Schlankheitskur

Weitreichende Prozessoptimierungen bringen die Systemgastronomie McDonald’s im Fuhrpark konsequent auf die schlanke Linie und setzen damit wertvolle Ressourcen frei.

Wir bei McDonald‘s sind mit dem Erreichten nie zufrieden, sondern wollen immer noch etwas besser machen“, sagt Yvonne Prang entschieden, um zu verstehen zu geben, dass die jüngsten Erfolge bei der Prozessoptimierung im Fuhrpark allenfalls Meilensteine, aber bei Weitem nicht die Endstation sind. Und dabei hat sie, die als Senior Department Head Human Resources im Bereich „Compensation & Benefits“ für den Fuhrpark verantwortlich ist, ihrem Leasinggeber Mobility Concept einiges abverlangt, nachdem dieser sich im Sommer 2008 gegen 19 Mitbewerber in der Ausschreibung durchgesetzt hatte.

Schon vor dem Auswahlprozess war klar, wohin die Reise mit dem neuen Leasing- und Fuhrparkpartner gehen soll. Denn schon in der Ausschreibung hat McDonald‘s Deutschland Soll-Prozesse definiert und die beteiligten Leasinggesellschaften zu individuellen Antworten herausgefordert. „Auf Basis einer Papierauswahl haben wir relativ schnell erkannt, wer das Leistungsspektrum und die Flexibilität mitbringt, die wir benötigen, und wer auch wirklich die schlanken Prozesse abbilden kann“, sagt Prang. Denn während einige Anbieter mit „copy & paste“ die eigene Marketingbroschüre heruntergetextet hätten, sei Mobility Concept Punkt für Punkt auf die Fragen und Bedürfnisse eingegangen. Im Nachhinein gibt deren Geschäftsführer Naveen Kohli unumwunden zu: „McDonald‘s zählt zu den Kunden, mit denen wir besonders weitreichende, prozessorientierte Vereinbarungen getroffen haben.“

Ziel war es, mit Übertritt zum neuen Leasingpartner mehr Zeit in der eigenen Abteilung für andere, strategischere Aufgaben freizusetzen. Und das ist auch gelungen. Dabei wurden die administrativen Aufgaben, für die jetzt Mobility Concept als Fuhrparkverwalter verantwortlich ist, intern auf ein Minimum heruntergefahren. „Wie stellen wir unsere Car Policy auf? Welche Marken und Modelle nehmen wir auf? Oder das Verhandeln mit den Herstellern – das sind Dinge, die uns wirklich angehen und mit denen wir uns beschäftigen sollten. Alles, was uns nicht gestaltend weiterbringt und woanders effizienter abgearbeitet werden kann, geben wir ganz konsequent nach draußen“, so Prangs neue Devise.

Der größte Wurf

Seit der Zusammenarbeit mit Mobility Concept hat die Restaurantkette die Abwicklung bei Fahrzeugbestellungen neu organsiert. Der größte Teil des Bestellprozesses ist nun auf den Leasinggeber verlagert, der auch hierfür mit den Fahrern kommuniziert, Bestellunterlagen per E-Mail an sie verschickt. Erst wenn alle Papiere unterschrieben vorliegen, kommt McDonald‘s mit dem finalen „Go“ ins Spiel: Elektronisch wird die Bestellung dann per Tastendruck beim Hersteller oder Autohaus ausgelöst. „Hier haben wir uns sehr verschlankt. Vorher haben wir deutlich mehr Papier benötigt“, sagt Prang. Dafür musste IT-seitig einiges an Vorarbeit geleistet werden. Denn wenn ein Nutzer sich registriert, werden selektiv einige relevante Daten automatisch ausgetauscht, sodass sie auch im System des Leasinggebers geführt werden.

Damit die Auswahl und Bestellung auch bei den dienstwagenberechtigten Fahrern nicht zu viel Arbeitszeit verschlingen, haben die Nutzer nur in einem fest definierten Zeitraum Zugang zum Konfigurator, und das etwa fünf bis sechs Monate vor dem Auslaufen des alten Vertrags. Mit dem elektronischen Tool sollen sie mit wenigen Klicks zu ihrem Dienstwagen kommen. Ist seine Bestellung abgeschlossen, wird der Konfigurator für die Fahrer wieder geschlossen. „Es gab am Anfang ein kleines bisschen Erklärungsbedarf, aber im Endeffekt kann man es gut argumentieren: Der Mitarbeiter bekommt den Zugang zum Konfigurator dann, wenn sein alter Vertrag ausläuft oder eine Erstbestellung ansteht“, erklärt Prang.

Bei McDonald‘s laufen schon länger die Rechnungsdaten elektronisch im System ein, die interne Weiterleitung von dicken Papierstapeln gehört damit der Vergangenheit an. Der größte Effizienzbringer aber war die einmalige Hinterlegung eines Leasingvertrages in einem Vertragsmodul, das über die Vertragslaufzeit einfach elektronisch „durchläuft“, sofern alle Inhalte gleich bleiben und es keine Änderungen gibt. Ein vollständig automatisierter Prozess, der für den Leasinggeber neu war. Denn enthielt bislang die papierlose Rechnung zwei Dateien – die Rechnungsdaten sowie die signierte Rechnung –, stellte McDonald‘s als erster Kunde die Anforderung, nunmehr nur noch eine Datei – mit den bereits signierten Rechnungsdaten – zu erhalten. Die letzte Neuerung im Signaturgesetz ebnete hierfür den rechtlichen Weg, und Mobility Concept implementierte den neuen Prozess, von dem nun beide Seiten profitieren.

So müssen die Kostenstellenverantwortlichen bei McDonald‘s nicht mehr monatlich eine immer gleiche Rechnung für jedes Fahrzeug freigeben, und der Buchhaltung bleibt die manuelle Erfassung und Archivierung der „physischen“ Rechnungen erspart. Lediglich die Tankkostenabrechnungen fallen jetzt noch monatlich an. „Das war ein großer Effizienzbringer, eine wirkliche Erleichterung im Tagesgeschäft“, so Prang.

Außerdem wichtig für die Restaurantkette waren Transparenz und Verlässlichkeit in der Zusammenarbeit. Um auch finanziell besser planen zu können, will McDonald‘s sich von Referenzfahrzeugen verabschieden und stattdessen feste Referenzraten einführen.

Weil Bemühungen um Nachhaltigkeit und Umweltschutz bereits seit Jahrzehnten fest im Unternehmen verankert sind, angefangen bei der Mülltrennung und dem Recycling in den Restaurants bis zur Verbesserung der Energieeffizienz, soll nun auch der Fuhrpark stärker darauf ausgerichtet werden. So wird aktuell nicht nur an einer CO2-Policy gearbeitet, sondern auch an weiteren Maßnahmen zur langfristigen umweltfreundlicheren Ausrichtung im Fuhrpark.

Manufaktur statt Fabrik

Nach rund anderthalbjähriger Zusammenarbeit hat McDonald‘s rund ein Drittel des Fuhrparks, also etwa 200 Fahrzeuge, bei Mobility Concept unter Vertrag. Dass die Zusammenarbeit zwischen beiden Partnern so gut funktioniert, liegt an der Größe der Leasinggesellschaft, durch die sie – wie ihr neuer Kunde – schlank aufgestellt sei und so flexibel agieren könne. „Kunden wie McDonald‘s überzeugt das Manufakturartige bei Mobility Concept. Unternehmen, die zu uns kommen, waren schon oft bei den Großen und haben sich dort nicht wohlgefühlt. Denn sie brauchen eine individuellere Lösung“, sagt Kohli. Die Stärke der „Großen“, mit denen Prang auch in anderen Bereichen als dem Fuhrpark ihre Erfahrungen gemacht hat, liegen ihrer Ansicht nach darin, kosteneffizient eine Standardlösung anzubieten. „Aber wenn man etwas anderes als den Standard möchte, dann geht es eher nicht. So etwas höre ich von Mobility Concept nicht. Es gibt immer eine Lösung“, so Yvonne Prang.

Und nach diesem Motto wird sie die Prozesse weiterhin kritisch durchleuchten und ihren Leasinggeber um tatkräftige Unterstützung bitten. „Wir sind dafür bekannt, dass wir im Restaurant sehr effizient arbeiten und wir suchen überall und permanent nach Möglichkeiten, um schlanker, effizienter und kostengünstiger zu werden“, sagt Prang. Verbesserungspotenziale sieht sie beispielsweise in der Überwachung der Laufzeit-Laufleistungs-Kombinationen, um hohe Nachbelastungen für Mehrkilometer bei Vertragsende zu vermeiden. Bisher fehle es an einem proaktiven Prozess, um die Einhaltung der Laufleistung zu kontrollieren. Deshalb sollen mit dem Kundenbetreuer zweimal im Jahr Termine vereinbart werden, um die Verträge diesbezüglich auf den Prüfstand zu stellen und, wo nötig, Gegenmaßnahmen zu ergreifen. „600 Autos, das ist ein erhebliches Kostenvolumen im Jahr. Da suchen wir natürlich immer nach Optimierungsmöglichkeiten“, sagt Prang.

Mireille Pruvost

Der McDonald’s-Fuhrpark auf einen Blick

rund 600 im Full-Service geleaste User-Chooser-Fahrzeuge

Laufzeit-Laufleistungs-Kombinationen individuell, maximal jedoch 60 Monate/175.000 Kilometer gesamt.

dienstwagenberechtigt: alle Mitarbeiter im Außendienst und in den Leitungsfunktionen, vom Department Head bis zum Vorstand

Pflichtausstattung: gedeckte Farben, ab gehobener Mittelklasse aufwärts: PDC und Navigationssystem

• Ausgabe 3/2010 Seite 56 (278.5 KB, PDF)