Termine richtig planen

Ob Haupt- und Abgasuntersuchung, Wartung, Reparatur oder Reifenwechsel: Im Fuhrpark gibt es eine Menge Termine, die der Fuhrparkleiter organisieren, koordinieren oder zumindest im Blick haben muss, um einen reibungslosen Ablauf im Flottenalltag und eine optimale Nutzung der Fahrzeuge gewährleisten zu können.

Betrachtet man den Arbeitsalltag eines Fuhrparkverwalters, fällt eines sofort auf: Die meiste Zeit geht für die Kommunikation mit Fahrern und Zulieferern drauf.

Reduziert man die Gespräche durch eine konsequente Nutzung von E-Mails und Intranet-Plattformen, lässt sich dieser Aufwand zwar verringern – ganz ohne eine individuelle Betreuung wird es allerdings nie gehen.

Wie viel Service ein "normaler" Fahrer erhält, hängt dabei oft von der Bedeutung des Mitarbeiters und der jeweiligen Firmenphilosophie ab.

Fahrer mit fest zugeordneten Fahrzeugen kümmern sich heute meist selbst um Wartung und Ölwechsel. Für die Geschäftsleitung, aber auch für Pool- und Betriebsfahrzeuge, müssen in aller Regel trotzdem Termine vereinbart werden. Bei Betriebsfahrzeugen ist der Fuhrparkverwalter zusätzlich gefordert. Neben der Terminvereinbarung nimmt der Flottenchef hier auch noch die Aufgaben des Fahrers wahr. Er muss sich also auch um die Planung, Verbringung und Durchführung der diversen Termine kümmern.

Das Image des Fuhrparkverwalters im Unternehmen hängt oft davon ab, wie schnell und flexibel er auf die unterschiedlichen Wünsche reagieren kann. Einen Termin in der Werkstatt oder beim Reifenhändler zu vereinbaren (möglichst noch am selben Tag), gehört hier zum Standardrepertoire.

Bei Betriebsfahrzeugen gilt es zusätzlich noch, auf die Einhaltung fälliger technischer Überwachungs- und Wartungstermine und den reibungslosen Ablauf des Services zu achten.

Darüber hinaus sollten dem Flottenchef bei fest zugeordneten Autos ein nicht wahrgenommener Wartungstermin oder eine versäumte Hauptuntersuchung auffallen. Andernfalls können erhebliche Mehrkosten auf das Unternehmen zukommen und im Zuge der Halterverantwortung kann auch mal ein Richter nachhaken. Trotz aller Eigenverantwortung der Fahrer sollte ein Fuhrparkverwalter also die gängigen Termine seiner Flottenfahrzeuge unbedingt im Auge behalten.

Adäquate Verwaltung

Bei kleineren Fuhrparks reicht zur Terminüberwachung meist eine herkömmliche Tabellenkalkulation oder eine Standarddatenbank. Größere Flotten sollten sich aber auf jeden Fall eine Spezialsoftware zulegen. Wichtige Termine, die Sie immer im Blick haben sollten, sind gesetzlich vorgeschriebene Untersuchungen wie die amtliche Hauptuntersuchung, Abgasuntersuchung und Unfallverhütungsvorschriften, technisch notwendige Termine wie Wartung, saisonaler Reifenwechsel oder Reifenersatz und betriebswirtschaftlich sinnvolle Intervalle (Fahrzeugdurchsicht, Rückgabezeitpunkt, Vertragsanpassung bei Leasingfahrzeugen).

Um Ihre Termine sinnvoll überwachen zu können, müssen Sie auf jeden Fall regelmäßig den Kilometerstand von Ihren Fahrern abfragen. Beim Einsatz einer Tankkarte können Sie diese Kilometerstandsabfrage eventuell auch durch eine Pflichteingabe bei jedem Tankvorgang erledigen. Haben Sie erst einmal einen Überblick über die Fahrleistungen, lässt sich bei vielen Fahrzeugen der Bedarf eines Werkstattbesuchs einfach ermitteln.

Schwieriger wird es hier allerdings bei Fahrzeugen, die individuelle Wartungsintervalle ermitteln. Bei neueren BMW-Fahrzeugen zum Beispiel können die Zeitintervalle, je nach Verschleiß und Nutzungsintensität, deutlich voneinander abweichen. Hier hilft dann meist nur ein Nachsehen in der Garage beziehungsweise ein Nachfragen beim jeweiligen Nutzer.

Bei der Planung einzelner Termine sollte man auf jeden Fall auch weitere, in Kürze fällige Services oder Fahrzeuguntersuchungen berücksichtigen. Nichts ist ärgerlicher – und für das eigene Unternehmen teurer – als ein Fahrzeug, das wenige Wochen nach Durchführung einer Inspektion erneut einen Zwischenstopp in der Werkstatt einlegen muss. Das gilt für fest zugeordnete Firmenfahrzeuge ebenso wie für Pool- und Betriebsfahrzeuge.

Achten Sie darauf, dass bei anfallenden Wartungen auch gleich alle gesetzlichen Überwachungstermine wahrgenommen werden. Liegt der Werkstatttermin im Herbst oder Frühling, lässt er sich vielleicht sinnvoll mit einem anstehenden Reifenwechsel verbinden. Auf diese Weise können Sie die Verfügbarkeit der Fahrzeuge in Ihrer Flotte erhöhen und die Anzahl der Ersatzfahrzeuge verringern.

Materielle Schäden bei

Versäumnis möglich

Unabhängig von der Größe Ihrer Flotte sollten Sie auf jeden Fall dafür sorgen, dass alle Wartungstermine bei Ihren Fahrzeugen regelmäßig und pünktlich durchgeführt werden. Andernfalls droht im Ernstfall ein größerer materieller Schaden. Denkbar ist zum Beispiel, dass bei einem Motorschaden die Gewährleistung des Herstellers erlischt, dass im Falle eines Verkehrsunfalls die Versicherung nicht bezahlt oder dass Ihre Leasinggesellschaft bei verspätet durchgeführten Wartungen Probleme bei der Rückgabe macht. Bei einigen Herstellern zählt auch schon ein um wenige Tausend Kilometer zu spät durchgeführter Ölwechsel als nicht wahrgenommen. Bei der Rückgabe müssen Sie dann damit rechnen, den Termin ein zweites Mal zu bezahlen.

Haben Sie erst einmal eine Übersicht über alle fälligen Fahrzeuge, ist die Terminplanung keine große Aufgabe mehr. Sie können dann Wartungstermine mit gesetzlichen Kontrollen kombinieren und die Durchführung der Arbeiten betriebswirtschaftlich optimieren. Bei Pool- und Betriebsfahrzeugen können Sie Termine in Zeiten mit schwächerer Auslastung legen. Eventuell können Sie die fälligen Termine auch langfristig mit Ihrer Vertragswerkstatt vor Ort abstimmen und so beiden Seiten die Arbeit erleichtern.

Aber auch Ihren Mitarbeitern mit fest zugeordneten Fahrzeugen können Sie unter die Arme greifen. Je nach Größe des Fuhrparks und der Abnahmemenge bei einer Marke können Sie oft kostenlose Zusatzdienstleistungen mit Ihrer Werkstatt vereinbaren. Sinnvoll ist hier meist die Nutzung eines Hol- und Bringdienstes (für den Innendienst) oder eines Ersatzfahrzeuges (für Außendienstler).

Auch Reifenwechseltermine werden häufig durch den Fuhrparkverwalter vereinbart. Hierzu gehört neben den turnusmäßigen Wechseln von Sommer- auf Winterbereifung und wieder zurück auch der Ersatz abgefahrener Reifen. Welche Strategie Unternehmen hier fahren und ob sie den Reifen über eine Kette, den Fahrzeughändler vor Ort oder eine eigene Werkstatt beziehen, ist von Fuhrpark zu Fuhrpark unterschiedlich. Meist sind hier individuelle Erfahrungen und Gesamtkostenbetrachtungen entscheidend. Gleiches gilt natürlich für den Einsatz von Ganzjahresreifen oder "Mobile Fitting"-Dienstleistungen.

Ihnen sollte auf jeden Fall auffallen, wenn die Reifen von Pool- und Betriebsfahrzeugen zu wenig Profil oder gar Beschädigungen aufweisen. Gerade bei Transportern, die von Pkw-Nutzern gefahren werden, sind Beschädigungen an den Flanken der Reifen ein häufig vorkommendes Übel. Gleichzeitig sollten Sie aber auch bei fest zugeordneten Firmenfahrzeugen anhand der Rechnungen mitbekommen, wenn Reifen überdurchschnittlich lange gehalten werden oder die Bereifung saisonal nicht gewechselt wird.

Plötzlich rieselt der Schnee

Interessant ist auch, dass Autofahrer jedes Jahr aufs Neue vom Hereinbrechen der kalten Jahreszeit überrascht werden. Schneit es plötzlich, ist es meist schwierig, noch kurzfristig Termine für einen Wechsel zu vereinbaren. Sie sollten sich also gerade im Herbst immer ein paar "Boxenstopps" zusätzlich reservieren. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Pool- und Betriebsfahrzeuge schon beim ersten Flockenfall mit Winterpneus ausgestattet sind. Hat ein Mitarbeiter mit einem fest zugeordneten Fahrzeug den rechtzeitigen Moment für den Reifenwechsel verschlafen, können Sie zur Not immer noch ein paar Termine "freieisen" und so Ihre Mitarbeiter mobil halten.

Wichtig ist auch der richtige Zeitpunkt zum Umrüsten. Die meisten Flotten halten sich an die "O bis O"-Regel: Winterreifen sollten zumindest von Anfang Oktober bis Ostern eingesetzt werden. Allerdings sollte man an dieser Regel auch nicht zu stur festhalten. Kündigt sich der Winter früh an oder liegt Ostern wie dieses Jahr sehr zeitig, können auch deutlich abweichende Intervalle sinnvoll sein.

Fazit: Je reibungsloser, desto geschätzter

Auch bei Mitarbeitern, die sich selbst um alle Belange Ihrer Fahrzeuge kümmern, werden Sie nicht umhin kommen, von Zeit zu Zeit den einen oder anderen Termin zu vereinbaren. Auf jeden Fall sollten Sie sich hier im Vorfeld um die richtigen Ansprechpartner bemühen. Informieren Sie sich rechtzeitig über Anbieter in Ihrer Nähe und die Verfügbarkeit freier Termine. Zusätzlich sollten Sie sich auch um einen einfachen und reibungslosen Ablauf kümmern. Je einfacher und problemloser ein Werkstatttermin oder der Reifenwechsel für den Fahrer ist, umso mehr wird Ihre Dienstleistung im Unternehmen geschätzt. RED

Termine: Darauf sollten Sie achten

Servicecharakter: Die Qualität in der Fahrerbetreuung und die Sicherheit von Pool- und Betriebsfahrzeugen sind von großer Bedeutung für das Ansehen des Fuhrparkverwalters im Unternehmen. Achten Sie auf überfällige Wartungs- und Reifenwechseltermine und sorgen Sie hierbei für schlanke und effiziente Prozesse.

Terminverwaltung und Terminplanung: Haben Sie alle notwendigen Termine für Ihre Fahrzeuge im Blick. Am besten Sie setzen zur Überwachung ein Softwareprogramm oder eine Standardsoftware ein. Erfassen Sie regelmäßig den Kilometerstand und die durchgeführten Wartungen bei Ihren Fahrzeugen. Dadurch behalten Sie die Sicherheit im Auge und können Termine sinnvoll zusammenlegen. Außerdem sollten Sie die Prozesse in Ihrer Flotte möglichst effizient gestalten und auf Leistungen wie Hol- und Bringservice oder Ersatzfahrzeuge zugreifen.

Wartungstermine: Sorgen Sie dafür, dass Wartungen rechtzeitig durchgeführt werden. Andernfalls könnten erhebliche Mehrkosten aufgrund fehlender Gewährleistungen, nicht vorhandenem Versicherungsschutz oder Nachforderungen einer Leasinggesellschaft auf Sie zukommen.

Reifenwechsel: Überwachen Sie den Zustand der Bereifung bei Pool- und Betriebsfahrzeugen. Auch bei fest zugeordneten Fahrzeugen sollte Ihnen auffallen, wenn Reifen zu lange gehalten werden oder ein Wechsel auf Winterreifen übersehen wird.

Klimaschwankungen: Planen Sie Termine für den saisonalen Reifenwechsel frühzeitig. Reservieren Sie lieber den einen oder anderen Termin zusätzlich. So können Sie Fahrern zur Not aus der Patsche helfen.

• Ausgabe 9/2008 Seite 56 (403.3 KB, PDF)