Wahlrecht für jeden

Von den Mitarbeitern am Empfang bis zu den Führungskräften auf höchster Ebene: Bei Capgemini Deutschland haben alle Beschäftigten im Rahmen eines Gehaltsverzichtsmodells Zugang zu einem Firmenwagen im Full-Service-Leasing. Das soll auch künftig so bleiben. Nur mit dem Leasing könnte es bald vorbei sein.

Eine Car Policy ohne Ausnahmen und Sonderregelungen gilt in den Unternehmen von Capgemini Deutschland. Prinzipiell wird hier niemand bevorzugt oder benachteiligt, denn es gibt nur ein Gehaltsverzichtsmodell, das alle Mitarbeiter nach Ablauf der Probezeit in Anspruch nehmen können. Dabei ist klar geregelt: Jeder übernimmt an der Full-Service-Leasingrate, die sich für den Firmenwagen nach dem individuellen Bedarf aus verschiedenen Laufleistungs- und Laufzeitenkombinationen errechnet, einen Privatanteil. Dieser wird auf Basis einer angenommenen privaten Fahrleistung von 15.000 Kilometer pro Jahr ermittelt und im Bruttogehalt umgewandelt. Das bedeutet, der Eigenanteil wird vom Bruttogehalt abgezogen und der geldwerte Vorteil zugleich von allen Mitarbeitern nach der Ein-Prozent-Methode versteuert. Die Differenz zwischen der tatsächlichen Leasingrate und dem Eigenanteil zuzüglich Treibstoffkosten und Kfz-Versicherung trägt das Unternehmen.

Im Januar 2008 hat Capgemini Deutschland außerdem ein Bonus-Malus-System eingeführt, das die Mitarbeiter zur Bestellung verbrauchs- und damit CO2-armer Fahrzeuge animieren soll. Konkret bedeutet das: Je nach CO2-Ausstoß des gewählten Firmenwagens sinkt respektive erhöht sich der Betrag für die private Zuzahlung. Dafür hat das Unternehmen sechs Stufen definiert. So wird der Nutzer für Fahrzeuge mit Emissionen von weniger als 130 Gramm pro Kilometer (g/km) mit einem Betrag von 30 Euro und von 131 bis 170 g/km mit 15 Euro pro Monat zur Leasingrate belohnt. Bei einem Ausstoß von 171 bis 210 g/km hält sich der Mitarbeiter mit null Euro kostenneutral. Höhere Werte werden mit einem Malus belegt. Er beginnt mit 15 Euro für 211 bis 249 g/km und reicht über 30 Euro für 250 bis 290 g/km bis 45 Euro für CO2-Emissionen über 291 g/km.

Beliebtes Gehaltsverzichtsmodell

Anhand dieser Kriterien können die Mitarbeiter dann aus der gesamten Modellpalette der deutschen Hersteller Audi/VW, BMW, Ford, Mercedes-Benz, Opel und Porsche sowie des schwedischen Autobauers Volvo wählen. Mindeststandards in der Ausstattung sind ABS, ESP, Klimaanlage und Gepäcktrennnetz bei Kombis. Alle anderen Komponenten stehen den Mitarbeitern optional frei. Infolgedessen rekrutiert sich der Fuhrpark aus den unterschiedlichsten Modellen: vom VW Golf bis zum Porsche. Sportwagen und Oberklasselimousinen sind jedoch eine Rarität, da das Gehalt, die eigene Zuzahlung und die generelle Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regel automatisch Grenzen setzen. Typische Firmenwagen bei Capgemini sind daher Fahrzeuge aus der Kompakt-, Mittel- und oberen Mittelklasse, wie der 1er und 3er BMW sowie der Audi A6 und der VW Passat, vorwiegend als Kombis. Benziner und Diesel halten sich hingegen die Waage.

Insgesamt summiert sich die Flotte auf rund 350 Firmenwagen, was für die Beliebtheit des Gehaltsverzichtsmodells spricht. Denn bei rund 1.500 Mitarbeitern hierzulande nutzen über 20 Prozent der Beschäftigten das Angebot des Unternehmens. Dabei verteilt sich jeweils die Hälfte der Fahrzeuge auf Consultants und die Mitarbeiter im Support. Geleast werden die Firmenwagen inklusive Full-Service bei einer markenabhängigen und einer unabhängigen Leasinggesellschaft mit einer durchschnittlichen Gesamtlaufzeit der Leasingverträge von 36 Monaten und einer durchschnittlichen Laufleistung von 25.000 Kilometern pro Jahr. Darüber hinaus stehen auch den Mitarbeitern in der Probezeit Fahrzeuge zur Verfügung, die bei Sixt in der Regel für sechs Monate gemietet werden. Derzeit sind es rund 30 an der Zahl.

Mehr als 30 Prozent eingespart

Dass Capgemini nur mit zwei Leasinggesellschaften kooperiert, war nicht immer so. Der Startschuss für die Konzentration auf wenige Anbieter fiel 2002 im Zuge des Zusammenschlusses mehrerer Firmen unter dem Dach von Capgemini Deutschland. Ziel war es, einheitliche Standards für die verschiedenen Unternehmen auch im Fuhrparkmanagement zu schaffen. Denn ohne Umstrukturierung hätte das Unternehmen mit zwölf Leasinggesellschaften und unterschiedlichsten Dienstleistungsverträgen arbeiten müssen. Prozessoptimierung und eine Verschlankung der Strukturen hatten daher oberste Priorität. Hierfür hat sich Capgemini mit Jean Gasch eine Spezialistin aus der Leasingbranche eingekauft. Als Betriebswirtin und langjährige Mitarbeiterin in einer Leasinggesellschaft kennt sie das Geschäft. Eine ihrer ersten Aufgaben damals: Den Ist-Zustand zu analysieren, den Bedarf zu ermitteln und auf Grundlage dieser Ergebnisse neue Angebote einzuholen und auszusortieren. „2003 haben wir dann den Fuhrpark neu ausgeschrieben und uns für die beiden Leasinggesellschaften LHS Leasing, heute Alphabet, und Athlon Car Lease entschieden“, sagt Jean Gasch, Fleet Managerin & Sourcing Specialist bei Capgemini Deutschland.

Zugleich hat die Fuhrparkmanagerin die Full-Service-Leistungen für die Firmenwagen vereinheitlicht. Es beinhaltet bei Capgemini nun das Tankkartenmanagement, Wartung und Verschleiß, Reifen, GEZ, Kfz-Steuer und Schadenmanagement. Nur die Kfz-Versicherung bleibt in der Verantwortung des Unternehmens. „Dadurch haben wir im Vergleich zum vorherigen Verfahren mehr als 30 Prozent der Kosten eingespart“, resümiert Gasch. Geholfen hat dabei ihr Know-how, das sie auf der Seite der Leasinggeber gewonnen hat. Die Fuhrparkmanagerin erläutert: „Zum Beispiel ist Full-Service im Wartungs- und Verschleißbereich nicht bei jedem Anbieter gleich. Manche bezeichnen es zwar als Full-Service, schließen aber verschiedene Komponenten aus, zum Beispiel Nachfüllöle.“ Hohe Einsparungen haben auch strikte Vereinbarungen über die Bedingungen und das Handling von Fahrzeugschäden bei Rückgabe des Fahrzeugs gebracht. Rechnungen von 5.000 bis 7.000 Euro, die Jean Gasch beim Durchforsten der Unterlagen gefunden hat, gibt es seither nicht mehr.

Argumente pro Kauf bald überlegen?

Gegenwärtig beschäftigt die Fuhrparkmanagerin aber ein ganz anderes Thema, nämlich die steigenden Leasingraten. Die Teuerung bei den Angeboten für neue Fahrzeuge liegt durch die massive Absenkung der Restwerte im Vergleich zum Vorjahreszeitraum bei durchschnittlich über zehn Prozent, weshalb die Fuhrparkmanagerin die Verträge oftmals verlängert. „Aufgrund der Unsicherheiten im Markt haben wir auch eine Neuausschreibung des Fuhrparks Ende vergangenen Jahres gestoppt“, erzählt Gasch. Sie fügt hinzu: „Ich hoffe, dass es bis Ende des Jahres wieder besser wird, aber ich bin skeptisch.“ Deshalb geht die Fuhrparkmanagerin auf Nummer sicher. Sie will in diesem Jahr die Entwicklung genau beobachten und die Gesamtkosten für Kauf und Finanzierung im Vergleich zum Leasing kalkulieren. „Wenn es weiter so bergab geht mit den Restwerten, müssen wir in Betracht ziehen, die Fahrzeuge zu kaufen oder zu finanzieren und so lange zu halten, bis sie abgeschrieben sind“, sagt Gasch. Die Vermarktung liegt dann zwar beim Unternehmen. „Da die Firmenwagen aber vollends abgeschrieben wären, wiegt dieses Risiko nicht mehr so schwer. Außerdem lassen sich dafür sicherlich auch adäquate Vereinbarungen mit Händlern abschließen“, meint Gasch. Eine Entscheidung, welchen Weg das Unternehmen einschlägt, soll im Herbst fallen. Unabhängig vom Ausgang des Rennens ist eines bereits klar: Die Haltedauer der Fahrzeuge wird steigen.

An den externen Servicedienstleistungen will Capgemini allerdings festhalten, obwohl auch dafür die Kosten bei Neuverträgen und Vertragsumschreibungen in die Höhe geklettert sind. Die Kosten seien aber nicht so signifikant nach oben geschnellt wie bei den Finance-Leasing-Raten, so die Fuhrparkmanagerin.

Verwaltung in einer Hand

Um den internen Aufwand für das Fuhrparkmanagement so gering wie möglich zu halten, laufen bei Jean Gasch als zentrale Anlaufstelle die Fäden zusammen. Einsicht in alle Vorgänge hat sie über eine eigene Kfz-Datenbank, die sie auf Basis von Access selbst entwickelt hat. Hier sind alle wichtigen Daten angelegt: von der Car Policy und den Daten des Fahrers über die Leasingraten in den einzelnen Bestandteilen bis hin zur letzten Führerscheinkontrolle. „Aus diesem Tool ziehe ich dann auch die Daten für die internen Prozesse, zum Beispiel für die Gehalts- und Unfallmeldungen und die Reports für das Controlling“, erläutert Gasch. Parallel dazu greift sie auf die Online-Reportings der Leasinggesellschaften zur permanenten Kostenkontrolle zurück.

Darüber hinaus ist die Betreuung der Mitarbeiter bei der Auswahl des Firmenwagens eine Aufgabe von Gasch. Zeit braucht hier etwa die Beratung der Angestellten, die nach der Probezeit ihr erstes Fahrzeug bestellen. Unterstützt wird die Fuhrparkmanagerin dabei von Händlern im Bundesgebiet. Sie beantworten den Mitarbeitern alle Fragen rund ums Fahrzeug, konfigurieren auf Wunsch das Modell, liefern die Firmenwagen aus und lassen die Fahrzeuge zu. „Jeder Mitarbeiter kann sein Fahrzeug auch online konfigurieren und kalkulieren. Mir ist es jedoch wichtig, dass auch nicht fahrzeugaffine Mitarbeiter eine optimale Betreuung erhalten“, betont Gasch. Mit den ein bis zwei ausgewählten Autohäusern pro Marke hat die Fuhrparkmanagerin gute Erfahrungen gemacht, weshalb für sie eine Zentralisierung nicht in Frage kommt. Getreu dem Motto: „Never change a winning team.“

Annemarie Schneider

Capgemini-Fuhrpark in Kürze

Gehaltsverzichtsmodell für alle Mitarbeiter

CO2-gesteuerte Bonus-Malus-Regelung

ca. 350 Firmen- und 30 Fahrzeuge in Langzeitmiete

Firmenwagen im Full-Service-Leasing für durchschnittlich 36 Monate und 25.000 km p. a.

zugelassen: alle Modelle deutscher Hersteller und Volvo

v. a. 1er und 3er BMW, Audi A6 und VW Passat als Kombis

je zur Hälfte Diesel und Benziner

Kurzporträt: Capgemini Deutschland

Capgemini ist die größte Unternehmensberatung europäischen Ursprungs mit Sitz in Paris, die weltweit sowohl IT-Lösungen für den B2B-Sektor als auch Consulting Services zur Neustrukturierung und Optimierung der Geschäftsprozesse und Outsourcing der Infrastruktur, Anwendungen und Prozesse bietet. Insgesamt beschäftigt Capgemini rund 90.000 Mitarbeiter in mehr als 30 Ländern, die im vergangenen Jahr einen Umsatz von rund 8,7 Milliarden Euro erwirtschaftet haben. In der Region Central Europe arbeiten rund 7.500 Mitarbeiter, davon etwa 1.500 in Deutschland. Der Umsatz von Capgemini in Central Europe betrug 592 Millionen Euro in 2008. Die Capgemini Deutschland Holding GmbH hat ihren Sitz in Berlin.

• Ausgabe 5/2009 Seite 68 (600.0 KB, PDF)