Die Umfrage zeigt: Es offenbaren sich zahlreiche Herausforderungen und Alltagschwierigkeiten. Doch die Branche arbeitet bereits an effizienteren und digitalen Lösungen. Jede Woche investieren 73 Prozent der Verantwortlichen mehr als drei Stunden ihrer Arbeitszeit in die Verwaltung des firmeneigenen Fuhrparks.
Bei 37 Prozent sind es sogar über zehn Stunden. Dabei sind 64 Prozent der Studienteilnehmer für diese Aufgabe nicht allein verantwortlich, sondern teilen sie mit Kollegen. Für kleine und mittlere Unternehmen ist der eigene Fuhrpark ein ressourcenintensives Unterfangen.
Als aufwändigsten Aufgabenbereich nennen 50 Prozent der Befragten das Schadenmanagement. Häufig genannt wurden außerdem die Fahrtenbuchführung (45 Prozent), Routendokumentation (41 Prozent), Routenplanung & Live-Ortung (41 Prozent) sowie die Verwaltung des Kraftstoffverbrauchs (39 Prozent). 37 Prozent der Fuhrparkverantwortlichen geben an, dass die Ablage und das Auffinden von Dokumenten mit dem meisten Aufwand verknüpft sind.
Die häufigsten Probleme
Der hohe Aufwand dieser Aufgaben geht dabei Hand in Hand mit der Häufigkeit, in der sie im Alltag Schwierigkeiten bereiten. Die Hälfte aller Befragten berichtet von Problemen mit Fahrtenbüchern. 43 Prozent nennen außerdem die Kostenverwaltung und -analyse, 38 Prozent das Schadenmanagement und für 32 Prozent ist es schwierig, den Überblick über die Standorte von Fahrzeugen und Mitarbeitern zu behalten. Die gemeinsame Ursache dieser Probleme stammt häufig aus den Bereichen der Dokumentation oder der Kommunikation.
61 Prozent der Fuhrparkmanager stimmen der Aussage zu, die Fahrtenbücher seien lückenhaft geführt. Digitale Lösungen, die die Fahrtenbuchführung vereinfachen, können hier Abhilfe schaffen. Über unvollständige Tankberichte klagen 51 Prozent. Und 46 Prozent bestätigen, dass eine Analyse der Gesamtkosten der Fahrzeugflotte schwierig sei. Auch hier kann eine digitale und zentrale Verwaltung für ein transparentes und unkompliziertes Management des Fuhrparks sorgen.
Vier von fünf Fuhrparkverwaltern setzen auf Excel-Tabellen
Excel und manuelle Dokumentablage Dokumente dominieren den Alltag im Flottenmanagement. 81 Prozent der befragten Fuhrparkverwalter nutzen Excel-Tabellen entweder als alleiniges Werkzeug oder in Kombination mit anderen Lösungen. 10 Prozent setzen auf eine Verwaltung mit händisch ausgefüllten Dokumenten – immerhin neun Prozent setzen bislang ausschließlich auf eine Fuhrparksoftware-Lösung. Auch einzelne Teilaufgaben laufen in den meisten Fällen analog ab, beispielsweise die Fahrzeugbuchung. 57 Prozent der befragten Unternehmen setzen für solche Aufgaben noch keine digitalen Hilfsmittel ein.
Digitale Lösungen scheitern nicht an mangelnder Bereitschaft
Das Gesamtbild macht die Dringlichkeit für den Einsatz moderner Software-Lösungen deutlich, um damit die Verwaltung zu erleichtern. Entsprechende digitale Lösungen dafür existieren bereits und wie die Vimcar-Studie, sind Unternehmen und Mitarbeiter auch Willens, sie einzusetzen.
Nur zwölf Prozent der Befragten glauben, dass ihre Geschäftsführung den Kauf einer dedizierten Fuhrparksoftware ablehnen würde. Und 14 Prozent meinen, dass die Fahrer selbst dem Einsatz einer digitalen Lösung, z.B. für Fahrtenbücher, skeptisch gegenüberstehen.
Tatsächlich plant bereits fast die Hälfte der Befragten die Digitalisierung der Flottenverwaltung: 43 Prozent wollen innerhalb der nächsten sechs Monate eine Fuhrparksoftware einführen. Die digitale Transformation schreitet in kleinen und mittelständischen Unternehmen der Bauindustrie also voran. Das bringt bereits heute erhebliche Erleichterungen bei der Fuhrparkverwaltung mit sich – Wie Vimcar ermittelt hat, können durch den Einsatz einer Fuhrpark-Software pro Jahr bis zu 10.000 Euro und 25 Prozent Zeitaufwand gespart werden.
Bereits das Digitalisieren von Teilaufgaben sorgt für deutliche Entlastung: Beispielsweise das Schadenmanagement zu digitalisieren reduziert den dafür nötigen Zeitaufwand um 43 Prozent und vermindert die Ausfallzeit der eigenen Fahrzeuge um 35 Prozent. (ms)
