadenquote und Reparaturkosten/Schadensaufwendungen, 4. Mindestens quartalsweise aktualisiertes Reporting zur Verfügung stellen, um rechtzeitig reagieren zu können, 5. Jährliches Gespräch zur Festlegung der Prämien/Prämienrückerstattung.“

Das ist ein Ergebnis der Autoflotte-Umfrage zum Thema RM, an der 240 Flottenverantwortliche teilgenommen haben. Sie haben sich, nach Position gegliedert, aus 26 Geschäftsführern respektive Inhabern, 118 Fuhrparkleitern, acht Logistikleitern und 88 „Sonstigen“ zusammengesetzt, wobei sich Letztere etwa aus Ein-/ Verkaufs- und Abteilungsleitern, Controllern, FP-Sachbearbeitern, Mitarbeitern aus der zentralen Verwaltung, Personalchefs und Travelmanagern rekrutiert haben.

Die Teilnehmer kommen wiederum vorwiegend aus folgenden Branchen: Dienstleistung, Handel, verarbeitendes Gewerbe, aber auch aus der Bankenwelt, Nahrungs- und Genussmittelindustrie, dem Medien-, Chemie-, Gas-/Öl- und Bausektor sowie dem Öffentlichen Dienst und dem Handwerk.

RM noch in Kinderschuhen

Eine weitere Erkenntnis aus der Umfrage: Die Fuhrparkmanager haben großteils eine konkrete Vorstellung von RM. Mehr als 60 Prozent verstehen darunter einen permanenten und gemeinsamen Prozess in Kooperation mit dem Versicherer, in Verbindung mit einer engen Erfolgskontrolle der Maßnahmen. Fast die Hälfte verknüpft damit auch Tipps und Anregungen vom Versicherer, setzt die Maßnahmen aber selbst um. Nochmals 36 Prozent assoziieren mit RM explizit Unterstützung von einem Riskmanager (siehe rechte Grafik „Rückendeckung gewünscht“).

Obwohl RM infolgedessen stark mit Leistungen der Kfz-Versicherer in Verbindung gebracht wird, erhalten die Flottenverantwortlichen von diesen oft nicht die gewünschten Angebote. So haben 149 der Befragten verneint, RM je von dieser Stelle als Angebot erhalten zu haben. Lediglich 90 haben die entsprechende Frage bejaht (siehe Grafik oben „Angebote auf Sparflamme“). Bemerkenswert ist dies vor allem, weil etwa die Hälfte eine Flotte mit mehr als 100 Fahrzeugen betreut und viele somit zu den Versicherungsnehmern mit größeren Flotten gehören (siehe nebenstehende Grafik „Teilnehmende Fuhrparks nach Größe“). Gleichwohl zeigt sich als Trend: Je größer die Flotten sind, desto eher haben die Kfz-Versicherer ihnen auch schon ein Angebot gemacht (siehe „Die Fuhrparkgröße entscheidet“, S. 96).

Ungeachtet dessen bringt die Aufgliederung nach Fuhrparkgröße ans Licht, dass in allen Flotten noch ein ordentlicher Nachholbedarf besteht. Und selbst wenn die Betreiber Erfahrungen mit RM gemacht haben, sind diese nicht selten recht dürftig gewesen. Dementsprechend haben etwa zwölf Prozent zwar schon eine Präsentation hinter sich gebracht. Mehr ist aber nicht passiert. Knapp sieben Prozent sind beraten worden, haben die Umsetzung von Maßnahmen dann jedoch selbst in Angriff nehmen müssen. Ein Viertel verlässt sich zudem nur auf unternehmensinterne Ressourcen und setzt RM mit gezielten Maßnahmen in Eigenregie um. Nur zehn Prozent geben an, dass der Versicherer sie ganzheitlich beraten und betreut hat (siehe auch Diagramm „Meist ohne Erfahrungen“, S. 96).

Bedarf an individuellen RM-Lösungen

Wie groß jedoch der Bedarf an Dienstleistungen sowie die Anforderungen an den Versicherer als Partner in Sachen RM sind, verdeutlichen die Antworten auf die Frage „In welchem Umfang (von Beratung bis zum Training) sollte RM angeboten werden?“. Demnach wünschen sich 150 der 240 Fuhrparkmanager ein fundiertes Beratungsgespräch mit Festlegung eines ganzheitlichen Konzeptes inklusive konkreter Maßnahmen. Das heißt, der Riskmanager begleitet die Umsetzung der Maßnahmen mit anschließender Erfolgskontrolle. Der orchestrierte Einsatz von RM-Instrumenten und deren intelligente Steuerung sind somit die zentrale Herausforderung für den Fuhrparkleiter. Denn nur die wenigsten reduzieren RM auf die Erläuterung der Schadendaten durch den Versicherer oder Vermittler (27 Teilnehmer) oder auf ein Beratungsgespräch zu allgemeinen Maßnahmen (26) (siehe Grafik unten: „Konsequentes RM im Fokus“). Entsprechend hoch stufen die Fuhrparkmanager den generellen Stellenwert von RM ein. Etwa 38 Prozent messen dem eine wichtige Bedeutung bei, weitere rund 32 Prozent halten RM für „sehr wichtig“ und ungefähr 14 Prozent sogar für „extrem wichtig“ (siehe Grafik „Branchenübergreifend hoher RM-Bedarf“, S. 98).

Und je größer die Flotte ist, desto höher erfolgt auch die Einstufung durch die Befragten. So verantworten beispielsweise 24 der 33 Fuhrparkmanager, die RM als „extrem wichtig“ ansehen, einen Bestand von 101 bis 300 Fahrzeugen (11 Teilnehmer) und mehr als 301 Fahrzeuge (13). Aber auch in den mittleren Flotten mit 41 bis 100 Einheiten im Bestand nimmt RM oft eine große Rolle ein (siehe „RM-Bedarf steigt mit Fahrzeugzahl“, S. 98).

Erwarteter Nutzen und Investitionsbereitschaft

Diese positive Bewertung von RM könnte mit der erwarteten Wirkung zusammenhängen, die Fuhrparkleiter mit dem Einsatz verknüpfen. So schätzen etwa 34 Prozent, dass sich Investitionen in RM ab 50 Fahrzeugen im Bestand lohnen. Überdies sind rund 33 Prozent davon überzeugt, dass es sich bereits ab 20 Fahrzeugen rechnet und zwölf Prozent sogar ab fünf Fahrzeugen. Etwa zehn Prozent sind der Meinung, dass es erst ab 100 Fahrzeugen sinnvoll ist zu investieren (siehe „Erwartung eines frühen Nutzen“, S. 100). Allerdings ist mit zehn Prozent der Teilnehmer auch eine ansehnliche Gruppe dabei, die keine Beurteilung gewagt hat. Nichtsdestotrotz meint ein Großteil der Befragten quer durch alle Flottengrößen, aus RM Nutzen ziehen zu können („Vom RM-Nutzen generell überzeugt“, S. 101).

Diese Ergebnisse lassen unter anderem darauf schließen, dass es mit allgemeinen und undifferenzierten Erklärungen zur Marktsituation nicht so weit her ist. Das frostige Klima in den Verhandlungen und die defizitäre Entwicklung aufgrund des massiven Preiskampfes als Argument greifen alleine wohl nicht. Denn den Wunsch, schlechten Schadenverläufen entgegenzuwirken, haben auch viele Flottenbetreiber. Sie würden dabei gern auf Prozessoptimierungen und Einsparungen mit Unterstützung der Kfz-Versicherer bauen, für die RM als geeignetes Mittel angesehen wird. Zu diesem Zweck sind sie auch bereit, Geld in die Hand zu nehmen.

Die Frage „Was glauben Sie, welche Summe Sie bereit wären, in RM-Maßnahmen monatlich pro Fahrzeug zu investieren?“ haben daher etwa 40 Prozent mit fünf bis zehn Euro pro Fahrzeug im Monat beantwortet.Weitere 15 Prozent würden elf bis 20 Euro monatlich ausgeben und immerhin noch rund vier Prozent sogar zwischen 21 und 30 Euro. Zugleich ist der Anteil von wenig investitionsbereiten Flottenmanagern relativ hoch (siehe „Investitionsbereitschaft der Fuhrparkmanager“, S. 101). Insgesamt lässt sich in diesem Punkt somit eine Spaltungstendenz erkennen. Offen bleibt hier jedoch, inwieweit dieses Ergebnis mit der grundsätzlichen Unerfahrenheit im RM-Bereich zusammenhängt.

Mehr als die Summe aus RM-Maßnahmen

Unabhängig von der Investitionsbereitschaft haben die Fuhrparkmanager eine klare Vorstellung, in welche Maßnahmen die Gelder zur Optimierung der Fuhrparksituation mittels RM fließen würden. Dabei steht vor allem die Beratung bzw. Betreuung durch Riskmanager, zum Beispiel in gemeinsame regelmäßige Schadenanalysen auf Basis der Schadendaten, im Fokus. Für diese Antwort von insgesamt sieben möglichen Optionen auf die Frage „Welche Maßnahmen kann man bzw. würden Sie mit dem von Ihnen angekreuzten Betrag umsetzen?“ haben sich 151 Teilnehmer entschieden.

116 Fuhrparkmanager setzen zudem auf eine engere Einbindung der Fahrer, indem sie die Entwicklung und Durchführung von Informations- und Kommunikationsmaßnahmen wie Fahrerinfos zur Schadensituation, Newsletter und Ähnliches vorantreiben würden. 91 würden auch Fahrertrainings durchführen und 79 Seminare für Fahrer und Führungskräfte (siehe dazu auch „Wohin die Investitionen fließen“, S. 101).

Ferner schildern einige in diesem Zusammenhang unter dem Punkt „Sonstige“ ganz bestimmte individuell durchgeführte Maßnahmen als wirkungsvolle Instrumente wie zum Beispiel Sensibilisierungsschreiben an Unfallverursacher, direkte Gespräche mit dem Fahrer, Jahresgespräche mit dem Dienstleister, die Veranstaltung von Verkehrszirkeln, Unterstützung von Universitäten und die Arbeit mit einem eigenen Programm zur Verkehrssicherheit, welches die genannten Antwortmöglichkeiten beinhaltet. Daneben weist ein Teilnehmer hier explizit auf die Abhängigkeit der Investitionshöhe von den Potenzialen zur Kosteneinsparung hin, da in seinem Fall die Flotte mehrere Tausend Einheiten umfasst.

Dass die Investitionen sich auszahlen müssen, zeigt sich auch darin, wie wichtig den Flottenmanagern vertragliche Vergünstigungen sind, mit denen erfolgreiche RM-Maßnahmen honoriert werden, zum Beispiel durch Prämienerstattungen bei günstigem Schadenverlauf. Etwa 32 Prozent ist dieser Aspekt sehr wichtig, da sie viel Zeit und Geld investiert haben. Immerhin noch rund 57 Prozent sagen, es ist wichtig, da der Versicherer ja auch profitiert, wenn weniger Schäden verursacht werden. Nur für die wenigsten ist es unwichtig, weil sie ihr Augenmerk auf eine möglichst günstige Prämie legen (siehe „Investitionen müssen sich auszahlen“, S. 104).

Auf der Suche nach Rückhalt bei den Versicherern oder externen Dienstleistern werden viele jedoch nicht fündig. Dafür sprechen die Auswertungen zur Frage „Welche Anbieter von RM erfüllen Ihre Erwartungen an ein erfolgreiches und nachhaltiges RM?“. Mit etwa 39 Prozent erreichen die Versicherer hier zwar die besten Werte. Von einer umfassenden und effektiven Betreuung der Flottenbetreiber sind sie dennoch weit entfernt, obwohl ihre Unterstützung gebraucht und von den Umfrageteilnehmern auch gefordert wird (siehe dazu auch Grafik „An Flottenmanagern vorbei“, S. 105).

Eine Mehrzahl der Befragten ist außerdem der Ansicht, dass alle Beteiligten von RM-Dienstleistungen profitieren sollten (siehe „Win-win-Situation als Ziel“, S. 105). Etwa 44 Prozent haben zudem den Anspruch, dass Versicherer die RM-Maßnahmen in ihren Angeboten berücksichtigen müssten.

Erfahrungen und Vorstellungen

Wie stark Anspruch und Wirklichkeit allerdings auseinanderklaffen, verdeutlichen die Möglichkeiten, die Fuhrparkmanager als potenzielle Belohnungen für gezielte RM-Maßnahmen teilweise skizzieren oder mangels Wissen nicht umreißen können. So hat etwa ein Flottenmanager mit mehreren Hundert Fahrzeugen noch keinerlei Erfahrung mit Riskmanagement gemacht, würde sich aber über Informationen zu diesem Thema vonseiten des Versicherers freuen. Ein Zweiter ist zwar auf der Suche, er habe in dieser Hinsicht bis jetzt aber bei keinem Versicherer ideale Angebote an Unterstützung gefunden. Ein Weiterer schreibt dazu nur: „???????????????? keine Ahnung.“

Ein anderer Teil der Fuhrparkmanager konzentriert sich auf das Schadenmanagement zur Prävention. So versteht einer der Umfrageteilnehmer unter RM vor allem die Analyse der aktuellen Situation, Ursachenforschung, Vorschläge zur Beseitigung/Veränderung der aktuellen Situation, Implementierung, Begleitung bei Implementierung, Erfolgskontrolle und Abgleich der Zielerreichung. Ein weiterer Fuhrparkmanager fordert in diesem Zusammenhang genaue Angaben zum Schaden, Tag, Uhrzeit, Höhe des Schadens, fremd oder selbst verschuldeter Unfall, kurze Reparaturzeit in der Werkstatt, günstige Mietwagengestellung und zeitnahe Abrechnung des Schadens.

Ähnliche Ziele verfolgt ein Dritter mit den Schwerpunkten auf Schadensanalysen, anonymisierten Fahreranalysen und gezielten Unterweisungen. Ein Vierter benötigt ebenfalls detaillierte Schadensanalysen, günstige Reparaturkonditionen mit entsprechenden bundesweit verfügbaren Partnern, kostenlosen Leihwagen. Und ein fünfter Teilnehmer mahnt eine größere Kundennähe der Flottenversicherer an: „Der Versicherer sollte mir neben den üblichen Schadenauswertungen gleich Hinweise geben können, zum Beispiel, wenn es viele Glasschäden gab, was ich als Fuhrparkverantwortlicher tun kann, um diese Schäden zu minimieren. Überhaupt sollte der Versicherer auf den Kunden zugehen, um ein Riskmanagement zu installieren.“ Last but not least fasst es ein Sechster folgendermaßen zusammen: „Der Versicherer müsste uns kontinuierlich über den Schadensverlauf informieren, Maßnahmen zur Schadensminderung bzw. -vermeidung vorschlagen und deren Umsetzung unterstützen. Bei Erfolg sollte sich dies auch monetär bemerkbar machen.“

Darüber hinaus wünschen sich weitere Flottenverantwortliche ganz spezifische Lösungen. So setzt einer insbesondere auf persönliche Ansprache und will daher einen externen Ansprechpartner, der die Flotte und die entsprechenden Aufgaben kennt, damit er ihm die Situation nicht erklären muss, sondern ihm eine konstruktive Hilfe zur Seite steht und auch Angebote unaufgefordert präsentiert. Ein Teilnehmer verspricht sich auch viel von statistischen Auswertungen. Er hätte daher gern explizit Analysen über die verschiedenen Schäden mit Angabe der dadurch entstandenen Kosten und nach Schadensart kumuliert. Wegweisende Impulse bringen ihm zudem, den Break-even, beispielsweise für die Ausrüstung mit Parksensoren, zu ermitteln.

Ein anderer subsumiert diesen Ansatz unter praktische und umsetzbare Vorschläge vom Versicherer unter Einbeziehung der eigenen Vorstellungen und Wünsche. Als dienliches Instrument zur Schadenvermeidung stuft ein Weiterer die Möglichkeit ein, Informationen über erfolgreich durchgeführte Aktionen in anderen Firmen und die dortigen Auswirkungen auf die Einsparungen (Minderung der Schadenquote, Ausfallzeiten Mensch und Auto, Restwerte etc.) zu erhalten. Der Betreiber einer kleineren Flotte stellt sich vor, dass auch kleine Unternehmen durch einen speziell dafür ausgebildeten Riskmanager individuell betreut werden sollten und eine intensive Schulung sowie ständig wiederkehrende und nachhaltige Informationen erhalten.

Ein Großunternehmen nimmt es dagegen selbst in die Hand und entwickelt zum Beispiel zusammen mit Universitäten passende RM-Konzepte. Ein zweiter Konzern pocht wiederum auf konkrete Analysen, Beratung und ggf. Unterstützung bei der Umsetzung von Maßnahmen. Gleiches gilt für einen Flottenmanager, der für seine Großflotte ein Reporting der Schadensfälle fordert, damit konkret darauf eingewirkt und über weitere Maßnahmen zur Reduzierung der Schadensfälle beraten werden kann. Prävention, Prävention und noch mal Prävention: So lautet folglich der gemeinsame Nenner.

Honorierung als Resultat von RM

Einige betonen aber auch besonders die Rückkopplung von RM auf die Prämiengestaltung. So schreibt ein Fuhrparkleiter: „Der Informationsfluss zwischen Versicherung und Fuhrpark sollte alle wichtigen Daten wie Schadensquote und Prämienentwicklung beinhalten. Ab einer gewissen Schadenquote sollten sich der Riskmanager und der Fuhrparkverantwortliche über Maßnahmen wie Fahrertraining oder elektronische Überwachung unterhalten. Nach Umsetzung ist die Wirksamkeit zu überprüfen.“

Sinkt durch RM die Schadenquote, ist dies auch zu honorieren, fordert ein anderer. Die gesamte notwendige Prozesskette im RM bis hin zur Prämiensenkung und Einbindung der Leasinggeber stellt eine Fuhrparkmanagerin in Stakkato dar: „Ist-Analyse, Erarbeitung eines Soll-Konzeptes, Vorstellung von geeigneten Maßnahmen, Schulungen vor Ort, Erarbeitung von Unterlagen, die dem Außendienst übergeben werden, Einflussnahme auf den Versicherer bezüglich der Prämie, Schnittstellenbildung zwischen Fahrer, Unternehmen, Leasinggesellschaft und Versicherer.“

Differenzierte Stimmen zu RM

Drei Flottenmanager, die sich schon intensiv mit RM beschäftigt haben, äußern sich auch kritisch. Eine Flottenmanagerin ist der Überzeugung: „Eine ideale Unterstützung gibt es nicht, da kein Riskmanagement flexibel genug ist. Die Handhabung für einen Fuhrpark mit Poolwagen, die morgens geholt und abends gebracht werden, ist möglich, aber bei einem Fuhrpark, der hauptsächlich aus persönlich zugeordneten Fahrzeugen innerhalb unterschiedlichster Hierarchien und das quer in Deutschland besteht, ist unpraktikabel. Individuelle auf den Fuhrpark zugeschnittene Lösungen sind aber teuer und stehen in keinem Verhältnis zu dem angenommenen Nutzen. Eine tatsächliche Umsetzung der nötigen Maßnahmen scheitert außerdem – trotz geregelter Dienstwagenordnung – meist am Arbeitsrecht.“

Ein weiterer Teilnehmer meint: „Riskmanagement ist aus meiner Sicht ein sehr komplexes Thema. Der erste Schritt muss eine umfassende Transparenz über das gesamte Unfallgeschehen sein. Dazu gehört ein gutes System mit Datenaustausch zum Schadenmanager, Versicherer und Makler. Nach Möglichkeit international. Aus den gewonnenen Daten (Langzeitbetrachtung über mehrere Jahre) lassen sich Maßnahmen ableiten. Technische Lösungen wären für mich der erste Schritt. Auch Unfalldatenschreiber kann ich mir als ein effektives Mittel vorstellen. Fahrertrainings sind eher bei Berufskraftfahrern ein Mittel zur Schadenbegrenzung.“

Den Progressiven unter den Kfz-Versicherern mit klugen Konzepten im RM dürfte folglich längerfristig der Vorsprung im Wettbewerb sicher sein. Das Know-how und die Dienstleistungen in diesem Bereich können damit zu einem wesentlichen Angebot in Verbindung mit einer Flottenversicherung werden – vorausgesetzt, die Modelle sind auf den individuellen Bedarf des Kunden zugeschnitten und ermöglichen, die individuellen Risiken aufzufangen. Die Qualität des RM wird somit zum Schlüsselfaktor für den Erfolg, die Kosten für alle Beteiligten zu halten oder zu senken.

RM als Ausdruck sorgfältiger Führung

Dass RM aber nicht nur eine Bringschuld der Versicherer ist, sondern auch die Fuhrparkbetreiber in der Pflicht stehen, mahnt ein Teilnehmer an. Für ihn bedeutet RM daher ein System, durch das man – wenn auch nicht in allen – so doch in vielen Situationen die Chancen für eine rechtzeitige Erkennung und Abwendung von Risiken, Unfällen und Schäden erfasst und umgehend Maßnahmen gegen Schadensereignisse einleitet, um die Schadenzahl so niedrig wie möglich zu halten.

Zum Fuhrparkmanagement eines Unternehmens, egal welches, gehört folglich die vorbeugende Risikoplanung im Bereich der Unfall- und Schadensverhütung, die auch durch Verbände, Gewerkschaften und anderen Institutionen unterstützt würden, damit diese in die Praxis umgesetzt werden kann. Hierzu sind nach Ansicht des Fuhrparkmanagers die bestehenden Arbeitsschutzvorschriften- und -empfehlungen (UVV) zur Unfall- und Schadensverhütung sowie technische Regelwerke und Gesetze, Verordnungen und Bestimmungen zu nutzen. Dazu zählt er auch die Car Policy. „In diesem Sinne dient RM nicht nur zur Unfall- und Schadenverhütung, sondern ist eine präventiv und ganzheitlich ausgerichtete Planung von potenziellen Risiken, die alle relevanten Bereiche des Unternehmens erfasst. Im Fuhrpark eines Unternehmens sind deshalb die Risiken der Betriebstätigkeit zu bewerten und zu planen, um sie steuern und kontrollieren zu können“, führt der Fuhrparkleiter aus.

Und er fügt hinzu: „Ich möchte damit sagen, dass weder ein Makler, Versicherungsunternehmen, Berater usw. das RM absolvieren kann und sollte. Dies ist die alleinige Aufgabe des jeweiligen Unternehmens und deren Verantwortlichen (Geschäftsführer/Fuhrparkleiter). Alles andere ist aus meiner Sicht der komplett falsche Weg. Denn alle Unternehmen sollten die Vorgaben und Vorschriften konsequent durchsetzen und davon gibt es in Deutschland genug (BG, StVO usw.). Denn das ist schon RM.“ Die Etablierung von RM ist für ihn somit ein Ausdruck sorgfältiger Unternehmensführung.

Annemarie Schneider

• Ausgabe 10/2010 Seite 94 (2.2 MB, PDF)