Spaß an flotten Autos

Die Horn GmbH mit Hauptsitz in Stutensee bei Karlsruhe nutzt Firmenwagen als Motivationsinstrument,

das die Leistungen der Mitarbeiter honorieren und diese anspornen soll. Das Unternehmen hat daher nur wenige Beschränkungen bei der Fahrzeugauswahl festgelegt. Im Firmen-Fuhrpark finden sich folglich

viele Pkw, die nicht unbedingt dem typischen Bild eines klassischen Dienstwagens hierzulande entsprechen.

Engagement wird belohnt! So lautet bei der Horn GmbH ein Leitsatz in der Geschäftsphilosophie, die seit Gründung des Unternehmens vor 21 Jahren gilt. Das wirkt sich konkret auf den Fuhrpark aus. Denn die Firmenwagen sind Werkzeuge zur Mitarbeitermotivation, für die es keine festgeschriebene Car Policy gibt. „Wir haben lediglich bestimmte Rahmenbedingungen abgesteckt, die sich mit dem Wachstum des Unternehmens langsam entwickelt haben“, sagt Geschäftsführer Thomas Horn.

Hierzu gehört, dass die Geschäftsführung die strategischen Entscheidungen trifft, die Buchhaltung das Fuhrparkmanagement übernimmt und generell zwei Mitarbeitergruppen fahrzeugberechtigt sind: die Vertriebsmitarbeiter im Außendienst und Führungskräfte.

Freie Auswahl der Fahrzeugkategorie

Darüber hinaus gibt es eine klare Marschrichtung bei der Fahrzeugauswahl: Im Außendienst darf seit etwa vier Jahren nur noch Volvo gefahren werden. Für die schwedische Marke als ausschließlichen Partner hat sich Horn entschieden, weil er den abgeschlossenen Flottenvertrag umfänglich nutzen will, um dauerhaft gute Konditionen zu erhalten.

Ein weiterer Grund ist die Betreuung der Fahrer durch den örtlichen Händler und dessen Dienstleistungen, die das Unternehmen entlasten. „Wichtige Services sind beispielsweise die Auslieferung und Abholung der Neufahrzeuge, der kostenlose Hol- und Bring-Service bei Reparaturen und die Stellung von Ersatzwagen bei Bedarf. Das Personal dort ist außerdem sehr sympathisch, arbeitet zuverlässig und regelt den administrativen Ablauf rund um die Fahrzeuge ohne Aufwand für uns“, sagt Horn.

Die Führungskräfte haben dagegen komplett freie Auswahl unter den Marken. Was sie und die Außendienstmitarbeiter wiederum eint: Jedes Modell kommt als Firmenwagen in Frage, wenn es der Mitarbeiter will. Es gibt folglich keine Einschränkungen oder Vorgaben bei der Fahrzeugkategorie und der Motorisierung. Ob sportlich oder komfortabel: Die persönlichen Präferenzen sind ausschlaggebend.

Entsprechend bunt ist die Flotte der 15 Firmen-Pkw. Sie besteht aus acht Volvo, vorwiegend C30 und C70, drei BMW, sowie je einem Opel, Lexus, Jaguar und Porsche. Die meisten dieser Fahrzeuge sind Diesel. Daneben unterhält das Unternehmen am Hauptsitz in Stutensee noch einen gekauften VW-Transporter, mit dem regionale Kunden beliefert werden.

Zuzahlung zur Leasingrate als Bremse

Bei den Pkw setzt Horn auf Leasing. In der Regel schließt er dafür reine Finanzleasingverträge mit der jeweiligen Herstel-lerbank ab. Zwei Fahrzeuge hat er jedoch mit einem Rundum-sorglos-Paket geleast. Horn: „Das nehmen wir mit rein, wenn wir die Leistungen ohne zusätzliche Kosten on top erhalten.“ An der grundsätzlichen Entscheidung pro Finanzleasing plus internes Fuhrparkmanagement ändert das nichts. „Wir bleiben bei unserer Größe der Linie treu, alle Bereiche intern zu verhandeln, abzuwickeln und nur mit sehr wenigen Dienstleistern zusammenzuarbeiten“, sagt Horn. Aus der Zentrale werden daher je nach Bedarf des Mitarbeiters die Fahrzeuge im Vertrieb für drei Jahre mit einer Laufleistung von 30.000 bis 35.000 Kilometer pro Jahr und die Firmenwagen der Führungskräfte für drei Jahre mit einer Laufleistung von 20.000 bis 25.000 Kilometer pro Jahr geordert.

Je nach Fahrzeug resultiert daraus eine Leasingrate, von der die Firma einen Maximalbetrag für die Außendienstmitarbeiter sowie die Führungskräfte übernimmt. Überschreiten die Mitarbeiter diesen Betrag, müssen sie die Differenz aus der tatsächlichen Leasingrate und dem maximalen Unternehmensanteil aus ihrem Nettoeinkommen monatlich selbst tragen. Mit dieser Regelung appelliert Horn an die Eigenverantwortung der Fahrzeugnutzer. Vielmehr im Vordergrund steht aber die grundsätzliche Unternehmenspolitik. Horn erläutert: „Wir wollen, dass sich die Mitarbeiter bei uns wohlfühlen und motiviert sind. Deshalb sollen sie auch schöne Autos fahren, die ihren Bedürfnissen gerecht werden.“

Nichtsdestotrotz hat sich das Unternehmen bereits mit dem Einsatz alternativer Antriebe beschäftigt. Insbesondere Hybride waren dabei im Fokus. Ein Hybrid hat mit dem Lexus LS430h inzwischen auch Einzug im Fuhrpark gehalten. „Da wir aber einen kleinen Fuhrpark haben, setzen wir andere Prioritäten. Wenn weitere Konzepte und mehr Modelle auf den Markt kommen, wird das Thema sicherlich eine größere Rolle spielen, weil der Umweltgedanke wichtig ist und wir unseren Beitrag leisten wollen“, so der Geschäftsführer.

Aufwand soll gering bleiben

Generell ist Horn mit seiner Strategie nach eigenem Empfinden bisher gut gefahren. Auch der Aufwand im Fuhrparkmanagement hält sich in Grenzen. Das erreicht das Unternehmen, indem die Fahrer lediglich eine Tankkarte der OMV erhalten, mit der sie an der nächstgelegenen Station tanken können.

Müssen die Mitarbeiter unterwegs tanken, wird per Beleg mit der Finanzbuchhaltung abgerechnet. Sie wickelt auch die Kfz-Steuer, GEZ-Gebühr sowie die Rechnungen für Werkstattbesuche ab. Inspektionen, Verschleißarbeiten und Reifenbeschaffung erledigen die jeweiligen Markenhändler, bei dem je nach Bedarf die Räder und Reifen gekauft werden. „Denn die Kosten hierfür liegen bei uns im Vergleich zum Full-Service deutlich niedriger“, sagt Horn.

Was er jedoch extern verhandeln lässt, ist die Kfz-Flottenversicherung. Ein regionaler Makler übernimmt diese Aufgabe und handelt die Verträge aus. Derzeit sind die Fahrzeuge per Stückprämien bei Badische Versicherungen (BGV) mit einem Selbstbehalt (SB) von 150 Euro in der Teilkasko und einer SB von 500 Euro in der Vollkasko versichert. Mit dieser Lösung ist Horn zufrieden, da sich die Schäden auf einem niedrigen Niveau bewegen würden. Alles in allem ist der Aufwand mit dem Fuhrpark daher ganz gering. „Sonst hätten wir das Management außer Haus gegeben“, betont Horn.

Infolgedessen sieht er das Unternehmen auch für die Zukunft gut aufgestellt. An Einschnitte für die Nutzer der Firmenwagen denkt der Geschäftsführer nicht. Was jedoch in den Brennpunkt rückenkönnte, sind die Einkaufskonditionen. Als Mitglied der Soennecken eG, einer Genossenschaft für den bürowirtschaftlichen Handel, kann er auf deren Rahmenabkommen mit den Herstellern zurückgreifen. Diese hat der Firmenchef bisher nicht in Anspruch genommen. Thomas Horn resümiert: „In Zukunft kann es aber sicherlich ein interessantes Instrument sein.“ A. Schneider

Kurzporträt: Horn GmbH

Die Horn GmbH ist ein reines Handelsunternehmen für EDV-Verbrauchsmaterialien und Peripheriegeräte wie Drucker und Festplatten, das 1988 gegründet wurde. Es sorgt ausschließlich für die Bevorratung von Kunden im B2B-Bereich, wobei sich Horn auf die Bedienung von öffentlichen Auftraggebern spezialisiert hat. Inzwischen beschäftigt das Unternehmen rund 80 Mitarbeiter, die vorwiegend am Hauptsitz in Stutensee bei Karlsruhe arbeiten. Daneben unterhält Horn aber auch Niederlassungen in Raden bei Dresden, im österreichischen Feldkirchen und Wien sowie in Frankreich bei Straßburg.

Horn-Fuhrpark im Überblick

16 Firmenfahrzeuge, davon15 Pkw: acht Volvo, v. a. C30 D5+ C70 D5, drei BMW: 120d, 320d sowie 520d; je ein Opel Tigra, Lexus GS 430h, Porsche Cayman und Jaguar XF sowie ein Transporter VW T5 2.5 TDI

Pkw vorwiegend im Finanzleasing: 36 Monat mit 20.000 bis 35.000 km p. a.

Leasinggeber: jeweilige Herstellerbank

fahrzeugberechtigt: Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte

Tankkarte: OMV

Flottenversicherung bei Badische Versicherungen

Fuhrparkmanagement in Eigenregie durch Buchhaltung und Geschäftsleitung

• Ausgabe 6/2009 Seite 60 (249.6 KB, PDF)