Schadenverhütung ohne Umwege

Reibungsloses Riskmanagement | Um trotz einer dezentralen Konzernstruktur und 5.700 Fahrzeuge in der Flotte Schäden transparent und effizient abzuwickeln, baut die BayWa auf eine Lösung der Euroassekuranz.

— Wer in Bayern wohnt, kennt die BayWa. Als internationales Handels- und Dienstleistungsunternehmen mit starken regionalen Wurzeln in Süddeutschland bietet die BayWa ein umfangreiches Portfolio in der Landwirtschaft vor Ort an, das von der Getreidelogistik über den Futtermittelvertrieb und Stallbau bis hin zur Energiefachberatung reicht. Entsprechend präsent sind auch BayWa-Fahrzeuge auf den Straßen unterwegs.

Aushängeschild Fuhrpark | Da unter dem Firmenlogo nicht selten Gefahrgut wie Heizöl oder Pflanzenschutzmittel transportiert wird, fährt das Risikopotenzial immer mit. Ist ein BayWa-Fahrzeug in einen Unfall verwickelt, droht neben einem materiellen auch ein Imageschaden. Dem Schadenmanagement gilt darum ein besonderes Augenmerk.

Doch das stellt bei der Zusammensetzung des Fuhrparks mit rund 5.700 Fahrzeugen eine besondere Herausforderung dar. Zur Konzernflotte zählen fast 1.900 Pkw, darunter zu 75 Prozent Kombis. Die BayWa setzt dabei vor allem auf Modelle der Marken VW und Peugeot sowie auf Fahrzeuge von Audi und BMW.

Weiter umfasst der Fuhrpark 1.300 Lkw und Transporter, 200 davon mit Treibstoffbeförderung, die im Risikobereich und im Handling besonderer Sorgfalt bedürfen. Zusätzlich gibt es 450 landwirtschaftliche Zugmaschinen, 680 Anhänger, 1.600 Gabelstapler und Radlader sowie 40 Arbeitsmaschinen. Die Fuhrparkfäden laufen bei Manfred Wegert, Leiter Einkauf Eigenbedarf/Fuhrpark bei der BayWa, zusammen. Er kümmert sich gemeinsam mit zwei Mitarbeitern zentral von München aus um das strategische Fuhrparkmanagement. Mit der operativen Flottenverwaltung ist teilweise ein externer Dienstleister vertraut.

Dezentrale Organisation | Der BayWa-Konzern ist dagegen dezentral organisiert. So unterteilt sich die BayWa intern in die Sparten Energie, Agrar und Bau mit je eigenen Zuständigkeiten.

Dementsprechend erfolgt auch die Schadenmeldung für Firmenfahrzeuge dezentral. „Die Reportingmöglichkeiten und somit auch die Auswertungs- und Analysemöglichkeiten gestalten sich bei dezentraler Schadenmeldung schwieriger als bei einer zentralen Struktur“, erklärt Flottenprofi Wegert die Ausgangslage.

Auch die Finanzierungsstruktur der Flotte erschwert das Schadenmanagement. Nachdem das Unternehmen im Pkw-Bereich 2009 mit Leasing begonnen hat, sind mittlerweile bereits rund 83 Prozent der Pkw-Flotte ins Leasing überführt – seit 2012 arbeitet die BayWa mit mehreren Leasinggebern zusammen. Dabei handelt es sich laut Wegert zu 90 Prozent um Full-Service-Leasing (Laufleistung 48 Monate/30.000 Kilometer). Zusätzlich gibt es einen Bestandteil von Kauffahrzeugen in der Flotte.

Um trotz der heterogenen Struktur auf Schadenfälle schnell reagieren zu können, baut die BayWa seit Herbst 2012 auf eine zentrale Lösung der Euroassekuranz, die als Partner den Schadenworkflow steuert. „Früher wurden Formulare in Papierform verschickt und es gab kein Reporting. Man wusste, wie hoch die Schäden in Summe waren, aber nicht, wo die Ursachen liegen“, blickt Wegert zurück.

Die Euroassekuranz hat ein webbasiertes Schadenmeldeportal entwickelt, das die Schadensabwicklung vereinfachen soll. Das Portal ist in das Intranet der BayWa integriert, sodass die Nutzer dies konzernweit an gewohnter Stelle finden. Ein dynamischer Seitenaufbau und Auto-Befüllung des Formulars beschleunigen dabei den Eingabeprozess, betont der Versicherungsmakler.

Schlanker Meldeprozess | Durch Abfragen wird außerdem gesteuert, wer die Schadenmeldung bekommen soll. Dies geschieht zum Beispiel aufgrund der Schadenhöhe oder wenn ein Reputationsschaden droht. „Die Meldung geht an den Leasinggeber, der eine Freigabe erteilt, und gleichzeitig an den Fuhrparkverwalter, der ein Ersatzfahrzeug stellt – alles mit einer Eingabe“, erklärt Artur Schubert, Vorstand der Euroassekuranz. Trotz dezentraler Eingabemöglichkeit entsteht so ein einheitlicher Meldeprozess, der zu einer zentralen Schadentransparenz beim strategischen Fuhrparkmanagement, bei der Corporate Insurance sowie bei der jeweiligen Sparten- oder Geschäftsleitung führt.

Bei Schäden im niedrigen vierstelligen Bereich, die so pro Jahr abgewickelt werden, fungiert die Euroassekuranz im Rahmen des Schadenmeldeprozesses als Kommunikationsknotenpunkt. Diese Rolle nimmt im Konzern Dirk Kamutzky, Head of Corporate Insurance bei der BayWa, wahr. Er fungiert als Schnittstelle zwischen der Euroassekuranz und der BayWa und entwickelt die Konzernstrategie mit.

„Wir haben uns bei der Euroassekuranz bewusst für einen Makler mit professioneller Erfahrung im Schadenmanagement von Autoflotten entschieden, der gleichzeitig hervorragend vernetzt ist“, erklärt Kamutzky die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister.

Sinnvolle Schnittstellen | Um auch die reibungslose Zusammenarbeit aller an der Schadensabwicklung Beteiligten zu gewährleisten und die Meldeprozesse so schlank wie möglich zu gestalten, wurden bei einem Roundtable mit der BayWa, der Euroassekuranz sowie den Leasinggebern und dem operativen Fuhrparkmanagement IT-Schnittstellen erörtert, kommunikative Regeln festgelegt und so Redundanzen abgebaut. Dank des so vernetzten Schadenportals ist nun gewährleistet, dass beispielsweise bei Unfällen mit Gefahrgut ein beschleunigtes Schadenverfahren im Haftpflicht-Fall erfolgen und so der Schaden im Idealfall gemindert werden kann.

Die Euroassekuranz koordiniert über das Meldeportal dabei alle Prozesse im Hintergrund. „Wenn man sich eine ‚Sanduhr‘ vorstellt, sitzt die Euroassekuranz an der Engstelle und kanalisiert alle Schäden, die von der BayWa kommen“, hält Schubert fest. Diese werden dann nach unten an Leasinggeber, Versicherer, Werkstätten etc. weitergeleitet und die Antworten nach oben wieder in das System der BayWa eingespielt.

An der Wurzel anpacken | Den Effekt spürt vor allem das strategische Fuhrparkmanagement: Denn Wegert und sein Team sehen dank der Auswertungen, wo die Schäden verstärkt ihre Ursachen haben. „So können wir Schadenmuster erkennen und entsprechend reagieren“, betont Wegert. Kamutzky bringt den Hauptvorteil auf den Punkt: „Unser Ziel ist die Schadenverhütung und die Basis für kosteneffiziente Schadenverhütung ist belastbares statistisches Material, das uns die Euroassekuranz über das Schadenportal liefert.“

In Kombination mit dem regen und transparenten Austausch zwischen Flottenmanagement und Corporate Insurance, den der Konzern großschreibt, wurden so schon erste Erfolge verbucht. Denn Wegert und sein Team konnten bereits geeignete Riskmanagement-Maßnahmen ableiten und umsetzen: „Wir haben uns beispielsweise einen Rahmenvertragspartner für das Thema Autoglas gesucht, da wir vergleichsweise viele Glasschäden festgestellt haben“, sagt Wegert. Für nächstes Jahr stehen des Weiteren Überlegungen an, Abstandswarner als Standardausstattung in die Pkw einbauen zu lassen, um dadurch weitere Schäden zu vermeiden.

Über die Fortschritte seit Einführung des Schadenmeldeportals sind sich Kamutzky und Wegert einig: „Wir können nun an der Wurzel ansetzen und so vermeiden, dass die Fahrzeuge, die Mitarbeiter und der Ruf der BayWa Schaden erleiden.“ | Britta Winkgens

Tobias Lindner | Geschäftsbereichsleiter Mobility bei der Euroassekuranz

– Wie ist die Euroassekuranz bei der Betreuung von Fahrzeugflotten aufgestellt?

Die Euroassekuranz bietet seit fast 20 Jahren Lösungen für alle Flottengrößen an. Derzeit werden von der Euroassekuranz mit 28 Mitarbeitern im Bereich Mobility etwa 40.000 gewerbliche Fahrzeuge/Risiken betreut.

– Welche Services bietet die Euroassekuranz für Fahrzeugflotten?

Wir kümmern uns um die schlanke Verwaltung, die schnelle Schadensabwicklung sowie die risikoadäquate, maßgeschneiderte Flottenversicherungslösung. Unser Ansatz lautet: Schäden vermeiden, Schäden verringern, Risiko identifizieren und selektiv transferieren und die Abwicklung effizient organisieren. Dabei bedienen wir uns moderner webgestützter Workflows, die wir in die Kundenumgebung implementieren, sowie ausführlicher Reporting-Instrumente.

– Wie profitieren Flottenkunden von der Zusammenarbeit mit der Euroassekuranz?

Durch jahrelange Marktpräsenz und umfangreiche Portfolios wurden Instrumente entwickelt, die sich den Prozessen und Gegebenheiten unserer Kunden anpassen lassen. Dies ermöglicht sowohl eine effiziente Abwicklung als auch eine optimale Datenhaltung. Somit kann durch schnelle Reaktion im Schadenfall, aber auch die entsprechende Risikoanalyse gezielt an der Vermeidung und Verringerung der Schadensaufwendungen und somit einer nachhaltigen Kostenreduzierung gearbeitet werden.

• Ausgabe 12/2013 Seite 60 (3.2 MB, PDF)