Die einzige Option

_ Wo ist ein Auto im neuen Einsatzland schnell und günstig erhältlich? Wer kann dort bei der Beschaffung helfen? Und wie sind die Kosten mit dem Unternehmen abzurechnen? Diese Fragen müssen sich die aus den USA nach Deutschland kommenden Management-Trainees eines großen deutschen Konzerns nicht stellen. Dafür gibt es Nicole Hummel, Global Assignment Consultant bei Sirva Worldwide Relocation & Moving in Nürnberg, als zentrale Ansprechpartnerin. Sie begleitet die Führungskräfte und High Potentials aus dem Ausland nach Deutschland sowie aus dem Inland in andere Länder und kümmert sich um alle Belange für die Dauer des Aufenthaltes von rund 18 Monaten. Dabei ist eine wesentliche Aufgabe, die Mitarbeiter mobil zu machen und auch zu halten.

Langzeitmiete als beste Option

Hierzu greift Sirva in Absprache mit dem Kunden auf Langzeitmiete zurück. Hummel begründet: "Das Instrument der Langzeitmiete ist aufgrund der benötigten Flexibilität die einzige Option und beste Lösung. Denn die Fahrer sind nach einer ersten Phase von wenigen Wochen, in der sie einen Sprachkurs an einem Ort absolvieren, in der gesamten Bundesrepublik verteilt."

Ohne Fahrzeug wäre es den Teilnehmern von ihrem Standort aus oft nicht möglich, die unterschiedlichen, teilweise ländlich gelegenen Gesellschaften zu erreichen. Deshalb erhalten sie ein Mietauto, mit dem sie allein aus beruflichen Zwecken zwischen 20 und 80 Kilometer pro Tag unterwegs sind.

Parameter für Fahrzeugwahl

Seit Frühjahr 2015 arbeitet Sirva mit Enterprise Rent-A-Car zusammen. Dort werden die Pkw der Kategorie Standardwagen oder Kombi wie Ford Mondeo und Opel Insignia für 18 Monate gemietet. Alle Autos müssen mit Automatikgetriebe und Navigationssystem ausgestattet sein.

Die Antriebsart ist hingegen kein relevanter Parameter, weshalb auch Benziner gefahren werden. Optional werden auch Wünsche der Mitarbeiter erfüllt, wenn sie zum Beispiel in der Stadt ein kleineres Modell oder in ländlichen Gebieten mit großen Steigungen einen SUV anfragen. "Enterprise ist so beweglich und tauscht bei Bedarf die Modelle schnell aus", meint Hummel zufrieden. So werden derzeit insgesamt 49 Langzeitmietwagen eingesetzt. Aufgrund der jüngst gestiegenen Trainee-Zahl auf 97 rechnet sie aber damit, dass auch die Mietwagenzahlen in diese Höhen klettern werden.

Prozedere bei Erstanmietung

Das Verfahren für die Auslieferung läuft dabei wie folgt: Den Anstoß gibt Nicole Hummel bei ihrem zentralen Ansprechpartner des Autovermieters. Dieser veranlasst wiederum die Erstanmietung über die Niederlassung in Heilbronn, wo die ersten Schulungen der Trainees stattfinden. Alle weiteren Vorgänge während der Laufzeit des Vertrages managen die nächstgelegenen Vermietstationen, wo Mitarbeiter beim Kunden anschließend eingesetzt sind. Unabhängig davon wendet sich Hummel weiterhin nur an ihre Kontaktperson.

Services als Entscheidungskriterium

Die monatliche Mietrate für die Autos will Hummel nicht nennen. Nur so viel: "Der Autovermieter liegt im Vergleich mit anderen Anbietern sehr gut, allerdings mit deutlich mehr Leistungen. Dazu gehört beispielsweise ein zentraler Ansprechpartner, bei dem die Fäden zusammenlaufen und der in kurzer Zeit Lösungen bietet", konstatiert sie. Das ist für das Dienstleistungsunternehmen von großer Bedeutung, insbesondere weil sie mit dem vorherigen Partner schlechte Erfahrungen gemacht und die Trainees des Kunden dies deutlich gespürt haben. Hummel nennt einige Punkte: "Mitarbeiter haben am Flughafenschalter gestanden und es ist kein Fahrzeug da gewesen, Abrechnungen mussten korrigiert werden und es hat keinen Ansprechpartner gegeben, sondern nur eine Hotline, die keine verbindlichen Angaben machen konnte." Aus diesem Grund haben sie sich auf die Suche nach einer Alternative gemacht.

Die Entscheidung für den aktuellen Vermieter hat sich gelohnt. Hummel bringt zwei Beispiele: "Einer Mitarbeiterin in Hamburg haben sie nachts die Scheibenwischer abgebrochen. Das hat sie früh sofort gemeldet, und weil es an diesem Tag geregnet hat, wurde in wenigen Stunden ein Ersatzauto vor die Wohnungstür geliefert. Auch einem anderen Teilnehmer wurde nach einem Unfallschaden direkt vor Ort ein neues Fahrzeug gestellt."

Rahmenbedingungen

Zudem schließt die Miete alle Servicebausteine wie Räder- und Reifenwechsel ein. Sobald ein solcher ansteht, werden die Fahrer von der jeweiligen Station des Autovermieters kontaktiert, um einen Termin zu vereinbaren. Für die Dauer des Werkstattaufenthaltes bekommen sie ein anderes Fahrzeug. Gleiches gilt bei Inspektionen und Kundendienst.

Schäden werden laut Hummel ebenfalls schnell repariert und bei Bedarf wird für Ersatzmobilität gesorgt. Unkompliziert seien bisher auch einige vorzeitige Rückgaben verlaufen. Haben diese Autos Dellen oder Kratzer, folgt eine Schadensaufstellung und -abrechnung zur Begleichung. Hummel betont:"Dabei ist es wichtig, dass die Rücknahme für die Fahrer stressfrei ist und stichtagsgenau abgerechnet wird."

Aufwendungen für Kraftstoff rechnen die Trainees monatlich anhand ihrer Belege ab. Alle Kosten und Aufgaben übernimmt dann der Dienstleister im Auftrag des Kunden und berechnet diese anschließend weiter. Dokumentation und Reportings über die Aufwendungen für die Langzeitmiete werden daher auch intern gestellt und gemanagt. Die Daten fließen ins hauseigene System ein und unterliegen einem Monitoring nach Gesamtkosten. Die Transparenz in der Langzeitmiete und die Dienstleistungen des Autovermieters sind das A und O, um den Mobilitätsbedarf der Mitarbeiter decken zu können. Denn der von Hummel betreute Kunde vergrößert seinen Geschäftsradius. Künftig gesellen sich wahrscheinlich noch andere Länder hinzu.

• Ausgabe 03/2016 Seite 58 (240.5 KB, PDF)