Brennpunkt Leasing: Qual der Wahlmöglichkeiten

_ Bei der Auswahl einer Leasinggesellschaft sollte man sich über den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen im Klaren sein. Geht es bei der Beschaffung der Fahrzeuge rein um Finanzierungsaspekte, ist eine Ausschreibung des Fuhrparks meist nicht allzu schwierig. Neben den Einkaufs- und Lieferbedingungen gilt es dann, die jeweiligen Vertragskonditionen zu vergleichen und das günstigste Angebot auszuwählen.

Allerdings sollte man dabei auch die Prozesse rund um die Bestellung, die Betreuung während der Laufzeit und eventuelle Probleme beziehungsweise Kosten bei der Fahrzeugrückgabe nicht vergessen. Im Zweifel sollte hier ein seriöses Angebot eines qualitativ hochwertigen Lieferanten immer dem "Dumpingangebot" vorgezogen werden. Neben dem reinen Finanzierungsleasing gewinnen Full-Service-Verträge und Verwaltungsdienstleistungen eine immer größere Bedeutung. Zum einen kann durch den externen Anbieter Planungssicherheit bei den variablen Kosten erreicht werden, zum anderen wollen viele Fuhrparks aber auch den Aufwand in der eigenen Verwaltung minimieren.

Ob man sich dann für eine Full-Service-Leasinggesellschaft oder einen externen Fuhrparkmanager entscheidet, hängt meist von strategischen Überlegungen im Unternehmen ab. Eine klare Abgrenzung zwischen Full Service und Outsourcing wird heute aber immer schwieriger. Viele Leasinggesellschaften bieten mittlerweile ihre Dienstleistungen oft unabhängig von der Finanzierungsform an. Darüber hinaus gibt es auch Unternehmen, die selbst Fuhrparkverwaltungsgesellschaften besitzen.

Full-Service-Anbieter am Markt

Entscheidet man sich für den Abschluss eines Vertrags mit Full-Service-Bestandteilen, hat der Fuhrparkbetreiber die Wahl zwischen der Leasinggesellschaft des jeweiligen Herstellers oder einem unabhängigen Anbieter, der häufig zu einer größeren Bank gehört.

Bei allen Angeboten sollte man bedenken, dass nur eine genaue Definition des Leistungsumfangs einen Vergleich zwischen den Leasinganbietern ermöglicht. Zwischen einem Full-Service-Modul mit unbeschränktem Reifenersatz und einem mit einer vorher genau definierten Anzahl an Ersatzbereifungen können die Preise gewaltig schwanken.

Captive-Gesellschaften

Die meisten Hersteller bilden mit ihrer eigenen Leasinggesellschaft oder einem Kooperationspartner mittlerweile das gesamte in Frage kommende Leistungsspektrum ab. Interessant sind bei den Captives vor allem Module wie Wartung und Reparatur, Reifenersatz oder Versicherung.

Kleinere Fuhrparks können bei den Anbietern oft von weiteren Nachlässen und eventuell von zusätzlichen Subventionen durch den Hersteller profitieren. Praktisch ist dies vor allem für Unternehmen, die nicht zu viele unterschiedliche Marken in der Flotte einsetzen.

Darüber hinaus sollte sich ein Fuhrparkverwalter auch befristete Angebote der Hersteller für einzelne Modelle oder Serviceleistungen durchrechnen. Wird zum Beispiel für ein Fahrzeug die Wartung und Reparatur für wenige Euro im Monat angeboten, kann sich dieses "Schnäppchen" schnell auszahlen.

Bei unterschiedlichen Fahrzeugmarken und/oder hohen Anforderungen an die Betreuung der Fahrer sind freie Leasinggesellschaften oft eine gute Wahl (Non-Captives). Voraussetzung ist allerdings eine Spezialisierung des Anbieters auf gewerbliche Flotten. Nur dann ist gewährleistet, dass neben der Finanzierung und den allgemein üblichen Flottenpaketen auch alle notwendigen individuellen Dienstleistungen und ausführliche Reportings zur Verfügung stehen.

Fuhrparkmanager

Zusätzlich zu den Full-Service-Anbietern gibt es auch einige reine Verwaltungsgesellschaften am Markt. Gerade große Fahrzeugflotten, die mit mehreren Leasinggesellschaften zusammenarbeiten, können von diesen externen Dienstleistern profitieren.

Ein unabhängiger Verwalter bietet ein einheitliches Reporting, bildet die Fahrzeugkosten genau ab und hilft bei der Auswahl der passenden Leasinggesellschaften und deren Full-Service-Produkten. Bei der Auswahl eines Partners sollte man immer auf die Neutralität des Dienstleisters achten. Andernfalls kann die Abhängigkeit von einem externen Verwalter mit der Zeit zu höheren Fuhrparkkosten führen.

Outsourcen einzelner Leistungen

Wer sich nicht auf einen einzigen Anbieter festlegen will, kann einzelne Leistungen auch bei einem oder mehreren Spezialisten zukaufen. Wie auch bei den Full-Service-Anbietern kann der Flottenmanager dann individuell entscheiden, welche Aufgaben durch einen externen Anbieter besser oder günstiger erbracht werden können. Bei diesem Outsourcing einzelner Teilbereiche können als Anbieter Werkstattnetze, Reparaturpartner, Rechtsanwälte oder Reifenketten in Frage kommen.

Eines der am häufigsten gewählten Angebote am Markt ist das Tankkartenmanagement. Die Tankkartengesellschaft erbringt hier eine Leistung (bargeldlose Abwicklung, Zusammenfassung auf einer Sammelrechnung, Erstellung eines elektronischen Datensatzes), die ein Fuhrparkverwalter nicht mit gleicher Effizienz durchführen könnte.

Vertragsgestaltung

Beim Abschluss von Full-Service-Verträgen sollten die Leistung des Anbieters, die notwendigen Prozesse und die Qualität der Dienstleistung eine große Rolle spielen. Wie auch beim Finanzierungsleasing sollten alle relevanten Bestandteile in einer Großkundenvereinbarung hinterlegt werden. Gleichzeitig sollte der Preis des jeweiligen Servicemoduls im Einzelvertrag aufgeführt werden.

Die am häufigsten gewählten Module im Full Service sind Wartung und Reparatur, Reifenersatz, die Abrechnung von Kfz-Steuern und Rundfunkgebühren sowie das Tankkartenmanagement.

Interessant können Versicherungsangebote, Schadenmanagement, die Fahrerbetreuung oder weitergehende Services wie die Bußgeldabwicklung oder Beschaffung von Ersatzfahrzeugen sein.

Ist-Analyse

Um die richtigen Servicemodule für das eigene Unternehmen herauszufiltern, sollte man die aktuelle Situation in der Firma genau untersuchen. Für die einzelnen Teilbereiche sollte man ermitteln, welche tatsächlichen Kosten, welcher Verwaltungsaufwand und welches Kostenrisiko hinter den einzelnen Kostenarten stecken. Diese Ergebnisse können dann mit den zu erwartenden Kosten bei einem Dienstleister gegenübergestellt werden.

Damit die Angebote möglichst gut zu dem eigenen Unternehmen passen, sollte der genaue Leistungsumfang (vor allem bei Wartung und Reparatur, Reifen, Schadenmanagement) möglichst genau beschrieben werden. Andernfalls kann es passieren, dass man bei einer späteren Ausschreibung Äpfel mit Birnen vergleicht.

Abrechnungsform

Neben der eigentlichen Leistungsbeschreibung ist auch die Frage nach der Abrechnungsform von Bedeutung. Bei vielen Leistungen kann der Fuhrpark neben einer geschlossenen Abrechnung auch eine offene Abrechnung verlangen. Der Anbieter stellt dann während der Laufzeit zwar eine gleichbleibende Rate in Rechnung, am Schluss erfolgt jedoch eine Endabrechnung der Mehr- oder Minderinanspruchnahme.

Die offene Abrechnung ist bei vielen Service-Modulen möglich, eine Ausnahme bildet hier allerdings das Kraftstoffmanagement. Hier werden Fuhrparks die entstehenden Kosten in der Regel immer selbst und unmittelbar tragen müssen.

Vor allem mittlere und größere Flotten sollten sich schon vor der Auftragsvergabe Gedanken über das benötigte Reporting, die Preisgestaltung und Preiserhöhungen machen. Da sich die Kosten am Markt gerade für Wartungen und Reifen schnell einmal ändern können, werden Fuhrparks hier mit Anpassungen - vor allem bei Modellwechseln - rechnen müssen. Trotzdem sollte man natürlich versuchen, ein "Geschacher" bei jedem einzelnen Vertrag zu umgehen.

Vor allem reine Dienstleistungskomponenten, wie die Kosten für die Bußgeldbearbeitung oder die Tankkartengebühr, sollten über einen längeren Zeitraum konstant bleiben.

Ändern sich die Parameter in der Flotte grundsätzlich (höhere Fahrleistungen, verstärkte Abnutzung, erhöhter Verwaltungsaufwand) wird man aber trotzdem um ein klärendes Gespräch nicht herumkommen. Neben den Preisen einzelner Leistungen sollte man dann aber immer auch über den Servicegrad und die Zufriedenheit der Fahrer reden.

• Ausgabe 10/2015 Seite 58 (137.6 KB, PDF)