Variable Kosten nachhaltig senken

Nicht nur die Fixkosten können die Ausgaben im Fuhrpark in die Höhe treiben, sondern auch die variablen Kosten, die etwas schwerer zu ermitteln sind. Im letzten Teil unserer Serie sagen wir Ihnen, wie Sie auch diesen Posten in den Griff bekommen und worauf Sie trotz aller Sparmaßnahmen achten sollten.

In den vorangegangenen Folgen haben wir uns mit einzelnen Maßnahmen in Bezug auf das Vertragswesen, die Car Policy oder ganz allgemein den Einsatz von Fahrzeugen beschäftigt. Dabei ging es immer darum, anhand von schnell wirkenden Veränderungen die Kosten im Fuhrpark deutlich zu senken. Darüber hinaus beeinflussen unsere strategischen Entscheidungen aber auch nachhaltig die variablen Kosten. Strategische Veränderungen im Fuhrparkmanagement sollten dies berücksichtigen.

Alle Entscheidungen, die in die Nutzungsverträge mit den Fahrern oder die zur Auswahl stehenden Fahrzeuge eingreifen, haben weitreichende und oft schwer absehbare Folgen. Ein „Downsizing“ kann sehr wohl die Kosten drücken, gleichzeitig kann sich aber auch die Motivation des Fahrers verschlechtern. Eventuell geht er dann weniger sorgfältig mit seinem Dienstwagen um und gibt sich weniger Mühe, spritsparend zu fahren. Und infolgedessen nehmen dann die kleinen Schäden und der Spritverbrauch spürbar zu. Sie sollten sich bei allen Veränderungen also überlegen, welche Auswirkungen Ihre Anpassungen auf die Gesamtkosten und auf die variablen Kosten der Fahrzeuge haben.

Gehen Sie nie davon aus, dass sich Kosten wirklich „logisch“ in alle Richtungen weiterrechnen lassen. Verlängern Sie zum Beispiel die Haltedauer bei Fahrzeugen, gibt es eine nicht genau bestimmbare Höchstgrenze, ab der die Ausgaben sprunghaft ansteigen. Ein Kleinwagen, der 150.000 Kilometer und mehr leisten soll, wird auf einmal mit zahlreichen Defekten Ihre Kostenrechnung ad absurdum führen. In diesem Fall haben Sie das Fahrzeug außerhalb der vorgesehenen Nutzung eingesetzt.

Individuelles Nutzungsprofil für jedes Fahrzeug

Ähnliche Effekte können eintreten, wenn Sie ein Langstreckenfahrzeug nur für kurze Fahrten einsetzen (Benzinverbrauch, überproportionale Kleinschäden, technische Probleme). Auch unpassende Karosserievarianten mit zu wenig Bodenfreiheit (bei Fahrzeugen auf schlechten Straßen), ein zu geringes Ladevolumen (Schäden und Kratzer im Ladebereich) oder schlechter Luftwiderstand (bei Langstreckenfahrten) können zu höheren Kosten führen. Sie sollten also – mit Rücksicht auf die zu erwartenden variablen Kosten – für jeden Einsatzzweck ein individuelles „Nutzungsprofil“ für die in Frage kommenden Fahrzeuge entwickeln.

Probleme treten oft bei den User-Chooser-Modellen auf. Kann sich ein Mitarbeiter in einem bestimmten Kostenrahmen einen geeigneten Wagen frei aussuchen, wird er meist auch ein passendes Modell für seine Anforderungen wählen. Sein „Budget“ wird dann oft anhand eines Referenzmodells unter Einbeziehung des Kraftstoffverbrauchs und der Full-Service-Kosten für das Fahrzeug ermittelt. Wählt ein Fahrer ein anderes Modell oder zusätzliche Sonderausstattungen, muss er die zu erwartenden Mehrkosten selbst zahlen. Bis zu diesem Punkt geht die Kostenrechnung noch problemlos auf.

Schwierig wird es, wenn die Fahrer die Grenzen des Modells austesten. Wählt ein Mitarbeiter zum Beispiel eine zu kleine Kategorie, um ein möglichst voll ausgestattetes Fahrzeug zu erhalten, profitiert er von den geringeren variablen Kosten des kleineren Modells. Diese Ersparnis setzt der Fahrer dann direkt in eine Ledergarnitur, eine teure Hi-Fi-Anlage und zusätzliche elektronische Systeme um.

Sucht sich der Mitarbeiter gleichzeitig eine zu kleine Motorisierung aus und fährt sein Fahrzeug dann auf der Autobahn ständig mit Vollgas, geht der Kraftstoffverbrauch in die Höhe – gemessen am Normverbrauch wahrscheinlich um zehn bis 20 Prozent. Die zusätzlichen „VollgasLiter“ gehen dann natürlich zulasten des Unternehmens.

Weitere zusätzliche Kosten können bei Wartung und Verschleiß, Reifen, durch Unfallregulierungen und Rücknahmeschäden entstehen. Diese Kosten entstehen teilweise selbst dann, wenn Full-Service-Verträge abgeschlossen werden. Entweder sind bestimmte Schäden nicht in den Full-Service-Bausteinen enthalten oder es entstehen höhere Belastungen bei der Rücknahme.

Wählt der Mitarbeiter dagegen ein deutlich größeres Modell als vorgesehen, wird der Fuhrparkverantwortliche ebenfalls Abweichungen feststellen können. Soll zum Beispiel ein Fahrzeug vorzeitig zurückgegeben werden, hat es einen größeren selbst verschuldeten Unfall oder der Händler Probleme mit der Vermarktung des hochmotorisierten Rückläufers, können die Kosten ebenfalls in die Höhe schnellen.

Modelle und Motorisierungen vorgeben

Aus diesen Gründen sollten Sie also auf jeden Fall auch bei einem User-Chooser- Fuhrpark mögliche Modelle und Motorisierungen vorgeben, eine Höchstgrenze für Sonderausstattungen (in Abhängigkeit vom Listenpreis zwischen 20 und 30 Prozent) vorschreiben und für die Motorgröße klare Ober- und eventuell auch Untergrenzen setzen.

Zusätzlich sollten Sie sich auch ein Widerspruchsrecht bei der Fahrzeugwahl ausbedingen. Andernfalls werden Sie bei neuen Modellen, Veränderungen an den Sonderausstattungen oder neuen Motorenvarianten um langwierige Diskussionen nicht herumkommen.

Auch bei Fahrzeugen, die sie innerbetrieblich einsetzen (zum Beispiel Wartungs- oder Poolfahrzeuge) sollten Sie genauer hinsehen. Oft werden bei Veränderungen nur die Leasingraten und die Gesamtkosten über die Laufzeit (Total Cost of Ownership) betrachtet. Ist in den kommenden Jahren mit einer gleichbleibenden Nutzung (Einsatzprofil, Fahrleistung, Auslastung) und einem konstanten Verhältnis einzelner Kostenarten zueinander zu rechnen, ergeben sich kaum Probleme. Ändern sich aber einzelne Parameter, empfiehlt sich eine exakte Aufteilung in variable und fixe Kosten.

Variable und fixe Kosten ermitteln

Allein aufgrund der – im Zuge eines wirtschaftlichen Aufschwungs – wahrscheinlich wieder steigenden Spritpreise und der stark schwankenden Einkaufskonditionen, sollte ein gewissenhafter Flottenchef fixe und variable Kostenanteile ermitteln. Das Kostenrisiko, das mit den einzelnen strategischen Entscheidungen einhergeht, lässt sich auf diese Weise besser beurteilen.

Zur Aufteilung der Kosten in fixe und variable Bestandteile ist eine vernünftige Kostenartenrechnung unerlässlich. Die meisten Ausgabenarten lassen sich dabei problemlos zuordnen: Kraftstoff, Wartung und Reifen (nur im Pkw-Bereich) sind dann meist variabel, während Steuern (nur wenn unabhängig von der Fahrleistung!), Zulassung und Finanzierung zu den Fixkosten gezählt werden. Eine Unterteilung sollte auf jeden Fall beim Wertverlust des Fahrzeuges vorgenommen werden. Dieser ist sowohl vom Alter des Fahrzeuges als auch von der Fahrleistung abhängig.

Vor jeder strategischen Veränderung sollten Sie sich die Auswirkungen auf Ihre Kostenrechnung genau überlegen. Am besten Sie erstellen hierfür eine Matrix mit den einzelnen Kostenarten, den variablen und fixen Bestandteilen der Aufwendungen, der Laufleistung und eventuellen prozentualen Steigerungen der einzelnen Kostenarten. Am besten eignet sich hierfür eine Tabellenkalkulation.

Tragen Sie nun die Werte für Ihr aktuelles Fahrzeug und für alternative Modelle ein. Sollten Sie vorhersehen können, dass die Laufleistung Ihrer Flotte jedes Jahr um zirka fünf Prozent ansteigt, lassen sich diese Werte gut anhand der Tabelle eintragen.

Gleiches gilt für Kostensteigerungen beim Kraftstoff oder zusätzlichem Reifenverschleiß. Ebenfalls berücksichtigen können Sie zusätzliche Aufwendungen beim Wechsel des Herstellers (Rücknahmeschäden, Werkstatt, Anfahrten zur Werkstatt und Ähnliches).

Anhand der erfassten Daten können Sie nun auch verschiedene Planszenarien überprüfen. Was passiert, wenn Sie von einem Modell der oberen Mittelklasse auf ein Fahrzeug der Kompakt-Klasse umsteigen? Welche Kostenwirkung müssen Sie erwarten, wenn der Kraftstoffpreis um zehn Prozent steigt?

Gezielt Modelle mit geringen variablen Kosten suchen

Stellen Sie darüber hinaus fest, dass Ihre variablen Kosten einen großen Anteil an den Gesamtausgaben ausmachen, können Sie auch gezielt Fahrzeuge mit einem geringeren variablen Kostenanteil wählen. Dies gilt zum Beispiel häufig bei Flotten, deren Fahrzeuge im Vertrieb eingesetzt werden. Marken und Modelle, die auf den ersten Blick zu teuer erscheinen, können sich auf einmal als vorteilhaft erweisen. Hier lohnt dann der Umstieg auf Motoren mit geringem Verbrauch (Umwelttechnologien) oder Modelle mit längeren Serviceintervallen.

Eventuell kann sich dann – ganz entgegen dem allgemeinen Trend – auch ein Upsizing rechnen. Ein Auto der oberen Mittelklasse mit einem sparsamen Motor, guter Verarbeitung und geringen Verschleißspuren ist dann günstiger als eine „Blechdose“, die nach einem Jahr bereits deutliche Alterungsspuren aufweist.

Weitere Auffälligkeiten können auch hohe Unfallkosten, ein übermäßiger Reifenverschleiß oder teure Werkstattaufenthalte sein. Auch hier können Sie nach Alternativen für Ihre Car Policy Ausschau halten. Eventuell werden Sie um einen Wechsel der Werkstatt, der Modelle oder um die Anschaffung weiterer Sonderausstattungen nicht umhinkommen.

Bei Fahrzeugen, die zur Auslieferung in Innenstädten eingesetzt werden, sind zum Beispiel zahlreiche Kleinschäden üblich. In diesem Fall können Sie natürlich über eine Mitbeteiligung des Fahrers an der Selbstbeteiligung nachdenken. Eventuell ist es aber auch sinnvoller, zu einer günstigeren Werkstatt zu wechseln, ein anderes Fabrikat zu wählen oder PDC-Systeme (Park Distance Control) anzuschaffen.

Fazit: strategische Entscheidungen gut durchdenken

Strategische Entscheidungen sollten immer gut durchdacht sein. Neben den Kosten der Fahrzeuge sollten Sie auch immer die Auswirkungen auf Ihre Fahrer berücksichtigen. Eventuell bringt bereits die Wahl eines verbrauchsarmen Motors, die Erweiterung der Herstellergarantie oder ein Rahmenabkommen mit einer freien Werkstatt mehr als jedes Downsizing Ihres Fuhrparks. Evi Zienz

Erfolg mit strategischem Flottenmanagement – Teil 6:

Variable Kosten im Visier

Bedenken Sie die Auswirkungen von „Downsizing“ auf die Motivation der Mitarbeiter und somit auch auf variable Kosten wie den Kraftstoffverbrauch und zunehmende Kleinschäden.

Wählen Sie nur Fahrzeuge, die auch die geplanten Laufleistungen und die erforderlichen Fahrstrecken problemlos bewältigen. Erstellen Sie ein Nutzungsprofil jeder Einheit im Fuhrpark.

Bei einem User-Chooser-Modell sollten Sie je nach Kategorie zugelassene Modelle, Motorisierungen und Karosserievarianten vorschreiben.

Bei starken Veränderungen der Kilometerleistung oder steigenden fahrleistungsabhängigen Kosten empfiehlt sich auch eine Unterteilung der Ausgaben in fixe und variable Bestandteile.

Spielen Sie anhand einer Tabellenkalkulation verschiedene Planszenarien durch. Auf diese Weise können Sie sämtliche strategischen Entscheidungen überprüfen.

Suchen Sie gezielt nach den „Kostentreibern“ in Ihrer Flotte. Wählen Sie dann bewusst Fahrzeuge aus, die einen geringeren Verbrauch aufweisen oder seltener in die Werkstatt müssen.

Untersuchen Sie Auffälligkeiten in Ihrer Kostenrechnung. Bevor Sie grundsätzliche und nur schwer revidierbare Entscheidungen treffen, sollten Sie sich immer die langfristigen Auswirkungen Ihrer Entscheidung vor Augen halten.

• Ausgabe 10/2009 Seite 62 (450.3 KB, PDF)