Signifikant Kosten gesenkt

_ Von April bis Oktober herrscht Hochbetrieb für die Servicemitarbeiter der Maschinenfabrik Krone. Wenn die Landwirte ihre Felder bewirtschaften, rücken die Techniker aus, um zum Beispiel neue Maschinen, die im Ersteinsatz erprobt werden, zu betreuen und zu warten. Dafür müssen sie jederzeit mobil sein, wofür ein Pool aus einer saisonal schwankenden Zahl an Leasing-, Kauf- und Langzeit- sowie gegebenenfalls auch Kurzzeitmietwagen auf dem Firmenparkplatz bereitsteht. Im Winterhalbjahr fallen entsprechend weniger Auswärtstermine an, demzufolge verkleinert sich auch der Fahrzeugpool wieder: Die nicht mehr benötigten Langzeitmietwagen werden an die Vermieter zurückgegeben.

Trotz dieser flexiblen Mobilitätsform, die es ermöglicht, kurzfristig auf ein unterschiedlich hohes Reiseaufkommen zu reagieren, war der Fahrzeugpool in der Vergangenheit nicht effizient gemanagt."Entweder hatten wir zu viele oder zu wenige Fahrzeuge", erinnert sich Bernadette Kölker, die bei Krone für den Einkauf und den Fuhrpark zuständig ist. "Wir haben viele Poolfahrzeuge in Langzeitmiete gehabt, die wir nicht sinnvoll nutzen konnten, weil entweder kein Bedarf da war oder eine Überbelegung", führt Kölker weiter aus. Die Lösung der Probleme fand der Landmaschinenhersteller vor einem Jahr mit der Einführung des Carpool-Managements von Volkswagen Financial Services.

Mit dem Online-System "Poolmanagement 2.0" konnte laut Kölker die Auslastung der vorhandenen Fahrzeuge signifikant gesteigert werden und im gleichen Zuge sanken die Kosten durch weniger Anmietungen um rund ein Drittel.

Früher Outlook, heute Poolmanagement

Verwaltet wurden die Fahrzeuge in der Vergangenheit dezentral über verschiedene Outlook-Kalender, was sich als äußerst unübersichtlich erwies. Und so kam es schon mal vor, dass sich zwei Mitarbeiter von Krone vor Ort bei einem Feldeinsatz oder einem Messebesuch trafen - jeder mit eigenem Pkw angereist. Das gehört nun der Vergangenheit an, da jetzt durch das einheitliche System, über das etwa 500 registrierte und poolwagenberechtigte Mitarbeiter selbstständig ihre Buchungen vornehmen können, vermehrt auch Fahrgemeinschaften gebildet werden.

Hilfreich ist auch der Übersichtsplan, der die Auslastung der Fahrzeuge anzeigt. "Man kann auf den ersten Blick sehen, wo wir ganz viel Bedarf haben und wo weniger Bedarf ist", sagt Kölker. Stehen in einer Woche viele Feldeinsätze oder Fahrten zu Lieferanten und Kunden an, kann Krone für eine Woche ein Auto hinzumieten, damit es nicht zum Engpass im Pool kommt."Wir können jetzt vieles abdecken über eine Kurzzeitmiete oder über eine Tagesmiete. Dadurch fallen viele Kosten weg, die wir vorher hatten", so Kölker weiter. So standen zum Beispiel früher zu Spitzenzeiten mehr als 30 Langzeitmietwagen parat - jetzt sind es durch die zentralisierte Verwaltung nur noch maximal 20. Ein weiterer positiver Effekt durch das neue System ist das strengere Zeitmanagement: Eine Buchung verfällt, wenn ein Fahrzeug nicht kurz nach Beginn der gebuchten Zeit abgeholt wird. "Das ist sehr lehrreich für die Mitarbeiter, die gerne hamstern und sich rein prophylaktisch schon mal für acht Uhr ein Auto buchen, obwohl sie es erst um zwölf Uhr brauchen", erklärt Kölker. Jetzt würden Fahrzeuge wirklich nur für den Zeitraum gebucht, in dem sie auch benötigt werden. Auch das optimiert die Auslastung.

Durch das zentrale und automatisierte Management ist auch der Verwaltungsaufwand der Poolfahrzeuge gesunken. Kölker beschreibt das neue System in der Anwendung als simpel und selbsterklärend: Der Poolwagennutzer loggt sich ein, gibt den gewünschten Buchungszeitraum, das Ziel und den Grund seiner Reise an - steht ein Fahrzeug zur Verfügung, ist die Buchung dann mit einem Klick getätigt. Der Fahrer bekommt per Mail eine Buchungsbestätigung, ebenso wie sein Vorgesetzter, damit dieser darüber informiert ist, zu welchen Zeiten seine Mitarbeiter unterwegs sind.

Ohne Führerschein kein Auto

Ausgegeben werden die Fahrzeuge durch den Pförtner. Auf automatisierte Schlüsselkästen hat Krone bewusst verzichtet, weil die Loge ohnehin 24 Stunden besetzt ist und der Pförtner zugleich bei jeder Anmietung noch als Kontrollinstanz fungiert: Vor jeder Schlüsselübergabe kontrolliert er den Führerschein des Fahrers, was er im Buchungssystem mit einem Haken dokumentieren muss, weil er sonst das Fahrzeug nicht ausbuchen kann. "Ohne Führerschein kein Auto - da haben natürlich einige Kollegen Lehrgeld bezahlt, die ein Auto gebucht hatten, aber keinen Führerschein dabeihatten", sagt Kölker.

Kommt der Poolwagen wieder zurück, nimmt der Pförtner den Kilometerstand auf und dokumentiert Schäden, sofern welche entstanden sind.

Einen Anbieter zu finden, der die Anforderungen der Landmaschinenfabrik erfüllte, nämlich die Vielzahl an Fahrzeugen verschiedener Herkunft im System abzubilden und auch selbst einzupflegen, war nach Angaben der Einkäuferin nicht einfach. Bei zwei Fahrzeuglieferanten hätten nur deren eigene Mietwagen verwaltet werden können, aber keine Fremdfahrzeuge. Des Weiteren hätte meist nur eine zentrale Person buchen können und nicht jeder Nutzer für sich selbst. Volkswagen Financial Services, die eine solche Lösung neu auf den Markt bringen wollten, seien explizit auf die Problemstellung von Krone eingegangen. Und so wurde der Landmaschinenhersteller zum Pilotkunden für das im Herbst 2015 offiziell herausgebrachte Produkt der Braunschweiger.

Verbesserung durch Reporting

Trotz der bisher erzielten Optimierung und Kosteneinsparung ist Krone ein Jahr nach der Einführung des professionellen Carpool-Management-Systems noch nicht am Ende angelangt. In einem zweiten Schritt sollen noch weitere Verbesserungen durch Nutzung der Reportingfunktionen erreicht werden.

So soll zukünftig die Buchung der Poolwagen nach den Kostenstellen der Fahrer abgerechnet werden. Die Daten dafür werden wie andere Daten, die ins Reporting einfließen könnten, bereits erfasst. Jetzt geht es darum, diese sinnvoll zu nutzen. So plant das Unternehmen auch, zukünftig nicht angetretene Fahrten auszuwerten, um darüber zu wachen, ob es wiederholt Mitarbeiter gibt, die ihren gebuchten Wagen zu spät oder gar nicht abholen.

Wünschenswert wäre für die Nutzer auch ein mobiler Zugriff auf die Buchungsplattform via App, damit sie die Anmietung von unterwegs verlängern können, wenn sie merken, dass sie den Wagen aufgrund einer Verzögerung nicht innerhalb der gebuchten Mietdauer zurückgeben können.

Mit diesen Weiterentwicklungen würden die Möglichkeiten, die ein solch professionelles Verwaltungstool bietet, noch besser ausgeschöpft. Aber damit lässt sich Krone noch bis zum Herbst Zeit, wenn die Hochsaison sich dem Ende neigt und im Poolbetrieb wieder mehr Ruhe einkehrt.

• Ausgabe 07/2016 Seite 30 (164.8 KB, PDF)