Das Finanzamt kann ein elektronisches Fahrtenbuch für ungültig erklären, wenn zum Beispiel nachträgliche Eintragungen vorgenommen werden. Das heißt: Wer sein elektronisches Fahrtenbuch für einen Firmenwagen nur alle paar Wochen pflegt, riskiert eine höhere Besteuerung. Das zeigt ein kürzlich veröffentlichtes Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf.
Auch der Bundesfinanzhof verfolgt mit Blick auf elektronische Fahrtenbücher eine strenge Rechtsprechung. Worauf Steuerzahlerinnen und Steuerzahler unbedingt achten sollten und für wen sich das (elektronische) Fahrtenbuch besonders lohnt, erläutert der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH).
Zwei Möglichkeiten der Versteuerung
Wer einen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen darf, muss diese Nutzung als geldwerten Vorteil versteuern. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: die Pauschalbesteuerung und das Fahrtenbuch. Bei der Pauschalbesteuerung kommt die sogenannte 1-Prozent-Regelung bei Autos mit Verbrennermotoren beziehungsweise unter bestimmten Voraussetzungen die 0,25-Prozent-Regelung bei Elektrofahrzeugen oder die 0,50-Regelung bei einigen Hybridfahrzeugen zur Anwendung. Die Pauschalbesteuerung ist die einfachste Variante der Versteuerung eines Dienstwagens.
Das Führen eines Fahrtenbuchs erfordert etwas mehr Aufwand. Es lohnt sich aber vor allem in den folgenden Fällen:
- Der Firmenwagen wurde bereits abgeschrieben
- Der Firmenwagen ist ein Gebrauchtfahrzeug
- Der Arbeitnehmer hat eine Zuzahlung zur Anschaffung geleistet
- Der Arbeitnehmer bezahlt die Benzinkosten selbst
- Es werden nur wenige private Fahrten unternommen
Früher wurden Fahrtenbücher ausschließlich per Hand geführt. Inzwischen nutzen viele Dienstautofahrer ein elektronisches Fahrtenbuch, dafür gibt es zahleiche Softwarelösungen. Das Finanzamt erkennt die digitale Fahrtenbuchvariante grundsätzlich zwar als Nachweis an - allerdings nur, wenn diese strenge Anforderungen erfüllt.
Vor allem mit Blick auf nachträgliche Veränderungen ist Vorsicht geboten. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat Anfang 2024 in einem Beschluss betont, dass nachträgliche Änderungen in Ausnahmefällen zwar zulässig sein können. Jedoch nur, wenn diese in der ursprünglichen Datei dokumentiert und offengelegt wurden, also erkennbar sind. Ist das nicht der Fall, handelt es sich um kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und wird folglich von den Finanzämtern nicht anerkannt (BFH-Beschluss VI B 37/23).
Geldwerter Vorteil im Fokus
Das Finanzgericht Düsseldorf hatte jüngst über einen Fall zu verhandeln, bei dem es um nachträgliche Änderungen an einem elektronischen Fahrtenbuch ging. Geklagt hatte eine GmbH, die einem Gesellschafter einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung überlassen hatte. Dieser nutzte für die Dokumentation eine Software, also ein elektronisches Fahrtenbuch. Bei einer Lohnsteuerprüfung der GmbH stellte sich heraus, dass Einträge im Fahrtenbuch lediglich in einem drei- bis sechswöchigen Rhythmus vorgenommen wurden.
Das zuständige Finanzamt wies das Fahrtenbuch als unzulässig ab und wendete die Pauschalversteuerung an. Dadurch ergab sich ein höherer geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer beziehungsweise den Gesellschafter - und somit eine höhere Versteuerung.
