Keine halben Sachen

Teil 13: KBF | Die Kfz-Steuerung via GPS-System inklusive Modul für den Sprachdialog mit den Fahrern ist das Herz im Flottenmanagement der Stiftung. Nicht nur aus diesem Grund behält sie alle Prozesse in der Hand.

— Rund 325 Fahrzeuge der Stiftung Körperbehindertenförderung (KBF) sind an 365 Tagen im Einsatz und legen jährlich rund 5,5 Millionen Kilometer zurück. Mit ihnen befördern die Mitarbeiter unter anderem mehr als 1.000 Kinder in die Schulen und liefern täglich rund 3.000 Mittagessen aus. Und das, obwohl die gemeinnützige Organisation nur regional in den Landkreisen Tübingen, Reutlingen und Zollernalb aktiv ist.

Der hohe Mobilitätsbedarf bestimmt folglich die Beschaffungsstrategie und das Management. Thomas Seyfarth, Geschäftsführer der KBF, hat dazu mit Fuhrparkleiter Uwe Betz ein System installiert, das die Aufgaben rund um den Einkauf und Betrieb der Firmenfahrzeuge intern bündeln lässt.

Direkte Kommunikation und Steuerung | Ein wichtiges Element im Fuhrpark ist seit Beginn der Tätigkeit in den 70er-Jahren die Kommunikation mit dem Fahrer sowie die Steuerung der Flotte, um beispielsweise noch ein Kind in die Route oder im Notfall schnell mit der Rettungsleitstelle Kontakt aufnehmen zu können. „Wir sind daher früher schon mit Funk gefahren und haben einen eigenen Richtfunk aufgestellt. Danach folgten die Mobiltelefone und nun haben wir seit etwa acht Jahren ein GPS-System, das auf unsere individuellen Bedürfnisse hin angepasst wurde und im Fahrzeug ein Navigationssystem mit Touchdisplay und Sprachmodul beinhaltet“, sagt Thomas Seyfarth.

Das System von Frogne dient dem Fahrdienst sowohl zur Tourenplanung und -steuerung als auch zur direkten Kommunikation mit dem Fahrer. „Überdies speichert das System alle relevanten Daten, sodass eine exakte Abrechnung mit den Kostenträgern möglich ist“, erläutert Seyfarth.

Eigene Werkstatt mit Lackierkabine | Für die geforderte Flexibilität und Transparenz sorgen im Bereich „Fuhrpark und Fahrdienst“ insgesamt 20 Mitarbeiter, von denen acht in der Verwaltung in der Mössinger Zentrale arbeiten, zwei weitere in Reutlingen sowie zwei Kfz-Meister und acht Kfz-Mechaniker in der eigenen Werkstatt. Hier übernimmt die Mannschaft nicht nur die Wartungs- und Verschleißarbeiten, das Räder- und Reifenmanagement sowie die Aus- und Umbauten der Fahrzeuge. In ihrer Verantwortung liegt außerdem die Durchführung der HU/AU in Kooperation mit dem TÜV Süd sowie die Reparaturen und Instandsetzungen von Schäden an den Firmenwagen. Lediglich die Garantiearbeiten führen die örtlichen Vertragshändler der jeweiligen Marke durch. Deshalb hat die KBF in der eigenen Werkstatt einen Karosseriebetrieb mit Lackierkabine eingerichtet. Darüber ist es auch gelungen, die Flottenversicherung bestmöglich aufzustellen und die Beiträge zu stabilisieren.

Alle Fahrzeuge sind seit Jahren bei der Allianz via Rahmenvertrag mittels Pauschalbeitragsmodell versichert, das etwa eine Selbstbeteiligung (SB) von 2.500 Euro in der Voll- und 150 Euro in der Teilkasko vorsieht. „Kleinere Schäden reparieren und tragen wir somit selbst“, sagt Uwe Betz.

Darüber hinaus finden regelmäßig Einweisungen und Schulungen zur Schadenprävention statt. Durchgeführt werden die Fahrtrainings zum einen von Polizisten, die freiberuflich als Coach tätig sind. Zum anderen Teil weisen die Kfz-Meister und Therapeuten alle Mitarbeiter in die optimale Sicherung der Passagiere ein.

Trotzdem hat der Fuhrparkleiter mit Thomas Seyfarth hin und wieder den Versicherungswechsel durchgerechnet. „Wenn man nicht Äpfel mit Birnen vergleicht, sondern wirklich die einzelnen Leistungen miteinander, dann ist die Konkurrenz bisher immer um einiges teurer gewesen. Zusätzlich funktioniert die Abwicklung reibungslos, was uns gerade bei selbst verschuldeten Unfällen gegenüber potenziell Geschädigten in der Region sehr wichtig ist“, so Seyfarth.

Neben der Werkstatt betreibt die Organisation auf dem Betriebsgelände am Hauptsitz eine Tankstelle mit einer Kapazität von 40.000 Litern. Flankierend gibt es mit ausgewählten Stationen in der Region noch Rahmenverträge, wo die Fahrzeuge betankt werden können. Für die UVV- und Führerscheinprüfungen hat Betz überdies Mitarbeiter abgestellt, die an den Standorten die Kontrollen durchführen und dokumentieren.

Strenge Vorgaben gelten bei der Fahrzeugauswahl. Sie beschränkt sich auf drei Marken: Mercedes-Benz, Volkswagen und Skoda. Letztere stellt allerdings nur Pkw.

Nur MB, VW und Skoda | Bei den Herstellern werden die Modelle stets in Weiß und mit dem kleinsten Dieselmotor gekauft. Hierbei nutzt die KBF entweder die Rahmenverträge des Paritätischen Wohlfahrtsverbandes, wo sie Mitglied ist, oder des ASB Baden-Württemberg als Kooperationspartner. Sobald sie ausgeliefert sind, beklebt sie die Werkstatt mit KBF-Logo und -Schriftzug.

Derzeit besteht die Flotte aus rund 200 Mercedes-Benz Sprinter und VW Crafter als Busse, etwa 25 Mercedes-Benz Sprinter und VW Crafter als Kastenwagen, zirka 50 VW T5 als Busse und ungefähr 50 Pkw wie den VW Caddy, VW Polo und Skoda Fabia.

Im Eigentum bleiben die Fahrzeuge sechs Jahre respektive bis zu einer maximalen Laufleistung von 120.000 Kilometern. Ist eines dieser beiden Kriterien erreicht, vermarktet Uwe Betz den Gebrauchtwagen an Wiederverkäufer, mit denen er schon seit Jahren zusammenarbeitet.

Seyfarth begründet: „Es hat sich im Laufe der Jahrzehnte gezeigt, dass es eine große Regelhaftigkeit braucht – vor allem im Hinblick auf die Verlässlichkeit und Bedürfnisse unserer Kinder und betreuten Erwachsenen. Aus diesem Grund setzen wir auf bewährte Lösungen, bei denen wir auch intern das Know-how haben, um eine reibungslose Mobilität zu gewährleisten.“

Jahrzehntelange Zusammenarbeit | Bei der Festlegung der Kriterien hat für Thomas Seyfarth als Geschäftsführer nicht der Preis die alleinige Rolle gespielt. Der Diplom-Psychologe bezieht sich auch auf seine Berufserfahrung in 35 Jahren bei der KBF, beginnend als Fahrer im Zivildienst über seine Position als Internats- und Heimleiter bis hin zu seiner heutigen Aufgabe.

Fuhrparkleiter Uwe Betz, der als Kaufmann und Rettungsassistent vor 22 Jahren in der Organisation gestartet ist, stimmt ihm zu. Beide arbeiten seit Jahrzehnten Hand in Hand, wenn es um den Fuhrpark geht. Während Ersterer die strategischen Fragen entscheidet, kümmert sich Zweiterer um den Einkauf und die operativen Tätigkeiten. Dieses Teamwork wollen beide künftig fortsetzen.

| Annemarie Schneider

Fuhrpark | Auf einen Blick

ca. 325 Fahrzeuge im Fuhrpark

Marken: Mercedes-Benz, VW und Skoda (Letztere nur bei Pkw)

davon zirka 50 VW T5 als Busse, ca. 25 Transporter als Kastenwagen (MB Sprinter + VW Crafter), zirka 200 Busse (MB Sprinter und VW Crafter) und zirka 50 Pkw, v. a. VW Caddy, VW Polo sowie Skoda Fabia

alle in Weiß mit Beschriftung mit jeweils kleinstem Dieselmotor und auf eine maximale Geschwindigkeit von 100 km/h gedrosselt

alle Kfz gekauft (Haltedauer: sechs Jahre bzw. max. Laufleistung 120.000 km)

Remarketing in Eigenregie an Händler

eigene Werkstatt (inkl. Karosseriebetrieb und Lackierkabine), eigene Tankstelle

Fuhrparkmanagement intern (Wartung & Verschleißarbeiten, Um- und Ausbauten, Räder/Reifen, UVV, HU/AU via TÜV, Kfz-Steuer, Flottenversicherung), Ausnahme: Garantiearbeiten in den Vertragswerkstätten

Flottenversicherung: bei der Allianz via Pauschalbeitragsmodell mit Selbstbeteiligung (SB) von 2.500 Euro in der Vollkasko und 150 Euro in der Teilkasko

Tourenplanung und -steuerung via individuell angepasstem GPS-System Frogne mit integriertem Sprachmodul

im Fahrdienst und Fuhrparkmanagement sind 20 Mitarbeiter beschäftigt

KBF | In Kürze

Die Stiftung KBF und ihre gemeinnützige GmbH (gGmbH) sind vor gut zwei Jahren durch eine Umwandlung aus dem Verein entstanden. Sie vereint unter ihrem Dach 74 gemeinnützige Einrichtungen an 23 Standorten in den drei Landkreisen Tübingen, Reutlingen und Zollernalb. Ihre Wurzeln hat die Organisation im 1970 gegründeten Körperbehindertenförderung Necker-Alb e. V.

Heute fährt die KBF rund 1.000 Kinder in Schulen, die wiederum großteils zur Stiftung gehören. Hinzu kommen die Pflege und Fahrten von Kindern in den Kindergarten, erwachsenen Menschen mit Behinderung sowie inzwischen auch Betreuungs-, Fahr- und mobile Dienste für Senioren. Dazu beschäftigt KBF rund 1.500 Mitarbeiter. Sitz der Stiftung ist Mössingen bei Tübingen.

• Ausgabe 2/2014 Seite 34 (4.6 MB, PDF)