Digitalisierung im Fuhrpark: Wie Business Gateway Prozesse verschlankt

Digitalisierung ist für Gerald Kurz keine neue Entwicklung. "Wenn ich auf die vergangenen zwanzig Jahre in der Branche blicke, dann erinnert die Anfangszeit einen an eine Marslandung mit dem Ziel: Digitalisierung. Dies war ein Fremdwort. Daraufhin kauften die Firmen eine Menge Technik mit einer 'Produktdenke' ein und stellten fest, dass diese nicht immer kompatibel zur bestehenden Technik und zu ihren Abläufen war. Es gab also eine unglaubliche Technikgläubigkeit. Mittlerweile ändern sich aber parallel zur Technik auch die Prozesse und wir erleben einen neuerlichen Boom." Für Business Gateway, die Firma von Gerald Kurz, sind dies unter anderem die Leasinggeber – und im Grunde fehlt kaum ein namhafter Anbieter auf der Referenzliste –, die zum Beispiel das Handling der Rechnung an die Experten aus Oberbayern abgeben. Mittlerweile regeln die Profis den "Papierkram" von fast 550.000 Fahrzeugen volldigital.

Business Gateway: Gut im Reifengeschäft

Wie bei den Leasinggebern endet das Wachstum von Business Gateway nicht an den deutschen Landesgrenzen. "Extrem gut entwickeln sich die Schweiz und die skandinavischen Länder", verrät Kurz und ergänzt: "Innerhalb von wenigen Wochen können wir ganze Werkstattgruppen an die Anfrage-, Freigabe- und Rechnungssysteme bringen." Wer digitale Rechnungen verarbeiten will, muss vorher Netzwerke knüpfen und technisch auf einen Stand bringen, um dort, wo die Arbeiten anfallen, die abgerechnet werden müssen, den Gateway-Gedanken umzusetzen. "Da die verschiedenen Krisen den Automobilmarkt massiv digitalisiert haben, boomt das Geschäft im Moment auch hier in Deutschland." Wobei das stärkste Standbein hier nicht das Werkstatt-, sondern das Reifengeschäft ist.

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Aber das ist für den Prozess egal, da es auch hier um Händlerketten geht, die ins System eingebunden werden müssen. Kurz stellt neben der hohen Bereitschaft zur Digitalisierung seitens seiner Kunden auch die zunehmende Offenheit seitens der Lieferanten fest. Beide Welten bewegen sich also in die gleiche Richtung und Business Gateway leitet sie an. Neben der Prüfung der eingehenden Rechnungen findet auch die Freigabe der Zahlungen auf der Plattform statt. Am Ende steht noch nicht mal ein PDF, denn dieses braucht es meistens nicht mehr. Die Welt wird also papier- und zusehends auch PDF-loser.   

Schlanke, schnelle und zuverlässige Prozesse sind künftig kein Selbstzweck für Permanentoptimierer, sondern für alle Firmen nötig, da diese weniger Manpower benötigen. Sprich: Der Arbeitskräftemangel kommt als weiterer Beschleuniger hinzu. Laut Kurz spart Business Gateway gut 30 Prozent an Mitarbeiterzeit ein, das kann bei weniger digitalen Firmen auch schnell ein noch höherer Faktor sein.

Bleibt die Frage, ob eine automatisierte Rechnungsprüfung in sensiblen Bereichen wie dem Schadenmanagement, das zu den Hoheitsgebieten vieler Flottenverantwortlicher zählt, so gut sein kann wie der Prozess des Fuhrparkprofis, der in der Regel deutlich mehr als nur Formalien prüft. Laut Kurz sind die KI-basierten Dienste mittlerweile auch qualitativ eine Alternative. Im Schadenmanagement etwa wird bei Business Gateway über eine Schnittstelle zu OE-Datenlieferanten die Rechnung inhaltlich nach definierten Vorgaben geprüft, bevor es die Freigabe gibt.    

Business Gateway mit hohem Automatisierungsgrad

Was die Arbeit des Vernetzens extrem vereinfacht, ist das technisch einfache System, das das Team von Kurz nutzt: "Wir integrieren keine Systeme, sondern wir sorgen für die Datenkommunikation zwischen unterschiedlichen Systemen. Jeder kann deshalb mit seinen Lösungen weiterarbeiten." Für die Firmen reicht damit ein Mindestmaß an digitalen Prozessen aus. Von allen Prüfungen bei Business Gateway entfallen über 80 Prozent auf das Reifengeschäft. Hier liegt der Automatisierungsgrad in Deutschland bei gut 98 Prozent, schätzt Kurz.

Bleibt der Mensch komplett außen vor, dann regelt das System beispielsweise den Reifenwechsel in der Saison innerhalb von knapp 25 Sekunden selbst. "Früher haben vier Mitarbeiter 300 Rechnungen an drei Tagen geprüft, heute braucht das System dafür weniger als eine Minute", erklärt Kurz, der selbst aus der Logistik stammt (Kühne und Nagel etc.). "Ganz zu schweigen von den Kosten pro Aktion, die bei einer Papierrechnung bei 20 Euro und bei der digitalen Rechnung wiederum bei weniger als einem Euro liegt."

Vor fünf Jahren war der Optimismus bei Kurz noch verhalten ausgeprägt, mittlerweile glaubt er aber fest daran, dass nicht nur alle von der Digitalisierung reden, sondern auch aktiver Teil von ihr werden – ob sie es wollen oder müssen, sei einmal dahingestellt. Letztlich sieht Kurz neben den äußeren Krisen (Corona, Inflation, Krieg) den mentalen Wandel der Mitarbeiter als inneren Treiber der Entwicklung, seine Arbeitszeit effektiver zu gestalten – Vier-Tage-Woche, weniger Dienstreisen etc. … wobei "effektiv" hier ein Synonym für „digital“ sein kann.