In der Umbauphase

_ Tobias Rößler und Tanja Wolters sind bei dm in Karlsruhe voll eingespannt. Sie sind derzeit unter anderem mit der Zentralisierung der internen Dienste wie dem Management der rund 300 Firmenwagen beschäftigt. Rößler hat dazu im Frühjahr 2017 die Position als Bereichsleiter Fuhrpark und Gebäudemanagement übernommen und Wolters steht ihm als Teamkoordinatorin zur Seite.

Einer der Gründe für den Fokus auf die Flotte: Durch das wachsende Netz von aktuell mehr als 1.800 Drogerie-Filialen in Deutschland und die neu rekrutierten Gebietsverantwortlichen kommen jeden Monat zwei bis fünf neue Wagen in den Bestand.

Unternehmenstypische Richtlinien

Mit dem turnusmäßigen Wechsel summieren sich die Neubestellungen auf 70 bis 90 Einheiten pro Jahr. Die Wagen werden zu 80 Prozent von Mitarbeitern wegen ihrer Aufgabe vor allem im Außendienst gefahren. Rund 20 Prozent nutzen Führungskräfte in der Unternehmenszentrale.

Welche Mitarbeiter dienstwagenberechtigt sind, bestimmen sogenannte "Gehaltsbänder". Zugang wird ab dem Gehaltsband drei gewährt. Darunter fallen etwa Fachkräfte für Arbeitssicherheit. Band vier umfasst beispielsweise Berater für Aus- und Weiterbildung und Band fünf die Gebietsverantwortlichen. Außerhalb der Gehaltsbänder liegt die Geschäftsleitung. Der Fokus bei der Markenauswahl: Audi, Skoda und VW. Das ist laut Rößler insbesondere dem Selbstverständnis als Handelsunternehmen geschuldet, in dem Zurückhaltung geübt werde.

Auf Basis dieser Rahmenbedingungen hat Rößler mit einer seiner ersten Amtshandlungen begonnen: dem Umstieg von Kauf auf Leasing. Denn die betriebswirtschaftlichen Berechnungen fielen zugunsten der letzteren Beschaffungsform aus. Zudem haben sich die zwei Mitarbeiter, die vorher für das tägliche Management im Fuhrpark zuständig waren, beruflich neu orientiert.

Externer Fuhrparkmanager

Im Sommer vergangenen Jahres haben Rößler und Wolters daher die Fuhrparkmanagement-Gesellschaft der Graf-Hardenberg-Gruppe an Bord geholt. Zu deren bisherigen Aufgaben wie Fahrzeugbestellung, -übergabe und -abholung des Mehrmarkenhändlers als zentraler Lieferant gesellen sich jetzt die Betreuung der Fahrer und Schützenhilfe mit Know-how. Insgesamt sechs Mitarbeiter in drei Abteilungen bei Graf Hardenberg kümmern sich um dm vor Ort: Ein Fuhrparkmanagementberater für die drei Marken Audi, VW und Skoda, zwei Mitarbeiter des Autohauses im Backoffice und drei im Fuhrparkmanagement.

Ansprechpartner für die Nutzer

Das Team der Dienstleistungsgesellschaft steht dem Unternehmen etwa bei der Umstellung auf Leasing zur Seite. Denn obwohl keine komplexen Konfigurationen der Fahrzeuge durch die neuen Vorgaben mehr möglich sind und die Mitarbeiter dazu mit Informationsmaterial versorgt wurden, haben sie den persönlichen Kontakt gesucht und Fragen gestellt."Hierfür haben wir dann rasch die Ansprechpartner bei Graf Hardenberg eingebunden. Sie haben die meisten sofort im Gespräch beantworten können", sagt Wolters. "Das hat wiederum zu viel positivem Feedback geführt, was uns als interner Dienstleister für die Mitarbeiter sehr wichtig ist."

Vorgaben für Fahrzeugauswahl

Die ersten 30 VW Passat, einen Mercedes-Benz und einen BMW hat dm vergangenes Jahr bei der jeweiligen Captive-Gesellschaft geleast. Für weitere 65 Firmenwagen läuft der Bestellprozess. Alle anderen sind noch gekauft. Der Wandel soll in den nächsten zwei Jahren abgeschlossen sein, da für den Zyklus von Kauf bis zum Remarketing als Parameter stets drei Jahre beziehungsweise maximal 120.000 Kilometer Gesamtlaufleistung gelten.

Mit dem Leasing änderten sich auch die Vorgaben für die Fahrzeugauswahl: "Während vorher eine Vielzahl an Konfigurationsmöglichkeiten pro Gehaltsband plus komplizierte Modelle mit Freibeträgen existiert haben, sind nun Referenzfahrzeuge mit festen Ausstattungspaketen pro Kategorie festgelegt", erläutert Tobias Rößler. "Diese bestehen beispielsweise beim VW Golf standardmäßig aus der Comfortline-Variante plus Licht- und Sichtpaket, dem großen Sicherheitspaket für rund 2.000 Euro sowie dem großen Navigationssystem mit Online-Zugang. Wir haben alles reingepackt, was für einen Firmenwagen als guten Arbeitsplatz wichtig ist." Extra-Wünsche wie Anhängerkupplung sind bis zu einem Betrag von 3.500 Euro erlaubt. Die daraus entstehenden Mehrkosten sind vom Mitarbeiter über eine Einmalzahlung zu tragen.

Die durchschnittlichen Laufzeiten und -leistungen der Leasingverträge inklusive Wartung und Verschleiß sowie Räder-/Reifenpakete liegen bei durchschnittlich 36 Monaten und 30.000 Kilometern pro Jahr. "Es gibt aber generell kein Minimum oder Maximum. Wir richten uns nach der tatsächlich benötigten Laufleistung", ergänzt Tanja Wolters.

Neue TCO-Betrachtung in Vorbereitung

Parallel dazu steht die interne Kostenaufstellung für den Fuhrpark auf dem Prüfstand. Bisher arbeitet dm mit einem sogenannten Leistungspreis, welcher der Abteilung pro Nutzer belastet wird. Der Betrag entsteht, indem die Gesamtkosten der Flotte durch die Anzahl der Fahrzeuge geteilt werden. Für die Abteilungen ist es deshalb nicht bedeutsam, welches Modell der Mitarbeiter bestellt. Für jedes ist derselbe Leistungspreis zu zahlen. Rößler denkt hier an eine neue Lösung. Er entwickelt Konzepte, die etwa die Laufleistungen der Fahrer und Firmenwagen berücksichtigen.

In der Überlegung ist außerdem, eine interne Software für das Fuhrparkmanagement zu implementieren, um das Controlling zu vereinfachen. Derzeit feilen der Bereichsleiter und die Teamkoordinatorin bei dm an vielen Maßnahmen im Fuhrpark. Und wenn notwendig, binden sie dabei den Dienstleister ein.

• Ausgabe 03/2018 Seite 32 (303.2 KB, PDF)