Expertin für alle Fälle

_ Sobald Unternehmen expandieren, in neue Geschäftsfelder vordringen oder fusionieren, geht das oft mit einem Zuwachs von Dienstwagen oder Umstrukturierungen in den Fuhrparks einher. Zugleich nehmen die Aufgaben im Flottenmanagement zu. Personal und Ressourcen in den zuständigen Abteilungen bleiben aber dieselben. Manche von ihnen holen sich daher in stark belasteten Zeiten, wie in den Ferien und heißen Projektphasen, Unterstützung von Interimsmanagern, die sich auf die Flottensteuerung spezialisiert haben.

Hilfe nach Bedarf im Großkonzern

Dentsply Sirona ist ein Beispiel dafür. Der weltweit tätige Hersteller von Produkten für Zahntechniker und Zahnarztpraxen hat das Fuhrparkmanagement nach mehreren Zukäufen für drei seiner deutschen Firmen bei der Tochtergesellschaft Degudent in Hanau gebündelt. Dort ist Thomas Letschert seit 2002 für die Firmenwagen verantwortlich. Er hat den Zuwachs von 110 auf heute rund 220 Einheiten begleitet. Mit der steigenden Zahl und den unterschiedlichen Car Policies sind nicht nur die täglichen, sondern auch die rechtlichen und vertraglichen Pflichten wie UVV-Prüfungen mehr geworden.

Um dabei für alle Dienstwagennutzer das ganze Jahr über einen einheitlichen Standard zu gewährleisten, greift er seit etwa sechs Jahren auf Christiane Engel als Interimsmanagerin zurück. Zu Beginn der Kooperation hat sich die zertifizierte Fuhrparkmanagementberaterin gerade mit Car Extern selbstständig gemacht.

Letschert hat die Gelegenheit genutzt und sie zum ersten Mal als Vertretung in seinem dreiwöchigen Sommerurlaub gebucht. "Ihr waren als ehemalige Betreuerin in einem uns beliefernden Autohaus unsere Anforderungen und die internen Gegebenheiten bereits vertraut, sodass sie ohne Einarbeitungszeit einsteigen konnte", erklärt er. Das hat ihm eine spürbare Entlastung gebracht. Schließlich staut sich in diesem Zeitraum die Arbeit nicht mehr auf, sondern er kann nach Urlaubsende mit neuen Aufgaben loslegen.

Mehr als eine Ersatzlösung

Da der erste Einsatz gelungen ist und die Fahrzeugnutzer positive Rückmeldungen gegeben haben, ruft er Christiane Engel nun immer bei Bedarf.

Das war zum Beispiel der Fall, als er einmal längere Zeit wegen Krankheit ausgefallen war. "Wenn in einem solchen Zeitraum größere Projekte wie die Integration neuer fahrzeugberechtigter Mitarbeiter durch eine Übernahme fallen, kann sie als ausgebildeter Flottenprofi auch diese nahtlos übernehmen", sagt Letschert. Über ihre Mail-Adresse und direkten Zugang zum Reporting-Tool ist sie sofort wieder integriert.

Interne Mitarbeiter ohne Know-how oder allgemeines Interimsmanagement wären nicht infrage gekommen: "Diese könnten keine längeren Abwesenheiten überbrücken, da sie alles abwickeln müssen - von der Beschaffung bis zur Beratung der Fahrer und ihrer Versorgung mit allen Dienstleistungen", erläutert der Flottenmanager.

Dienstleister für die Mitarbeiter

Denn die Mitarbeiter sollen keine Veränderung im Fuhrparkmanagement spüren. Demzufolge obliegen Engel die standortunabhängige Rechnungsprüfung genauso wie die Vor-Ort-Termine am Standort in Hanau, wo die Über- und Rückgabe der Firmenwagen in Verbindung mit der Führerscheinkontrolle und Unterweisung in der Ladungssicherung zentral stattfinden.

Hinzu kommen tägliche Aufgaben, etwa die Bestellung einer neuen Tankkarte bei Verlust oder Beistand zu leisten, wenn ein Mitarbeiter anruft, weil er in einen Unfall verwickelt ist. Daneben verwaltet sie inzwischen die sieben Firmenwagen in der Schweiz und fungiert als Ansprechpartnerin für die dortigen Mitarbeiter. Die aktive Zeit für Degudent summiert sich neben der Urlaubsvertretung auf etwa einen Monat pro Jahr.

Services für KMU

Was Flottenbetreiber auslagern, unterscheidet sich nach Branche, Größe und anderen individuellen Kriterien.

Bei Xquadrat, einem Büro für Bauplanung und Architektur in Gelnhausen mit zehn Firmen-Pkw, hält Engel dem Inhaber und Geschäftsführer Andreas Malle den Rücken frei.

Viele Jahre hat er sich im Familienbetrieb mit seinen rund 20 Angestellten selbst um die Fahrzeuge gekümmert, befeuert von der eigenen Leidenschaft fürs Automobil. Doch mit dem Wachstum des Unternehmens und der Pkw-Flotte für Bauleiter und Architekten wurde es ihm zu zeitaufwändig. Vielmehr forderten seine privaten und gewerblichen Kunden wie Pepsico, Lexmark und Panasonic die Aufmerksamkeit bei Planung und Steuerung von Großprojekten. Auf der Suche nach einer Lösung erinnerte er sich an eine Präsentation der Flottenexpertin, in der sie die Möglichkeiten und ihre Leistungen vorstellte. Nach einem intensiveren Austausch startete die Kooperation Mitte 2016.

Modell, Ausstattung und Kostenrahmen werden weiterhin in einem persönlichen Gespräch mit Malle definiert, weil er die qualifizierten Mitarbeiter mit den Firmenwagen binden und motivieren will. "Es handelt sich bei unseren Nutzern um Vielfahrer, die ein entsprechendes Auto plus Services für ihre Dienstreisen brauchen. Sie müssen aber auch auf den geldwerten Vorteil Steuern zahlen, weshalb wir die Balance aus Listenpreis und Leasingrate gemeinsam ausloten", sagt der Xquadrat-Geschäftsführer.

Die vereinbarten Limits sind dann die Basis für Car Extern, bei der Konfiguration das Optimum zu ermitteln, um dann Angebote bei den Händlern einzuholen und zu vergleichen. "Überdies erhalten wir Vorschläge, wenn zum Beispiel ein Leasingangebot mit Kfz-Versicherung im Paket günstig ist", ergänzt Malle.

Einzelne Ereignisse mit großem Aufwand

Des Weiteren koordiniert Engel die Abholung und Rückgabe der Fahrzeuge."Ansonsten bekommen wir eine übersichtliche Excel-Auswertung für unser Controlling", so der Unternehmer. "Die Leistungen nehmen wir gezielt in Anspruch, damit wir uns auf das Kerngeschäft konzentrieren können und keinen Stress mehr mit dem Fuhrpark haben."

In diesem Sinne hat er jüngst auch die Probleme bei Regulierung des Diebstahls seines Dienstwagens delegiert. Der wurde im Juli entwendet, aber wegen verzögerter Zahlung des Versicherers erst im Dezember abgerechnet."Es war ein riesiger Akt, bis alles abgewickelt war. Ohne externe Unterstützung hätte das unglaublich viele Ressourcen im Haus gebunden", konstatiert Malle. Das Interimsmanagement ist für ihn daher die ideale Ergänzung.

• Ausgabe 03/2018 Seite 54 (226.2 KB, PDF)