Persönlicher Benefit für alle

"Was können wir unseren Mitarbeitern als Alternative rund um die Mobilität bieten?" Mit dieser Frage hat sich die Thyssenkrupp Management Consulting (TKMC) beschäftigt, nachdem der Mutterkonzern die Möglichkeit des Kfz-Leasings von Privatwagen vor gut drei Jahren eingestampft hat. Eine Antwort sollte eine Taskforce finden, die aus TKMC-Mitarbeitern unterschiedlicher Positionen gebildet wurde. "Ziel war es, eine Lösung zu finden, die für jedes Karriere-Level attraktiv ist", erläutert Elisabeth Remm, Expert Talent Acquisition und Mitglied der Arbeitsgruppe. In einem ersten Schritt wurde dazu ein Fragenbogen an alle Kollegen gesendet.

Maximale Flexibilität erwartet

Kernergebnis der Erhebung: Die Teilnehmer wünschen sich ein Budget für rein private Mobilitätszwecke, das sie für eine große Bandbreite an Diensten so flexibel wie möglich ausgeben können.

Parallel zur Umfrage hat die Taskforce recherchiert, welche Mobilitätslösungen und digitale Tools es auf dem Markt gibt und wie das Unternehmen den Benefit nicht nur mit geringem internem Aufwand, sondern auch rechtssicher abbilden kann. "Vor diesem Hintergrund haben wir einen Anbieter gesucht, der all das ermöglicht", so Remm. Der Tipp eines Consultants hat sie auf Lofino gebracht. Nach Gesprächen mit dem Dienstleister plus kurzer Testphase der App durch Human Resources (HR) ist die Zusammenarbeit im April 2019 gestartet.

Mobilitätskategorien

Seither haben alle Mitarbeiter Zugang zum Mobilitätsbudget. Sie erhalten einen monatlich festen Betrag, den sie frei auf folgende vier Kategorien aufteilen können: erstens: Fahrtkosten Arbeitsweg, zweitens: fahrzeugbezogene Kosten wie Tanken, Laden, Reparaturen und Autowäsche, drittens, Miete, Sharing, Taxi sowie viertens, nationaler Linienverkehr. Letzteres umfasst ÖPNV genauso wie Bahn- und Flug-Tickets. Die Höhe des Gesamtbudgets richtet sich wiederum nach den Karrierestufen. Das niedrigste Budget beginnt bei 70 Euro pro Monat. Weitere Zahlen nennt Remm auf Anfrage nicht. Die Versteuerung erfolgt komplett durch das Unternehmen.

Leitlinien für die Nutzung

Daneben hat TKMC im Vorfeld einige unverrückbare Regeln bestimmt. Demnach darf das Budget nicht überschritten werden. Außerdem kann der Mitarbeiter nichts ansparen. Nutzt er von 70 Euro etwa nur 50 Euro, verfallen die 20 Euro mit Ablauf des Monats. "Des Weiteren muss jeder Beleg aus dem Monat stammen, in dem dieser eingereicht wird, und in Deutschland ausgestellt sein", so Remm. "Diese Vorgaben führen dazu, dass die Budgets in der Regel zu 100 Prozent ausgeschöpft werden." Inzwischen nutzen rund 70 der insgesamt 75 Mitarbeiter das Mobilitätsbudget. Bei Einführung des Modells sind es 55 gewesen.

Festes Abwicklungsverfahren

Zugleich laufen feste Verfahren für die Verantwortlichen und Nutzer ab - vom Zugangsantrag über die Belegkontrolle bis zur monatlichen Abrechnung. Zentrales Werkzeug ist die App, über die das Mobilitätsbudget gemanagt wird. Hierfür erhält der Dienstleister von TKMC jeden Monat eine aktuelle Liste der Mitarbeiter, weil regelmäßig neue hinzukommen. Darin stehen die grundlegenden Daten, um den Zugang via Dienst-Smartphone anlegen und Log-in-Daten verschicken zu können. Sobald diese gesendet und die App heruntergeladen ist, kann der monatliche Betrag genutzt werden.

Im Gegenzug übermittelt Lofino an HR eine Auswertung mit den beanspruchten Budgets. Von dort wird die Excel-Datei via Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung des Konzerns weitergeleitet, wo der Zahllauf auf das Konto des jeweiligen Angestellten angestoßen wird.

Die Mitarbeiter verwalten alle Vorgänge über die App und reichen darüber ihre Belege ein. Zu diesem Zweck fotografieren sie die Rechnung entweder mit der Kamera direkt aus der Anwendung oder greifen auf die Fotogalerie des Diensthandys zu, um das Bild hochzuladen. Auch Screenshots sind zugelassen. Die Dokumente müssen nur gut lesbar sein. "Bei Lofino wird dann jeder Beleg von Steuerexperten geprüft", sagt Remm. "Wenn etwas nicht stimmt, wird dem Mitarbeiter angezeigt, dass der Beleg abgelehnt wurde." Wird die Quittung anerkannt, gibt es auch darüber eine Nachricht auf dem Dienst-Smartphone.

Mittels App werden dem Nutzer wesentliche Informationen auch jederzeit in Grafiken dargestellt. Will der Mitarbeiter das Budget für den kommenden Monat neu verteilen, schreibt er den Ansprechpartner beim Dienstleister via E-Mail an. Der passt es in wenigen Stunden an. Die Zuweisung kann aber nur vorab für den Folgemonat erfolgen.

Implementierung mit Vorlauf

Die Kosten für TKMC halten sich laut Remm in Grenzen: "Wir haben zu Beginn für die Implementierung einen Betrag auf Basis der geplanten Nutzerzahl entrichtet. Für laufende Dienste wie das Management des Benefits, die steuerliche Expertise und Aktualisierung der App zahlen wir nun einen fixen Prozentsatz der monatlichen Gesamtsumme, welche die Mitarbeiter pro Monat als Benefit erhalten."

Die Consulting-Tochter von Thyssenkrupp hat folglich mit der Abwicklung nicht viel zu tun. Die Implementierung lief nach Angaben von Remm ebenfalls ohne Probleme: "Es hat lediglich etwas Zeit gebraucht, die Abstimmung mit den Abteilungen und den Aufbau der Schnittstelle zur Buchhaltung zwecks Entgeltabrechnung zu bewerkstelligen sowie die Vorgaben des Datenschutzes zu erfüllen." Aus diesem Grund ist etwa nur das Diensthandy für die Nutzung der App zugelassen.

Der Dienstleister hält ferner die Konzern-Abteilungen und TKMC auf dem Laufenden, was die steuerlichen Aspekte rund um das Mobilitätsbudget betrifft und passt die Anwendungen entsprechend an.

Konstantes Nutzungsverhalten

Das Angebot kommt bei den Mitarbeitern weiterhin an."Auch wenn es sich aufgrund der Gesetzeslage etwas eingeschränkt hat, es bleibt eine große Vielfalt an Abrechnungsmöglichkeiten", sagt Remm."Der Benefit macht uns als Arbeitgeber daher attraktiver im Wettbewerb. Zusätzlich können wir im Recruiting gut damit werben."

Auswirkungen auf das Mobilitätsverhalten kann die HR-Mitarbeiterin bisher nicht beobachten. In gut eineinhalb Jahren wurden meist Rechnungen rund um das Privatfahrzeug eingereicht, gefolgt von Ausgaben für den Linienverkehr wie Bahn- und ÖPNV-Tickets. Einige haben sich auch ein E-Bike gekauft und sich die Kosten anteilig erstatten lassen. Dass das Auto trotz des niedrigen Durchschnittsalters der Belegschaft von Anfang 30 dominiert, hat für Remm etwas mit der Beraterbranche zu tun: "Für die Consultants ist ein Pkw und die Flexibilität, die er mit sich bringt, sehr wichtig."

• Ausgabe 12/2020 Seite 24 (139.1 KB, PDF)