Wandlungskraft

Neustrukturierung | Die Fuhrparkmanagerinnen beim Küchenhersteller Alno haben die Prozesse neu aufgestellt und nach einer Ausschreibung der Flotte den Leasinggeber gewechselt.

— Manche Dinge müssen über eine gewisse Zeit reifen, bevor sie gut werden: Das bewahrheitet sich insbesondere bei Fuhrparkbetreibern, wenn sie auf der Suche nach einem neuen Leasinggeber respektive Dienstleister für das Fuhrparkmanagement sind und sie ihre Flotte deshalb ausschreiben wollen. Schließlich geht einem Wechsel oft eine intensive Findungsphase voraus, in der auch die gegebenen Parameter im eigenen Unternehmen auf den Prüfstand kommen.

Dies kann dazu führen, dass sich generell die Grundlagen ändern und alle Teilnehmer an der Ausschreibung – einschließlich des bestehenden Leasinggebers – neue Kriterien und Vorgaben erfüllen müssen. Das bedarf wiederum eines längeren Prozesses der Vorbereitung.

Ein Beispiel dafür ist der Küchenhersteller Alno mit seinen rund 100 Firmenfahrzeugen. Hier haben sich die Fuhrparkmanagerinnen Yvonne Stump und Regina Schwichtenberg bereits 2011 das erste Mal mit dem Gedanken getragen, die Flotte neu zu vergeben. 2012 führten die beiden dann mit Uwe Seitz von der Fuhrpark- und Unternehmensberatung Semase einen Workshop durch, in dem sie prinzipiell die bestehenden Rahmenbedingungen und Abläufe durchleuchteten – vom Ansprechpartner für die Fahrer bis hin zur Einlagerung der Reifen. Ergebnis: Nicht nur die Konditionen, sondern auch die Prozesse waren verbesserungswürdig.

Konkret bedeutete das: Mit dem VW Passat Variant 2.0 TDI mit 140 PS beispielsweise, der mit über 50 Einheiten der am meisten gefahrene Firmen-Pkw ist, lag Alno über dem Marktspiegel, wenn auch nur leicht.

Elementare Anforderungen | Auf Basis der Resultate entwickelten die Flottenmanagerinnen mit Seitz anschließend einen Katalog an Kriterien für die Ausschreibung, die im Mai 2013 online gestartet ist. Dieser beinhaltete Anforderungen wie die Kostentransparenz, eine offene Kommunikation und die Erweiterung der Toleranz an Mehr- respektive Minderkilometern am Vertragsende von 2.500 auf 5.000 Kilometer. Weitere Vorgaben: die Integration der eigenen Abkommen mit Dienstleistern sowie der eigenen Händlerrabatte und die Beibehaltung des regionalen Händlers als zentralen Lieferanten. Damit verbanden Stump und Schwichtenberg das Ziel, alle Prozesse schlanker und klarer aufzustellen, sodass der Verwaltungsaufwand sinkt und mehr Raum für das Fuhrparkmanagement entsteht.

Neun Leasinggesellschaften haben an der Ausschreibung im vergangenen Jahr teilgenommen. Davon sind nach der Auswertung drei markenunabhängige Anbieter in die letzte Runde gekommen. Sie präsentierten sich in einem Gespräch vor Ort in Pfullendorf, wobei Stump und Schwichtenberg gemeinsam mit Seitz die Möglichkeiten und Grenzen ausloteten. „Die Kostendifferenz ist dabei nicht alleine ausschlaggebend gewesen, da zwischen dem schlechtesten und dem besten Angebot nur 11,65 Prozent gelegen haben“, konstatiert Seitz. Und Stump fügt hinzu: „Wir haben vielmehr darauf Wert gelegt, dass die Gesellschaft sich unseren Prozessen anpasst und nicht wir uns an die Gesellschaft anpassen müssen.“

Am Ende hat sich Alno dann für Mobility Concept als neuen Leasinggeber entschieden. Seit Dezember vergangenen Jahres ist die Kooperation nun aktiv.

Nutzer und Referenzautos | Gleichwohl verbesserten sich mit dem Wechsel auch die Konditionen, wobei die Car Policy und Vorgaben nur leichte Änderungen erfahren haben. Die fahrzeugberechtigten Gruppen sind beispielsweise gleich geblieben. Sie gliedern sich in „Kategorie 1“, die aus Bereichs- und Verkaufsleitern im Vertrieb besteht, sowie in „Kategorie 2“. Diese bezieht Außendienstmitarbeiter, Abteilungsleiter oder einzeln definierte Mitarbeiter qua Funktion ein.

Den Kategorien 1 und 2 sind feste Referenzfahrzeuge zugeordnet. Erstere greift auf den Audi A4 Attraction 2.0 TDI multitronic mit 150 PS als Kombi in Schwarzmetallic zurück. Optional können die Fahrer gegen Zuzahlung den Audi A6 Avant sowie größere Motorisierungen gegen Zuzahlung wählen.

Aber auch ein Downgrade auf den VW Passat ist möglich. Das Referenzfahrzeug für die zweite Gruppe ist der VW Passat Trendline BlueMotion Technology 2.0 TDI mit 140 PS und DSG als Kombi in Schwarzmetallic. Alno lässt hier auch ein Upgrade auf höhere Ausstattungsvarianten wie „Comfortline“, „Highline“ oder leistungsstärkere Motoren zu.

Alle Pkw beinhalten zudem ein Ausstattungspaket, das seit 2013 für alle Neufahrzeuge folgende Komponenten verpflichtend vorsieht: automatische Distanzregelung, Geschwindigkeitsregelanlage, Parkpilot, Navigationsgerät, Nebelscheinwerfer, Netztrennwand und Notbremsassistent.

Daneben hat das Unternehmen klare Vorgaben für alle Kategorien. Dazu gehört etwa, dass der Wechsel auf einen anderen Fahrzeughersteller in allen Kategorien grundsätzlich nicht möglich ist, Sonderausstattungen in Höhe von maximal 20 Prozent des Bruttolistenpreises des ausgewählten Fahrzeugs auf Basis des Grundmodells zulässig sind und eine abweichende Bereifung bis zu einer maximalen Größe von 17 Zoll erlaubt ist.

Variable Leasingparameter | Geleast sind alle Fahrzeuge inklusive Wartungs- und Verschleißpaket, Reifen und einem Satz Winterräder bei Bestellung nach einheitlichen Regeln, die Alno mit Semase definiert hat.

Demnach variieren die Kombinationen aus Leasinglaufzeiten und -leistungen nach den gefahrenen Kilometern des jeweiligen Mitarbeiters. Sie bewegen sich zwischen 54 Monaten und 40.000 Kilometern pro Jahr bis zu 24 Monaten mit einer Laufleistung von 85.000 Kilometern jährlich. Hauptsächlich sind die Pkw für 30 Monate mit einer Laufleistung von 60.000 Kilometern geleast. Bei den meisten Fahrzeugnutzern handelt es sich folglich um Vielfahrer, die im Außendienst oder zwischen den Standorten unterwegs sind.

Künftige Projekte | Nachdem die Marschrichtung im Fuhrparkmanagement klar ist, haben sich Yvonne Stump und Regina Schwichtenberg neue Projekte vorgenommen. „Wir arbeiten unter anderem daran, von der kostenstellenbezogenen zu einer Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung umzustellen und die Aufwendungen entsprechend zu filtern“, sagt Stump.

Darüber hinaus wollen sie sich dem europäischen Fuhrpark stärker widmen. Mit dem Wechsel zum neuen Leasinggeber ist jetzt zwar auch Österreich abgedeckt, aber andere Länder wie die Schweiz und Frankreich organisieren die Firmenwagen über die eigenen Gesellschaften. Die Fuhrparkmanagerinnen loten nun aus, ob sie über eine Bündelung weitere Synergien ziehen können. | Annemarie Schneider

Alno AG | In Kürze

Alno ist ein Küchenhersteller mit insgesamt rund 2.300 Mitarbeitern und sieben internationalen Produktionsstandorten. Zum Konzern gehören neben der Kernmarke Alno die Marken Wellmann, Impuls, Pino sowie Piatti und Forster Schweizer Stahlküchen mit Alno Inox als Premiummarke. Mit seinem Sortiment und rund 6.000 Vertriebspartnern ist das Unternehmen in ungefähr 64 Ländern aktiv. Im Geschäftsjahr 2013 erzielte Alno einen Umsatz von rund 395 Millionen Euro. Sitz der AG ist Pfullendorf.

Fuhrpark | Auf einen Blick

ca. 100 Firmenfahrzeuge in Deutschland

zugelassen: nur Marken aus VW-Konzern

im Einsatz: v. a. VW Passat Variant „Trendline“ bzw. „Comfortline“ BlueMotion Technology 2.0 TDI (140 PS) DSG (ca. 50), Audi A4 oder A6 Avant „Attraction“ 2.0 TDI (150 PS) bzw. 3.0 TDI (204 PS) multitronic (ca. 25), 14 Poolfahrzeuge (v. a. VW Passat Variant 2.0 TDI mit 140 PS) und 3 Transporter (1 VW Crafter Kasten 30 TDI mit 163 PS und 2 VW T5 Kasten 2.0 TDI mit 140 PS)

Kfz-Nutzergruppen: Kategorie 1: Bereichs- und Verkaufsleiter; Kategorie 2: Außendienstmitarbeiter, Abteilungsleiter oder einzeln definierte Mitarbeiter qua Funktion

alle Kfz im Leasing inkl. Wartungs- & Verschleißpaket, Rundfunkgebühr, Kfz-Steuer, Tankkarten (2 Stück: Routex und Shell), Schadensabwicklung, Reifen sowie ein Satz Winterräder bei Bestellung

Kfz-Versicherung (Stückprämien mit SB von 1.000 Euro in Voll- und Teilkasko) in Eigenregie

Leasinglaufleistungen: 24-54 Monate, Laufleistungen: 30.000 bis 85.000 km p. a.; Schwerpunkt: 30 Monate/60.000 km p. a.

Leasinggeber nach Ausschreibung seit Dezember 2013: Mobility Concept

Ausschreibung in Kooperation mit der Unternehmensberatung Semase

Controlling/Fuhrparkmanagement im Haus

• Ausgabe 7/2014 Seite 58 (3.7 MB, PDF)