Gibt es einen Firmenwagen nur, wenn es geschäftlich notwendig ist? Oder sollen mit den Fahrzeugen auch Mitarbeiter ohne regelmäßige Dienstfahrten motiviert werden? Wer fährt welche Marken und welche Modelle? In welchem Ausmaß werden die Kosten dafür vom Arbeitgeber übernommen? Diese Fragen klärt die Car-Policy. Das Herzstück einer jeden Car-Policy ist die Dienstwagenordnung mit Berechtigungsstufen und dazugehörigen Fahrzeugkategorien inklusive Referenzmodellen.
Das regelt die Car-Policy
Die Car-Policy sorgt dafür, dass es intern kein Konfliktpotenzial gibt sowie Wildwuchs an Marken und Modellen im Fuhrpark vermieden wird. Ein wichtiger Punkt ist, dass mit der Dienstwagenrichtlinie die Kosten gesenkt werden können und die nötigen Prozesse in der Flotte transparent abgebildet werden. Eine durchdachte Car-Policy regelt zum einen alle Prozesse rund um die Auswahl des einzelnen Fahrzeugs und ermöglicht zum anderen eine genaue Berechnung der Kosten rund um den Mitarbeiter. Dabei spielt die Elektromobilität eine entscheidende Rolle, da das Fahrprofil des Nutzers darüber entscheiden sollte, ob und welches Fahrzeug mit alternativen Antriebe dem Fahrer zur Verfügung gestellt werden kann oder sollte.
Wer ist beteiligt bei der Ausarbeitung der Car Policy?
Damit es reibungslos innerhalb des Unternehmens läuft, sollten alle betroffenen Abteilungen involviert werden, da verschiedene Interessen aufeinanderprallen können: Fuhrpark, Einkauf, Personalabteilung und Betriebsrat sowie die Geschäftsführungs- oder der Vorstand. Bei mangelndem Fachwissen im eigenen Haus kann es hilfreich sein, externe Hilfe (Fuhrparkberater) in Anspruch zu nehmen.
Funktionsflotte und User-Chooser-Fahrzeug
Die erste und wichtigste Frage lautet: Warum will die Firma ihren Mitarbeitern Dienstfahrzeuge zur Verfügung stellen? Sollen die betrieblichen Kernaufgaben damit erfüllt werden und etwa damit Waren ausgeliefert oder sie für den Kundendienst eingesetzt werden? Dann wäre dies eine Funktionsflotte.
Ist der Dienstwagen vertraglicher Gehaltsbestandteil und dient als Motivationsinstrument oder als Instrument für das Recruiting neuer Mitarbeiter, dann ist es eine User-Chooser-Flotte, da sich die Arbeitnehmer (User) ihr Fahrzeug im gewissen Rahmen selbst konfigurieren können, also eine Auswahl an Optionen haben.
Was bildet den Rahmen?
Entscheidend für die Ausgestaltung der Wahlmöglichkeiten im Car-Konfigurator ist
- der finanzielle Rahmen (Budget)
- die Vorgaben an den Verbrauch des Fahrzeugs (CO2)
- das Fahrprofil (Stichwort Elektromobilität)
- sowie die Fahrzeugklasse oder die Karosserieform (beispielsweise sind Cabrio oder klassische Geländewage sowie Pick-up oft ausgeschlossen)
Die Betriebskosten des Fahrzeugs, besser die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership, TCO), sind zentrale Richtwerte, da das Gros der Kosten eines Fahrzeugs für dessen Nutzung anfällt (Kraftstoff, Strom, Werkstatt, Reifen, Versicherung, Reparaturen etc.).
Car Policy: So werden die Fahrzeugklassen festgelegt
Bei der Auswahl der Marken und Modelle gibt es nicht die eine richtige Vorgehensweise, sondern verschiedene, die in der Praxis auch miteinander kombiniert werden. Einige Unternehmen geben bestimmte Fahrzeuge mit feststehender Motorisierung vor, andere legen pro Nutzergruppe den Bruttolistenpreis des Neuwagens oder aber eine monatliche Finanzrate (oder Leasingrate, wenn zu den Finanzierungskosten weitere Services vom Finanzierungspartner übernommen werden) fest und räumen ihren Dienstwagenberechtigten mehr Wahlfreiheit ein.
Einige Unternehmen definieren auch für den Fuhrpark CO2-Limits, bis hin zur Pflicht der CO2-freien Mobilität. Dies würde einen strickten Umstieg auf alternative Antriebe zur Folge haben.
Sind weiterhin Verbrenner (Benzin- oder Dieselfahrzeuge) möglich und nötig, dann bestimmt sich die Auswahl in solchen CO₂-basierten Policies vor allem nach dem CO₂-Ausstoß, oft in Kombination mit einem Bonus-System, wenn sich der Nutzer entweder für einen Wagen mit geringeren Emissionen entscheidet (Belohnung zum Beispiel in Form höherwertiger Ausstattung) oder einer Malus-Regel, wenn er einen Wagen mit höheren CO₂-Werten als vorgesehen bestellt. Dann muss er etwa einen Ausgleich privat zuzahlen.
Deutlich definiert sein sollte ferner, inwieweit zusätzliche Ausstattung erlaubt ist und wer die Kosten dafür trägt. Häufig dürfen sich Mitarbeiter für ein freiwilliges „Downgrading“ in der Sonderzubehörliste bedienen.
So wird die Haltedauer der Fahrzeuge festgelegt
Nicht fehlen darf in einer Dienstwagenrichtlinie, in welchen Zeiträumen die Fahrzeuge erneuert werden. Die Nutzungsintensität bestimmt die Kombinationen aus Laufzeit und Laufleistung. Da Vielfahrer, wie Techniker oder Außendienstler, jedes Jahr in der Regel mehr Kilometer auf den Tacho bringen als Führungskräfte, müssen deren Fahrzeuge folglich schneller ersetzt werden.
Auch das ist, wie vieles in der Car-Policy, eine individuelle Entscheidung. Es sollten deshalb die maximale Kilometerzahl und eine maximale Nutzungsdauer definiert werden. Aus der Praxis heraus empfiehlt es sich auch bei höheren Fahrleistungen der Fahrzeuge nicht die Laufleistung des Vertrags zu kürzen. Um solche Spitzen an Mobilitätsbedarf zu decken, empfehlen sich kurzfristige Beschaffungsalternativen wie das Auto-Abo oder die Langzeitmiete.
Diese Pflichten hat der Dienstwagenfahrer
Die Dienstwagenberechtigten erhalten zu ihrem Fahrzeug einige Pflichten mit. Auch diese sollten schriftlich fixiert werden. Das beginnt beim Bestell- und Genehmigungsprozess und endet bei der Rückgabe. Dazwischen liegt die lange Zeit der Nutzung, bei der unter anderem zu klären ist, wo (In- und Ausland) und wann (Freizeit, Wochenenden, Urlaub) der Dienstwagenberechtigte mit dem Firmenfahrzeug fahren darf, wer die Kraftstoffkosten dafür trägt und wem außer ihm die Nutzung gestattet ist.
