In Zusammenhängen gedacht

_ Rund 1,5 Millionen Euro veranschlagt Michael Thomas, kaufmännischer Geschäftsführer bei Etna, pro Jahr für den Betrieb der fast 150 Fahrzeuge im Fuhrpark. Dabei schlagen etwa die reinen Rückgabeschäden und -reparaturen mit bis zu 50.000 Euro jährlich zu Buche - ohne Versicherungsfälle und indirekte Kosten, die mit der Abwicklung verbunden sind.

Deshalb hat Thomas mit seinen zwei Mitarbeitern im Flottenmanagement schon länger ein Auge auf diesen Bereich. Ab Zahlungsforderungen von 1.000 Euro erhält er auch stets eine Meldung, um den Ursachen nachzugehen.

Anreize für sorgsamen Umgang

Meistens bewegen sich die Rückgabeabrechnungen jedoch zwischen 500 und 1.000 Euro. Diese wickelt sein Team selbstständig ab und berichtet über die Kostenentwicklung regelmäßig an den Geschäftsführer. "Eine Nachricht geht bei mir aber auch ein, wenn es mal nur 250 Euro oder null Euro sind", sagt Thomas. In diesen Fällen wird der Fahrer mit einem Bonus von bis zu 500 Euro belohnt. Schließlich hat das Unternehmen nicht nur Geld und Zeit gespart, sondern es will damit auch ein Signal setzen und Anreize für den sorgsamen Umgang mit den Firmenwagen schaffen.

Für die Rückgabe ist zudem ein festes Prozedere etabliert, um der dezentralen Struktur mit zehn Standorten gerecht zu werden und das Controlling zu sichern. Danach werden die Fahrzeuge am jeweiligen Nutzungsort abgeholt. Dort entsteht ein Übergabeprotokoll, das der zuständige Mitarbeiter und der Abholer anfertigen.

Nach dem Transport zum Händler erstellen Prüforganisationen ein Rücknahmegutachten, das der Leasingnehmer erhält. Anschließend wird - nach Klärung möglicher Diskrepanzen und Durchführung der Reparaturen - die Rechnung übermittelt und beglichen. Bis die Fahrzeugakte dann endgültig geschlossen ist, können derzeit bis zu vier Wochen und mehr vergehen. Das soll sich künftig verbessern und beschleunigen.

Rückgabe als Leasing-Bestandteil

Dazu hat Etna im Oktober 2015 auf Empfehlung der Taunus Sparkasse als Hausbank und nach Gesprächen die Deutsche Leasing als zweiten Leasinggeber mit ins Boot geholt. Ein spezieller Beweggrund dafür ist das Remarketing und die vorgelagerten Verfahren für Leasingnehmer. "Die Prozedere sind mir bei einem Besuch der Auto Expo vorgestellt worden und haben mich überzeugt", sagt Michael Thomas.

Was die direkte Vermarktungsgesellschaft der Deutschen Leasing im hessischen Fernwald ihm eröffnen kann (siehe Infokasten"Im Überblick Auto Expo"), hat die Bewertung eines Transporters in einem Testlauf gezeigt, den viele Fahrer genutzt haben. Das Ergebnis: Mit dem Händler respektive der anderen Leasinggesellschaft ist über Nachverhandlungen eine Senkung der dort parallel veranschlagten Kosten auf dasselbe Niveau möglich gewesen. Thomas resümiert: "Wir haben daher das Leasing mit zwei Anbietern nun auf ein breiteres Fundament gestellt, um permanent Vergleiche und unsere Konditionen auf dem aktuellsten Stand zu haben."

Zentraler Stellhebel bei der Auto Expo, der die Freiräume schaffen soll: Es werden bei den Leasingrückläufern die typischen Schäden wie Dellen und Kratzer nur nach Rücksprache repariert und auf Wunsch via Smart Repair instandgesetzt. Ansonsten wird das Fahrzeug lediglich gereinigt, nach der Fairen Fahrzeugbewertung inklusive Minderwertberechnungen für Schäden beurteilt und direkt auf den Hof und in die einschlägigen Online-Börsen zum Verkauf gestellt.

Bessere Prozesse erwartet

Generell wird bei Rückgabe ein Verfahren gestartet, das eine neue und schnellere Abwicklung innerhalb von zwei Wochen erwarten lässt. Ziel ist es, das Fahrzeug noch am Tag der Ankunft bei Auto Expo, spätestens jedoch am Folgetag durchzuschleusen. Sobald es gereinigt und bewertet ist, wird das Gutachten im System hinterlegt und geht per Mail an den Leasingnehmer. "Wenn wir etwas zu beanstanden hätten, könnten wir uns direkt mit Ansprechpartnern in Verbindung setzen und das sofort ansprechen, bevor die Rechnung geschrieben wird", so Thomas.

Erst nach der finalen Abstimmung erfolgt die Rechnungsstellung. Michael Thomas betont: "Das macht die Dinge deutlich einfacher, als drei bis vier Wochen nichts zu hören und dann über Positionen in einer Rechnung zu diskutieren."

Darüber hinaus würden sich auch bei Versicherungsfällen wichtige Verbesserungen ergeben, weil Schäden sofort dem Versicherer gemeldet werden könnten. "So kommt es nicht dazu, dass es aufgrund langer Rückgabezeiträume eine Ablehnung der Zahlung gibt und wir die Kosten dafür auch noch zu tragen haben", sagt Thomas.

Mehrwert aus Fahrersensibilisierung

Die Bewertungen und Prozesse sind jedoch nur eine Seite der Medaille."Mindestens genauso wichtig ist die Sensibilisierung und Motivation der Fahrer für eine korrekte Nutzung der Firmenwagen", meint der Geschäftsführer. Hier sieht er sich und das Fuhrparkmanagement in der Pflicht. An diesem neuralgischen Punkt knüpft er mit den Boni für Leasingrückläufer ohne nennenswerte Schäden an.

Daneben sind die Vorgesetzten vor Ort angehalten, sich die Fahrzeuge mindestens einmal im Jahr genau anzusehen. "Schließlich sind vor allem die Servicefahrzeuge mit den Unternehmensbeschriftungen auch Teil der Imagepflege und Werbung. Sind sie in einem mangelhaften Zustand, hinterlässt das auch seinen Eindruck bei den Kunden. Das wollen und müssen wir vermeiden", sagt Thomas. Je stärker dieser Gedanke bei den Mitarbeitern verankert ist, desto weniger kommt es zu Schäden an den Fahrzeugen und desto weniger Beanstandungen gibt es in den Kfz-Bewertungen bei Rückgabe. Und das spart wiederum Zeit und Geld.

• Ausgabe 05/2016 Seite 24 (164.9 KB, PDF)