Ständig auf Achse

Teil 14: Sozialstation Dreisam | Rund 50 Fahrzeuge dienen den Mitarbeitern des Sozialdienstes, um Patienten und Bedürftigen zu Hilfe zu kommen. Dabei unterstützt ein Steuerungs- und Kommunikationssystem.

— Wenn die Pflegeleitung der Sozialstation Dreisam die Touren für das Personal plant, dann für eine 24-Stunden-Betreuung. Denn ein Teil der Mannschaft ist über den Hausnotruf stets rund um die Uhr im Bereitschaftsdienst.

Als Instrument dafür ist ein Steuerungs- und Kommunikationssystem in Betrieb, das die Organisation gemeinsam mit einem regionalen Software-Dienstleister auf die individuellen Bedürfnisse hin weiterentwickelt hat. Hierüber dokumentieren die Einsatzkräfte nicht nur die Fahrtrouten, sondern sie holen ihre täglichen Aufträge via Java-Applet und die durchzuführenden Leistungen auf ihre mobilen Endgeräte. Am Ende ihrer Schicht spielen die Mitarbeiter die Daten zurück in die Zentrale, wo diese direkt in die Abrechnung fließen. So managt das gesamte Team seine Pflegeaufgaben in und um Freiburg.

Verbesserte Prozesse | In Zukunft geht Antje Kössl, Geschäftsführerin der Sozialstation Dreisam, noch einen Schritt weiter und führt die elektronische Patientenakte ein. Dazu will die Organisation unter anderem in Tablets investieren, die pro Einheit rund 1.000 Euro kosten. „Nur diese werden aufgrund ihrer Robustheit den Ansprüchen im Pflegedienst gerecht“, sagt Kössl. Sie ergänzt: „Die Investition wird sich jedoch schnell in Form von besseren Kontrollmöglichkeiten und Ressourceneinsparungen rechnen. Wir wollen damit unseren Mitarbeitern mehr Zeit verschaffen, die sie in der Pflege einsetzen können.“

Zu diesem Zweck steht die Optimierung sämtlicher Prozesse bei der Geschäftsführerin im Vordergrund. Das gilt gerade für den Fuhrpark, der mit der Zahl der zu betreuenden Menschen in den vergangenen 15 Jahren von vier auf rund 50 Fahrzeuge angewachsen ist.

Infolgedessen sind pro Jahr auch die Gesamtkosten für die Firmenwagen auf ungefähr 300.000 Euro geklettert. Die Aufwendungen wären allerdings deutlich höher, wenn Antje Kössl nicht permanent an der Kosten- und Effizienzschraube drehen würde. Ein Stellhebel sind die Rahmenverträge des Deutschen Roten Kreuzes für den Fahrzeugeinkauf, um die Ausgaben im Griff zu behalten. „Sie bilden die Basis und eröffnen uns gute Konditionen“, konstatiert sie.

Services bringen Freiraum | Mindestens genauso wichtig für die Fahrzeugwahl sind die Leistungsfähigkeit und die Beziehung zum Autohaus vor Ort. „Mit Ernst & König haben wir nach längerem Suchen einen Partner gefunden, der uns ein Rundum-sorglos-Paket liefern kann“, so die Geschäftsführerin. „Der Ford-Händler sorgt für schnellen Fahrzeugersatz bei Unfall, leistet Hol- und Bring-Service bei Kundendienst und Reparaturen und stellt einen zentralen Ansprechpartner für alle Belange.“ Außerdem hält der Händler immer einige Fahrzeuge vor und gibt Winterreifen kostenfrei hinzu.

Das ist der wesentliche Grund, weshalb heute alle Fahrzeuge von Ford sind und großteils im Finanzleasing für insgesamt drei Jahre mit Laufleistungen von 20.000 respektive 25.000 Kilometer pro Jahr über die Herstellerbank geleast sind. Ausnahme: ein für den Rollstuhltransport umgebauter VW Caddy für die Tagespflege. Dieser sowie sieben Ford-Modelle sind gekauft. Bei Letzteren hat sich Kössl für den Kauf entschieden, weil damit die Mitarbeiter mehr als 25.000 Kilometer pro Jahr zurücklegen. Ab dieser Grenze gestaltet sich der Erwerb für die Sozialstation Dreisam im Vergleich zum Leasing günstiger.

Das Remarketing erfolgt dann je nach Zustand des Fahrzeugs. Meist nimmt sie der Ford-Händler zurück, sobald ein neues Modell als Ersatz ausgeliefert ist. Insgesamt bestellt die Organisation zwischen 15 und 20 Autos pro Jahr.

Fahrzeuge nach Einsatzzweck | Von den rund 50 Einheiten sind wiederum etwa 40 Fahrzeuge permanent im rein dienstlichen Einsatz. Sie rekrutieren sich hauptsächlich aus Ford Ka mit einem 69 PS starken 1,2-Liter-Benzinmotor sowie Ford Fiesta mit 1,0-Liter-EcoBoost-Motoren und 100 PS.

Dazu gesellen sich rund zehn Dienstwagen für Mitarbeiter und Führungskräfte, die viele berufliche Kilometer fahren, ihre Fahrzeuge aber auch privat nutzen dürfen. Ihnen stehen meist Ford Fiesta oder Ford Focus jeweils mit 1.0-Liter-EcoBoost-Motor zur Verfügung, die 100 PS leisten.

Gleichwohl sind diese Modelle vorwiegend im dienstlichen Auftrag unterwegs und werden von Mitarbeitern gefahren, die sich zum Beispiel für den Hausnotruf mit rund 1.600 Anschlüssen in Bereitschaft befinden und in wenigen Minuten vor Ort sein müssen. „Diese Fahrzeuge sind außerdem mit Safe und entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen ausgerüstet, weil sie die Schlüssel für die Wohnungen mitführen. Und dadurch sind wir auch in der Lage, innerhalb von 20 Minuten überall vor Ort zu sein“, sagt Kössl stolz. Schneller sei im Grunde nur noch der Rettungsdienst.

Bausteine im Haus | Damit sich die Sozialstation Dreisam im Gedächtnis der Einwohner verankert, setzt Kössl auf ein gleichförmiges Erscheinungsbild. Alle Fahrzeuge sind silber und mit Logo, dem Pflegeleitbild sowie der 24-Stunden-Betreuung in der Region beklebt. Diese Leistung übernimmt eine Karosseriewerkstatt in der Nähe.

Was in den Händen der gemeinnützigen Einrichtung verbleibt, ist das Management der Tankkarten von Shell sowie der regionalen Extrol-Tankstelle, bei der die Mitarbeiter auch die Firmenwagen waschen. Daneben verhandelt die Geschäftsführerin jedes Jahr die Kfz-Versicherung in Kooperation mit der Funk-Gruppe als Makler.

Derzeit sind die Fahrzeuge bei der HUK Coburg über Einzeltarif mit einer Selbstbeteiligung von 300 Euro in der Voll- und 150 Euro in der Teilkasko versichert. Für die Sozialstation ist diese Lösung nach einigen Unfällen mit schweren Schäden die günstigste Variante. Nichtsdestotrotz ist sie auf der Suche nach anderen Angeboten.

Um gleichzeitig die Schadenzahlen zu verringern, sollen sich die Mitarbeiter künftig bei selbstverschuldeten Schäden an der Selbstbeteiligung beteiligen. Entsprechende Vereinbarungen sind in der Vorbereitung. Ziel ist es, so die Versicherungsbeiträge und Schadensaufwendungen zu senken.

Fuhrpark als Chefsache | Da die Fahrzeugkosten einen der größten Blöcke darstellen, sieht Kössl das Fuhrparkmanagement und Controlling als Chefsache an. „Seit der Euroumstellung sind die Kosten rund um die Flotte sicherlich um 50 bis 60 Prozent gestiegen, die Einnahmen dagegen nur um etwa 15 Prozent. Da wir uns von Anfang an selbst finanzieren mussten, haben die Transparenz und Gesamtkostenrechnung immer eine große Rolle gespielt.“ Nur so konnte die Geschäftsführerin die Ausgaben pro Fahrzeug stabil halten. | Annemarie Schneider

Dreisam | In Kürze

Die Sozialstation Dreisam gGmbH ist eine Organisation mit vier Sozialstationen, einer Tagespflege und zwei betreuten Wohnanlagen in und um Freiburg, die 1991 gegründet wurde. Gesellschafter sind zu gleichen Teilen der DRK Kreisverband Freiburg, der AWO Kreisverband Freiburg und der Paritätische Landesverband Baden-Württemberg. Sie sind auch Kooperationspartner, mit denen Dreisam insgesamt rund 1.200 Patienten betreut. Die Tätigkeiten umfassen Kranken-, Alten- und Intensivpflege mit Palliativ-Schwerpunkt und 24-Stunden-Einsatz. Der gemeinnützige Dienst beschäftigt rund 360 Mitarbeiter. Sitz ist Freiburg.

Fuhrpark | Auf einen Blick

ca. 50 Fahrzeuge, davon 40 zur rein dienstlichen Nutzung in der Pflege und ca. zehn für Führungskräfte und Mitarbeiter mit vielen dienstlichen Fahrten

Ford als Marke: in der Pflege v. a. Ford Ka 1,2-Liter-Benziner (69 PS) und Ford Fiesta 1,0-Liter-EcoBoost-Motor (100 PS), als Firmenwagen für Mitarbeiter v. a. Ford Fiesta und Ford Focus je mit 1,0-Liter-EcoBoost-Motor (100 PS)

alle Kfz silber mit Dreisam-Logo und -Leitsatz

i. d. R. im Finanzleasing bei der Ford Bank: Gesamtlaufzeit 3 Jahre; Laufleistungen: 20.000 bzw. 25.000 km p. a.; Fahrzeuge im Kauf, wenn mehr als 25.000 km p. a., derzeit sieben Einheiten

Einkauf über Rahmenvertrag des DRK

Ford-Händler als zentraler Dienstleister für Wartungs- & Verschleißarbeiten, Reparaturen, Räder/Reifen, Unfallinstandsetzung, Fahrzeugersatz, Hol- und Bring-Service

Tankkarten: Shell und Extrol (regionaler Tank- stellen- und Waschanlagenbetreiber)

Kfz-Versicherung: via Einzeltarifierung bei HUK Coburg mit Selbstbeteiligung von 300 Euro in der Voll- und 150 Euro in der Teilkasko

Fuhrparkmanagement und Einkauf im Haus: Geschäftsführung und drei Mitarbeiter

• Ausgabe 3/2014 Seite 48 (3.5 MB, PDF)