Von Axel Schäfer/Bundesverband Fuhrparkmanagement
In der aktuellen Situation ist es wichtiger denn je, dass das Fuhrparkmanagement handlungsfähig ist, die Einsatzbereitschaft der Fahrzeuge muss gewährleistet bleiben. Genauso wichtig ist es, Planungen kurzfristig an Veränderungen anzupassen.
Außerdem müssen den Fahrzeugnutzer die zu befolgenden geänderten Richtlinien kommuniziert werden. Dies betrifft sowohl Verhaltensregeln, als auch den Umgang mit Fahrzeugen. Dies lässt sich nur bedingt standardisiert handhaben, die Anforderungen und der Einsatzzweck jeder Firmenwagenflotte sind individuell zu berücksichtigen. Höchste Priorität muss die Sicherheit der Fahrzeugnutzer und alle am Einsatz der Fahrzeuge beteiligten Personen haben.
Wer Leasing nutzt, sollte mit seinen Leasinganbietern in engem Kontakt zu stehen. Eine einmalige Gelegenheit zu erfahren, ob und in welchem Umfang Leasinganbieter bei operativen Aufgaben helfen und unterstützen können. Der Leasingverband arbeitet an einem Stundungsmodell, braucht aber noch Zusagen aus dem Bundeswirtschaftsministerium.
Der Vertrieb und die Logistik eines Unternehmens müssen weiter funktionieren. Es ist genau zu prüfen, ob das Netzwerk aus Werkstätten und erforderliche Hilfsmittel für die Flotte passend zum jeweiligen Einsatzgebiet verfügbar sind.
Im ersten Teil des Fachbeitrags bietet der Bundesverband Fukmanagement Hilfestellung zu den Themenbereichen "Fahrzeugtausch und -rückgabe", "Auswirkung durch geänderte Produktionsbedingungen bei den Fahrzeugherstellern", "Wartung und Instandhaltung der Fahrzeug-Flotte" sowie "Einhaltung von Terminen der Hauptuntersuchung".
Fahrzeugtausch und -rückgabe
Was passiert konkret, wenn in der aktuellen Zeit Fahrzeuge getauscht oder zurückgegeben werden müssen, zum Beispiel weil Leasingverträge enden?
Aufgrund der aktuellen Ausnahmesituation, für die es keine früheren Erfahrungswerte gibt, sollten keine übereilten Entscheidungen getroffen werden. Diese könnten mittel- oder langfristig zu Problemen führen. Am ehesten geeignet erscheint es, einen sechsmonatigen Verlängerungsplan zu prüfen und sich mit Leasinggebern (gegebenenfalls Vermietern) in Verbindung zu setzen.
Im Dialog mit Leasinggebern sollte herausgefunden werden, welche Lösungen sich ergeben können. Es wäre jetzt der richtige Zeitpunkt, aktualisierte Reports über den Status einzelner Fahrzeuge (Kilometerstände, Ablauftermine) anzufordern oder, falls im eigenen System möglich, selbst zu erstellen und zu analysieren.
Auf der Grundlage der gewonnenen Informationen kann auf Basis des ermittelten Kilometerstands unter Berücksichtigung der Tatsache, dass Fahrzeuge gegebenenfalls länger im Einsatz bleiben, auch eine Anpassung von Verträgen und Laufleistungen erfolgen. Ebenso ist zu berücksichtigen, dass Fahrzeuge derzeit gegebenenfalls gar nicht im Einsatz sind. Auch dies hat Einfluss auf die gesamte Kostensituation.
Hieraus abzuleiten ist eine aktualisierte Planung und gegebenenfalls ein Arbeitsplan für die kommende Zeit. Dieser Arbeitsplan sollte umfassen:
- Analyse der verschiedenen Alternativen (Fahrzeugeinsatz/-beschaffung)
- Zeitpunkte einer weiteren Überprüfung der Bestände
- Festlegen von Kennzahlen als Warnsignal, um in das Geschehen einzugreifen
Die genaue Erfassung aktueller Szenarien, denkbarer Handlungsoptionen und Alternativen sind wichtig, um eine Beendigung oder Verlängerung von Verträgen zu prüfen. Die Neuberechnung von voraussichtlichen Kilometerzahlen ist erforderlich und die Kosten sind im Blick zu behalten. Die Aus- und Überarbeitung von Prozessen kann basierend auf den aktuellen Szenarien leichter erfolgen.
Auswirkung durch geänderte Produktionsbedingungen bei den Fahrzeugherstellern
Die große Mehrheit der Hersteller hat die Fahrzeugmontage in Europa eingestellt. Es ist deshalb wichtig, sich über Neuigkeiten im Bereich der Fahrzeugproduktion zu informieren und auch mit den Händlern, der im Fuhrpark genutzten Fahrzeuge, in Kontakt zu stehen. Nur so werden Fuhrparkmanager wissen, ob Ersatz für in den nächsten Monaten zu tauschende Fahrzeuge zu erwarten ist. Gegebenenfalls sind Zeitverschiebungen in den Planungen zu berücksichtigen oder Alternativen zu prüfen. Eine genaue Prognose ist sicher im Moment kaum möglich. Gegebenenfalls müssen hier kurzfristige Korrekturen erfolgen. Lieferschwierigkeiten sind zu erwarten. Ggf. sind Modellvarianten eher verfügbar und hier wäre eine angepasste Fahrzeugbestellung evtl. sinnvoll, wenn z. B. Sonderausstattungen nicht schnell genug lieferbar sind.
Wartung und Instandhaltung der Fahrzeug-Flotte
Werkstätten, sowohl herstellergebundene als auch freie, bieten im Moment ein eingeschränktes Spektrum an Serviceleistungen. Ggf. sollte geprüft werden, ob Teile der Flotte temporär nicht zum Einsatz kommen können, sprich eine Reduzierung der bereitgestellten Fahrzeuge machbar ist. Es kann auch sinnvoll sein, Fahrzeuge, die an sich zur dauerhaften Nutzung überlassen wurden, zumindest temporär (z. B. bei tageweiser Anwesenheit im Unternehmen) auch anderweitig einzusetzen, also aus einem direkt zugeordneten Fahrzeug ein temporäres Pool bzw. Sharing-Fahrzeug zu machen.
Es ist empfehlenswert, eine Übersicht der verfügbaren Werkstätten zu erstellen und zu klären, ob und in welchem Umfang die Handlungsfähigkeit der Werkstätten gegeben ist. Diese Information ermöglichen dem Fuhrparkmanagement ggf. Services für Fahrzeuge anzufordern. Ggf. ist mit den Versicherern über die Aufhebung einer Werkstattbindung zu verhandeln.
Einhaltung von Terminen der Hauptuntersuchung
Unter Umständen sind aktuell auch Termine zur Hauptuntersuchung von Fahrzeugen fällig. Der Fuhrparkverband setzt sich dafür ein, dass hier entsprechend kulante Regelungen durch den Gesetzgeber auf den Weg gebracht werden, die eine angemessene Fristverschiebung ermöglicht. Es bleibt zu hoffen, dass die Behörden im Falle eines Überschreitens von Fristen kulant handeln. Entsprechende Fahrzeuge sollten identifiziert werden. Es ist zu prüfen, welche Möglichkeiten der Durchführung der Hauptuntersuchung gegeben sind.
Im zweiten Teil des Fachbeitrags, der kommenden Montag, 30. März, erscheint, werden die Themen "Auswirkungen beim Schadenmanagement" und "Dienstwagensteuer und Nutzungsüberlassung" behandelt.
