Die Vorteile der Vielfalt

Qual der Wahl | Bei ZF Friedrichshafen gibt es eine breite Dienstwagen-palette. User-Chooser können in den „klassischen Formaten“ frei wählen.

— Vom Versuchsfahrzeug für die Antriebs- und Getriebeentwicklungen über Sonderfahrzeuge wie Krankenwagen bis hin zu klassischen Dienstwagen und Leasing-Pkw aus dem Brutto-Gehaltsumwandlungsmodell: Bei ZF reichen die Modelle im deutschen Fuhrpark vom Schwerlast-Lkw bis zum Kleinwagen. Gleichwohl rekrutieren sich die insgesamt rund 2.350 Fahrzeuge großteils aus den klassischen Firmen-Pkw mit etwa 1.800 Einheiten. Von allen Firmenwagen laufen die meisten am Standort der ZF-Zentrale in Friedrichshafen. Dort befinden sich rund 700 im Einsatz, die Fuhrparkleiter Mladen Mikic mit Unterstützung von Erich Riedel managt.

Auch wenn dafür die zentralen Parameter wie die Einkaufskonditionen, die Car Policy für die Dienstwagen oder das Brutto-Gehaltsumwandlungsmodell gemeinsam mit dem zentralen Einkauf für Betriebsbedarf und der zentralen Personalabteilung definiert sind, stellt das die Flottenverantwortlichen immer wieder vor neue Aufgaben und Herausforderungen. Denn die Flotte ist am Standort Friedrichshafen nicht nur von 450 Fahrzeugen in 2009 bis heute um fast 250 Einheiten gewachsen, sondern auch die Prozesse und Kosten unterliegen einer ständigen Optimierung. Zudem steigt die Zahl der Fahrzeuge weiter an.

Freiheit der Wahl | Wesentlicher Grund für das Plus sind die Firmenwagen zur Mitarbeitermotivation. Beginnend etwa mit der sogenannten Führungsebene MG3, in die beispielsweise Betriebsingenieure fallen, steht jedem ein Pkw zur dienstlichen und privaten Nutzung zu. Die verschiedenen Hierarchien bündelt ZF in vier Kategorien, für die jeweils eine Referenzrate als Maßstab für die Auswahl unter den Fahrzeugen festgelegt ist. Diesen Betrag übernimmt das Unternehmen. Jeder Nutzer kann die Vorgabe jedoch überschreiten, muss die Differenz aus der tatsächlichen und der Referenzrate dann aber monatlich aus seinem Nettogehalt zahlen.

Eine Einschränkung bei der Markenauswahl gibt es dabei nicht. Es darf nur kein Roadster, Cabrio oder Dreitürer sein. Darüber hinaus muss der Firmenwagen ein Minimum an Ausstattung mitbringen, zu dem neben der obligatorischen Klimaautomatik immer das kleinste werkseitige Navigationssystem, eine Handyvorbereitung sowie die vorgeschriebenen Hilfsmittel zur Ladungssicherung wie Trennnetze in den Kombis gehören.

Die gewährte Freiheit eröffnet den Fahrern somit vielfältige Möglichkeiten. Um den Bestellprozess und die Kalkulationen nicht ausufern zu lassen, ist es allerdings nur möglich, maximal drei Angebote vom jeweiligen Händler kalkulieren zu lassen respektive online selbst zu kalkulieren und beim Fuhrparkmanagement anschließend für die Berechnung der Full-Service-Rate einzureichen.

Nichtsdestotrotz ist der Fuhrpark bunt gemixt. Mikic und seine Fuhrparkkollegen im ZF-Konzern arbeiten infolgedessen bundesweit mit rund 75 Markenhändlern als Lieferanten und Dienstleistern. Zugleich haben sich im Laufe der Jahre bestimmte Vorlieben durchgesetzt und sich die Nutzer vorwiegend auf deutsche, französische und japanische Modelle konzentriert. „Wir haben daher einen typischen User-Chooser-Fuhrpark“, konstatiert Mladen Mikic. Er besteht vor allem aus Limousinen und Kombis der Mittel- und oberen Mittelklasse mit Dieselmotoren von 2,0 bis 3,0 Litern Hubraum, wobei Audi A4 und A6, die BMW 3er- und 5er-Reihe, der VW Passat sowie die Mercedes C- und E-Klasse das Bild dominieren.

Daneben betreibt ZF ein Vielfahrerprogramm für Mitarbeiter, die beruflich mindestens 25.000 Kilometer pro Jahr fahren. Dazu ist für diese Fahrergruppe mit dem BMW 320 Touring als Edition Fleet auch ein standardisiertes Fahrzeug definiert. Wer sonst noch für das Unternehmen unterwegs ist, greift bei Bedarf auf den aus 40 T-Modellen des Mercedes C200 CDI bestehenden Fahrzeugpools im Bundesgebiet zurück.

Leasinggeber im Wettbewerb | Generell gilt bei ZF die Devise: Wettbewerb belebt das Geschäft. Das zeigt sich vor allem, wenn es um die Wahl des Leasinggebers für die verschiedenen Fahrzeuge geht. Sieben Anbieter zählen hier zu den Geschäftspartnern. Das typische Firmenwagengeschäft mit den User-Choosern wird allerdings mit drei Captives und einem Non-Captive abgewickelt. Bei ihnen schreibt Mikic die Fahrzeuge aus.

Das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis erhält dann den Zuschlag. „Es hat sich herauskristallisiert, dass wir dadurch am wirtschaftlichsten fahren und im Vergleich unter Vollkostenaspekten nicht selten 50 bis 100 Euro pro Monat sparen“, betont Fuhrparkleiter Mikic.

So vielfältig wie die Modelle und Anforderungen, so groß ist auch die Spanne an Laufzeiten und -leistungen der Leasingverträge. Sie reicht von 24 bis 60 Monaten und von 10.000 bis 70.000 Kilometern pro Jahr. Der Durchschnitt beläuft sich dabei auf 36 Monate und 25.000 Kilometer. Geleast wird inklusive der Bausteine Wartung und Verschleiß, Räder und Reifen sowie Schadenmanagement. Alle anderen Services und Dienstleistungen wie Kfz-Steuer, Flottenversicherung und Tankkarten organisiert und verwaltet bei den Dienstwagen und Sonderfahrzeugen in der Regel das ZF-Fuhrparkmanagement intern.

Differenziertes Outsourcing | Die einzelnen Bausteine werden dabei regelmäßig durchleuchtet und bei Bedarf verändert. Das ist ein Grund, weshalb ZF beispielsweise die Tankkarten und das -management bei den Dienstwagen am Standort Friedrichshafen nicht mehr übers Leasing bezieht, sondern seit 1. Januar im Haus hat. „Dadurch haben sich die Prozesse beschleunigt, weil die Tankkarten zum Beispiel nun schneller bei uns sind und wir unnötige Schnittstellen eliminiert haben“, sagt Mikic.

Auch bei der Ausstattung der Fahrzeuge in Sachen Ladungssicherung hat sich das Unternehmen neu aufgestellt und arbeitet nun statt mit mehreren Anbietern in Zukunft nur noch mit einem Dienstleister zusammen. Er muss für das notwendige Equipment und den Ausbau sorgen.

Aktuell steht bei ZF das Thema Schadenmanagement auf der Agenda. „Wir haben diesen Bereich momentan im Leasing, stellen ihn aber auf den Prüfstand, denn theoretisch kann das zwar jede Leasinggesellschaft, in der Praxis sieht das aber anders aus“, so Mikic. Seine Vorstellung ist, künftig das Schadenmanagement aktiver zu gestalten. Dabei baut er auf einheitliche, standardisierte Prozesse und will lokale Dienstleister sowie bei Bedarf auch bundesweite Partner miteinbeziehen. Die Vorteile sieht Mikic darin, dass dann weniger Schnittstellen, ein Ansprechpartner für den Nutzer bei gleicher Qualität sowie Kostenersparnisse vorhanden sind. Bisher hatte man sich davor gescheut, da die internen Prozesse und die Kapazität nicht vorhanden waren, diesen Weg abzubilden.

Nun geht es Mikic an. Denn er hat nicht nur Verstärkung durch Holger Schuhmacher als weiteren Mitarbeiter erhalten, sondern er sieht auch noch deutliches Einsparpotenzial. Das zeigt ihm das laufende Pilotprojekt, bei dem zum Beispiel ein Dienstleister die Glasschäden bundesweit managt. „Wir haben im Vergleich zur vorherigen Lösung über 18 Monate bisher rund 15.000 Euro eingespart, die Einsparungen im Prozessablauf nicht berücksichtigt. Die Neuerung hat also auch eine entsprechende Wirkung auf die Schadenquote.“

Softwarecheck | Daneben prüft der Fuhrparkleiter momentan mit allen betroffenen Abteilungen, ob sich die Einführung einer einheitlichen Fuhrparkmanagement-Software lohnt. Derzeit fließen die Kosten und Daten der Leasinggeber und Dienstleister in eine hausinterne Excel- respektive Access-Datenbank, aus der auch die benötigten Daten in die jeweilige Abteilung übertragen werden. Ob und wie eine Software die Transparenz nochmals erhöhen und die Verfahren beschleunigen kann, durchleuchten Mikic und seine Fuhrparkkollegen in einer dafür gebildeten Arbeitsgruppe. Verbesserungen sind bei dieser Anzahl an Fahrzeugen schließlich immer möglich. | A. Schneider

ZF-Konzern | In Kürze

Die ZF Friedrichshafen AG ist ein weltweit tätiger Automobilzulieferer mit 121 Produktionsgesellschaften in 27 Ländern, 34 Servicegesellschaften und über 650 Servicepartnern. 2011 erzielte der Konzern laut Prognose einen Umsatz von rund 15,5 Milliarden Euro – ein Plus von 20 Prozent gegenüber 2010 und mehr als jemals zuvor. ZF befindet sich mit 93,8 Prozent mehrheitlich in Besitz der Zeppelin-Stiftung, welche die Stadt Friedrichshafen verwaltet.

ZF-Fuhrpark | Auf einen Blick

deutschlandweit ca. 2.350 Fahrzeuge, davon etwa 1.800 Firmen-Pkw für dienstwagen-berechtigte Mitarbeiter

v. a. Limousinen und Kombis der Mittel- und oberen Mittelklasse mit 2,0- bis 3,0-Liter-Diesel, wie Audi A4 und A6, BMW 3er- und 5er-Reihe, Mercedes C- und E-Klasse sowie VW Passat

User-Chooser-Pkw im Leasing inklusive Wartung und Verschleiß, Räder/Reifen, GEZ sowie Schadenmanagement

vier Leasinggeber für User-Chooser (drei Captives und ein Non-Captive)

Leasing i. d. R. 36 Monate, durchschnittliche Laufleistung: 25.000 km p. a.

Weitere Services und Bausteine wie Tankkarten, Kfz-Steuer und Flottenversicherung werden bei den Dienstwagen und Sonderfahrzeugen in der Regel im internen Management organisiert

Fotoquelle der Personenbilder noch zu prüfen!

• Ausgabe 3/2012 Seite 62 (383.1 KB, PDF)