Mobil und agil

Teil 6: Diakonie Sozialstation Mosbach | Der ambulante Pflegedienst least seine Fahrzeuge und konzentriert sich auf ein Marke. Das verbessert die Konditionen und erhöht den Wiedererkennungswert der Flotte.

— Die Pflegekräfte der Diakonie Sozialstation Mosbach betreuen Menschen von ihrem Standort aus in einem Radius bis 50 Kilometer. Je nach Dienstplan legen daher manche Mitarbeiter bis zu 3.000 Kilometer pro Monat mit dem Dienstwagen zurück, andere nur 800 Kilometer. Gleichwohl müssen alle 36 Fahrzeuge der Organisation voll ausgelastet sein. Das bedeutet für Andrea Huslig als stellvertretende Pflegedienstleistung und operative Fuhrparkmanagerin eine optimale Tourenplanung vorzunehmen und die Autos bei Bedarf zu tauschen. Denn die Flottenfahrzeuge, bestehend aus den Kleinwagen VW up und Fox sowie einem Caddy, jeweils mit dem kleinsten Ottomotor, sind für drei Jahre mit Laufleistungen von 15.000 oder 20.000 Kilometern jährlich geleast. Lediglich ein gesponserter Smart befindet sich im Eigentum.

Demzufolge sollen die vereinbarten Laufleistungen ausgeschöpft, aber nicht wesentlich überschritten werden. „Zu diesem Zweck haben wir die meisten Pkw auch auf Parkplätzen in der Region oder bei den Mitarbeitern entsprechend positioniert. Nur drei Fahrzeuge sind in Mosbach stationiert“, sagt Huslig. „Außerdem haben wir Mitarbeiter, die zwei Fahrzeuge für ihre Touren nutzen“, fügt sie hinzu. Parkt das Fahrzeug bei einer Pflegekraft, muss sie auch die gefahrenen Kilometer von der Wohnstätte zum ersten Patienten als Privatfahrt bezahlen, damit kein geldwerter Vorteil entsteht. Schließlich stehen alle Fahrzeuge nur zur rein dienstlichen Nutzung zur Verfügung.

Kommt die Sozialstation mit den Fahrzeugen an ihre Kapazitätsgrenzen, zum Beispiel, wenn sie einen neuen Auftrag bekommt, hilft der VW-Händler in der badischen Kleinstadt aus. „Das Autohaus hält für uns immer zwei Ersatzwagen in der Farbe Dunkelblaumetallic vor“, konstatiert Olga Arnold. Die Geschäftsführerin der Sozialstation Mosbach least dann aber schnell einen Kleinwagen in der gewählten Flottenfarbe hinzu.

Tourenplanung erfordert Know-how | Die vielschichtigen Anforderungen im täglichen Betrieb sind ein wesentlicher Grund, bei der Beschaffung auf eine Marke zu setzen. „Die Konzentration gewährleistet ein entsprechendes Volumen, das nicht nur bessere Konditionen, sondern auch dem Händler ein überdurchschnittliches Maß an Dienstleistungen und Services uns gegenüber ermöglicht“, sagt Arnold.

Nichtsdestotrotz muss das Fuhrparkmanagement ihrer Erfahrung nach im Haus bleiben, da eine effiziente Tourenplanung ohne Fachkenntnis nicht machbar sei. Die Geschäftsführerin erläutert: „Es kommen manchmal Situationen wie Unfälle oder Bedarf an zusätzlicher Familienpflege zustande, in denen drei Kollegen gleichzeitig ein Fahrzeug brauchen. Dann sind Wissen und Flexibilität gefragt, die nur jemand aus dem Pflegemetier mitbringen kann.“

Darüber hinaus braucht es das Know-how eines professionellen Fuhrparkmanagers, etwa um die Prozesse während der Laufzeit der Leasingverträge aufzustellen. Olga Arnold und Andrea Huslig haben hierzu ein Excel-Programm entwickelt, das dem Management und Controlling dient.

Darüber filtern sie beispielsweise regelmäßig, welche Fahrzeuge wie viele Kilometer bereits auf dem Tacho haben. Mittels entsprechender Wenn-dann-Verknüpfungen signalisiert die Anwendung, ob und wann ein Ölwechsel oder eine Intervallinspektion fällig ist.

Die dafür notwendigen Informationen über die Kilometerstände erhält die Sozialstation wiederum über die monatlichen Aufzeichnungen der Mitarbeiter, die sie über die zurückgelegten Strecken führen.

Auf dieser Basis kann Andrea Huslig die notwendigen Werkstatttermine vorausschauend planen und in der Regel mit der monatlichen Dienstbesprechung in Mosbach verbinden. Der Mitarbeiter fährt dann den Dienstwagen zum Händler und wird von einem Kollegen mit zur Zentrale genommen oder vom Autohaus gebracht. „Damit ersparen wir uns den zeitintensiven Aufwand separater Terminvereinbarungen“, so Huslig.

Philosophie der Beschaffung | Mit Excel ist auch die Bestellung der Leasingfahrzeuge entspannt planbar, da die stellvertretende Pflegedienstleiterin bereits Monate vor Vertragsende immer wieder daran erinnert wird.

Generell arbeitet sie hier Hand in Hand mit der Geschäftsführerin, die die strategische Marschrichtung vorgibt und dabei auf Leasing als Beschaffungsform setzt. „Zum einen spricht im Vergleich zum Kauf die geringere Kapitalbindung für Leasing. Zum anderen erreichen wir durch gleiche Modelle mit einheitlicher Beschriftung einen hohen Wiedererkennungswert und stärken unser Image durch neue, gepflegte Fahrzeuge“, begründet Arnold.

Ungeachtet dessen hat sie bei den jüngsten Vergleichen eine Laufzeit von vier Jahren statt der bisherigen drei Jahre in die Kalkulationen einbezogen. „Da aber die Werkstattkosten gerade in diesem einen Jahr immens steigen, lohnt es sich nicht“, so die Geschäftsführerin.

Was sich jedoch mittlerweile rechnet, ist das Leasing inklusive Servicebausteine. Deshalb hat sich die Sozialstation vom reinen Finanzleasing verabschiedet. Seit vergangenem Jahr least die Organisation alle neuen Dienstwagen mit den Modulen Wartung und Verschleiß sowie ReifenClever. Da sich die Pakete in der Gesamtrechnung als günstiger erweisen, gehören sie künftig zum Standard.

Eingedeckt sind die Fahrzeuge über eine Flottenversicherung bei der Allianz mittels Stückprämien in der Vollkasko mit einer Selbstbeteiligung (SB) von 300 Euro und in der Teilkasko mit einer SB von 150 Euro.

Ausstattung als Motivationsmittel | Obwohl ein straffes Management bei den beiden Führungskräften oberste Priorität hat, sparen sie bei der Ausstattung nicht auf Kosten der Mitarbeiter. Im Gegenteil. Neben der Blaumetallic-Lackierung zählen Radio, Sitzheizung und beheizbare Seitenspiegel in den Kleinwagen zum Basisequipment. „Wir haben diese Komponenten fest definiert, damit es das Pflegepersonal trotz des Zeitdrucks und der kurzen Strecken vor allem im Winter warm und wenig Arbeit mit dem Freikratzen hat“, sagt Arnold.

Klimaanlagen wurden bewusst nicht zum Standard erhoben. Die Bedenken der Geschäftsführerin: „Aufgrund der geringen Fahrzeiten würde die Klimaanlage nicht den gewünschten Mehrwert bringen.“

Eine zusätzliche Komponente, über deren Einführung noch diskutiert wird, sind Freisprecheinrichtungen. Derzeit verbietet eine Dienstanweisung generell das Telefonieren während der Fahrt. Die Mitarbeiter fahren dazu bei Bedarf an die Straßenseite oder rufen nach ihrem Einsatz zurück. Spätestens wenn die Tourenplanung aber komplett mobil läuft und die Geräte angeschafft werden sollen, will Arnold die Freisprecheinrichtungen auf die Agenda setzen.

In Stein gemeißelt ist für sie auch nicht die Konzentration auf eine Marke. „Wenn uns ein günstigeres Paket mit gleichen Leistungen angeboten wird, prüfen wir das natürlich genau. Als gemeinnützige Organisation haben wir einen eng gesteckten Kostenrahmen“, so die Geschäftsführerin. Den Fuhrpark der Sozialstation Mosbach und die Entwicklung der Kosten verliert sie daher nicht aus dem Blick. | Annemarie Schneider

Fuhrpark | Auf einen Blick

36 Fahrzeuge, davon 28 VW up 1.0 (60 PS), sechs VW Fox 1.2 (54 PS), ein VW Caddy Maxi Life 1.2 TSI (86 PS) und ein Smart 1.0 (71 PS)

Alle VW im Leasing (drei Jahre; 15.000 oder 20.000 km p. a.) beim herstellereigenen Leasinggeber; Smart gesponsert

VW up seit 2012 mit Servicebausteinen: Wartung & Verschleiß + ReifenClever

Flottenversicherung bei Allianz per Stückprämie mit 300 Euro Selbstbeteiligung (SB) in Vollkasko und 150 Euro SB in Teilkasko

Fuhrparkmanagement intern (stellv. Pflegedienstleitung + Geschäftsführung) inklusive Tourenplanung

• Ausgabe 7/2013 Seite 60 (3.4 MB, PDF)