Bedarf bestimmt Beschaffung

Kauffuhrpark | Die Wuppertaler Stadtwerke haben rund 380 Firmenfahrzeuge in Betrieb. Seit Kurzem managt Fuhrparkleiter Michael Schulz auch die rund 400 Einheiten der Stadt. Das soll künftig zu Synergien führen.

— Wer fährt den Firmenwagen? Wie viele Kilometer wird er jährlich gefahren? Und welchem Einsatzzweck dient er? Nutzen die Mitarbeiter den Pkw nur für innerstädtische Fahrten oder zum Beispiel vorwiegend im Freileitungsbau?

Die Antworten auf diese Fragen entscheiden bei 90 Prozent der rund 380 Fahrzeuge im Fuhrpark der Wuppertaler Stadtwerke (WSW) darüber, welches Modell Michael Schulz ordert. Da Bedarf und Anforderungen sehr stark variieren, muss sich der Fuhrparkmanager bereits ab Mitte des Jahres damit beschäftigen, wie viele Fahrzeuge und welche Fahrzeugtypen die Abteilungen im Folgejahr brauchen.

Dazu stimmt er sich mit den Kfz-Verantwortlichen im jeweiligen Bereich eng ab und stellt ihnen Bestandslisten mit detaillierten Daten wie die Laufleistung zur Verfügung, auf deren Basis sie den Neubedarf ermitteln und anmelden. So kann das Controlling im Unternehmen anschließend auch entsprechende Summen für die Neuanschaffungen einplanen. In der Regel werden die Fahrzeuge dann über lokale Händler auf Grundlage von Rahmenverträgen mit den Herstellern gekauft.

Kauf ist Trumpf | Die WSW beziehen nur zehn Prozent der Firmenwagen im Finanzleasing, wobei sich diese vor allem aus persönlich zugeordneten Fahrzeugen der Führungskräfte und Mitarbeiter im Vertrieb zusammensetzen.

Vereinzelt befinden sich auch Modelle darunter, die neu auf den Markt gekommen sind und ihre Praxistauglichkeit noch unter Beweis stellen müssen. Schließlich hält das Unternehmen die Kauffahrzeuge mit durchschnittlichen Laufleistungen von 8.000 Kilometern pro Jahr bei Pkw mindestens über die Abschreibungsdauer von sechs Jahren und bei Transportern über mindestens sieben Jahre. „Meist fahren wir die Fahrzeuge aus Rentabilitätsgründen aber deutlich länger“, sagt Michael Schulz. Diese Strategie zahlt sich laut den internen Vergleichsrechnungen aus und macht den Kauf unter Berücksichtigung der verschiedenen individuellen Parameter im Vergleich zum Leasing günstiger. Deshalb gilt bei den WSW prinzipiell die Devise: Kauf vor Leasing.

Volles Fahrzeugprogramm | Die WSW-Fahrzeuge bilden folglich auch mehrheitlich einen reinen Funktionsfuhrpark, der grundsätzlich offen ist für alle Marken. So bestehen die insgesamt rund 130 Pkw, etwa 180 Transporter mit einem zulässigen Gesamtgewicht über 3,5 bis 7,5 Tonnen und 70 Lkw aus den unterschiedlichsten Modellen.

Während die Monteure zum Beispiel den Renault Kangoo für ihre Fahrten zum Kunden nutzen oder den Subaru Legacy im Freileitungsbau, stehen im Pool mit seinen 15 Einheiten unter anderem der Audi A6, BMW 3er Ford Focus und der Seat Altea bereit. Die meisten Firmenwagen haben jedoch eines gemeinsam: Sie werden von Dieselmotoren angetrieben. Das Unternehmen hat zudem noch 26 Erdgasfahrzeuge im Bestand, die sich vorwiegend aus VW Caddy, Opel Zafira, Citroën C3, Fiat Doblò und dem Fiat Ducato rekrutieren. Daneben nutzen die Wuppertaler Stadtwerke inzwischen auch drei Elektrofahrzeuge: zwei Kangoo Z.E. und einen Citroën C-Zero. Generell soll der Anteil an Fahrzeugen mit alternativen Antrieben steigen – wenn es der Einsatz erlaubt.

Michael Schulz ist außerdem bestrebt, sich auf eine Marke zu konzentrieren, um die Konditionen für WSW weiter zu verbessern. „Aus diesem Grund richten wir unseren Fokus auf Modelle aus dem VW-Konzern, weil wir mit ihnen eine größtmögliche Bandbreite abdecken können“, konstatiert der Fuhrparkmanager. Deshalb bevorzugt er bei der Bestellung beispielsweise den VW Caddy und den VW T5 in seinen verschiedenen Varianten. Gleichwohl befinden sich aber auch viele Transporter sowie Pkw der Klein- und Mittelklasse von Citroën, Fiat und Ford im Portfolio. Das Premiumsegment decken wiederum Audi, BMW und Mercedes ab.

Für alle Pkw und Transporter bis 3,5 Tonnen ist darüber hinaus ein hoher Ausstattungsstandard definiert. Sie müssen etwa mit elektrischen Fensterhebern, Einparkhilfe hinten, Bluetooth und Klimaautomatik ausgerüstet sein. Das ist auch Pflicht für die persönlich zugeordneten Firmenwagen im Leasing.

Car Policy für Leasing-Pkw | Daneben hat WSW für die Leasingfahrzeuge eine eigene Regelwelt geschaffen. Sie bestimmt generell, dass leitende Angestellte ihr Auto von Audi, BMW oder Mercedes beziehen dürfen und die fahrzeugberechtigten Vertriebsmitarbeiter aus der Ford-, Opel- und VW-Palette wählen. „Wir haben aber auch die Modelle festgelegt. Bei den Führungskräften sind das etwa der Audi A4 und der BMW 3er sowie die jeweils der Klasse zuzuordnenden SUV. Im Vertrieb sind der Ford Mondeo, der Opel Insignia und der VW Passat vorgegeben“, erläutert Michael Schulz. Er fügt hinzu: „Im Vertrieb haben wir zudem eine Wertgrenze von 40.000 Euro brutto mit einer möglichen Varianz von 20 Prozent nach oben eingebaut, an der sich die Mitarbeiter orientieren müssen.“

Diese Kriterien fließen in die Leasingverträge ein, die für 36 Monate mit individuellen Laufleistungen meist bei der Deutschen Leasing Fleet abgeschlossen werden. Im Vertrieb beläuft sich die durchschnittliche Laufleistung dabei auf 40.000 Kilometer pro Jahr und bei den Führungskräften auf durchschnittlich 20.000 Kilometer jährlich.

Eine spürbare Wirkung in puncto Nachhaltigkeit und Vereinheitlichung im Fuhrpark erwartet der Fuhrparkmanager künftig auch vom CO2-Limit von 150 Gramm pro Kilometer, welches das Unternehmen erst kürzlich eingeführt hat. Die von den Mitarbeitern normalerweise gewählten Dieselmotoren mit einem Hubraum um die zwei Liter und Leistungen um die 140 PS sollen sich damit mindestens manifestieren. Nichtsdestotrotz bleiben die Leasingfahrzeuge die Minderheit im WSW-Fuhrpark.

Management inklusive Stadt-Fuhrpark | Im Gegensatz dazu setzt die Stadt Wuppertal auf das Finanzleasing als gängige Beschaffungsform für die rund 400 kommunalen Einheiten. Das stellt Michael Schulz vor einige Herausforderungen, seitdem die WSW Mitte vergangenen Jahres dafür das Management übernommen haben. Deshalb arbeitet er derzeit an Analysen, die zu einer Angleichung der beiden Fuhrparks und infolgedessen zu Synergieeffekten führen sollen. Wie diese konkret aussehen, ist noch nicht klar.

Eines zeichnet sich allerdings schon ab: Da die Fahrzeuge der Stadt ebenfalls nur geringe jährliche Laufleistungen zurücklegen, wird die Beschaffung tendenziell wohl weg vom Leasing hin zum Kauf gehen. Diese Lösung bietet sich auch an, weil eine Tochtergesellschaft der Stadt bereits das Remarketing übernimmt.

Ein weiteres Argument pro Kauf ist die Möglichkeit, das Management und die Serviceleistungen in einer Hand zu bündeln. Denn die WSW haben einen von VW auch als Nutzfahrzeugwerkstatt autorisierten Betrieb mit einem Team aus neun Mitarbeitern, das sämtliche Wartungs-, Instandsetzungs- und Reparaturarbeiten sowie das Räder- und Reifenmanagement inklusive Einlagerung erledigt. Die Verhandlung der Rahmenverträge und das Management für die beiden Tankkarten von Aral und Esso sowie die Flottenversicherung, die lediglich die Haftpflicht per Stückprämien beinhaltet, liegen ebenfalls in der Hand der WSW.

„Auch die TÜV-Vorprüfung und UVV-Abnahme liegen in unserer Verantwortung, weshalb wir sie inzwischen für die Stadt schon durchführen“, sagt Michael Schulz. Hierzu hat er für alle Mitarbeiter einen Leitfaden erstellt, in dem sie nachlesen können, was, wann und wo im Rahmen der UVV-Prüfungen stattzufinden hat. „Die Erfüllung der Halterpflichten nimmt bei uns oberste Priorität ein“, betont der Fuhrparkleiter.

Künftige Maßnahmen | Die nächsten Schritte zur Integration der beiden Flotten hängen nun unter anderem von der Antwort auf folgende Frage ab: Kann ein gemeinsamer Pool mit zentraler Verwaltung aufgebaut und dadurch die Anzahl der Fahrzeuge reduziert werden? Im Moment ist das noch offen. Die WSW sind allerdings schon dabei, eine Intranetlösung für die Online-Buchung ihrer Poolfahrzeuge zu implementieren und mittels der gewonnenen Transparenz die eigene Beschaffung zu optimieren. Hat sich das Tool bewährt, sollen es auch die Mitarbeiter der Stadt nutzen können.

Dessen ungeachtet sind der Standardisierung Grenzen gesetzt, da sich die Bestellung der Modelle im Stadt-Fuhrpark ebenfalls stark am Einsatzzweck ausrichtet. Ob Spezialfahrzeuge zur Straßenreinigung oder Kleinwagen zum Laubsammeln: Der individuelle Bedarf gibt daher auch hier weiterhin den Takt vor. | Annemarie Schneider

WSW | In Kürze

Die Geschichte der Wuppertaler Stadtwerke (WSW) reicht zurück bis ins Jahr 1838. Seither hat sich das Unternehmen von einem reinen Gasversorger zu einem Lieferanten und Dienstleister rund um die Energieversorgung der Stadt und Region entwickelt. Heute besteht die WSW aus vier Gesellschaften, die rund 2.200 Mitarbeiter beschäftigen. 2010 betrug der Umsatz fast 800 Millionen Euro.

Fuhrpark | Auf einen Blick

ca. 380 Fahrzeuge der WSW und rund 400 Fahrzeuge der Stadt Wuppertal

vom Kleinwagen bis zum Lkw unterschiedlicher Marken, vorwiegend Pkw und Transporter, darunter 26 Erdgas- und drei Elektrofahrzeuge

WSW-Fahrzeuge zu 90 Prozent gekauft, der Rest im Finanzleasing (v. a. bei Deutsche Leasing Fleet), Fahrzeuge der Stadt im Finanzleasing

internes Fuhrparkmanagement inklusiveeigener Regiewerkstatt

Tankkarten: Aral und Esso

• Ausgabe 6/2012 Seite 56 (891.6 KB, PDF)