Roter (Leit-)Faden

Kunden bescheinigen der „normierten Fuhrpark-ausschreibung“ des VMF einen hohen Nutzwert.

Gut zwei Jahre ist es jetzt her, dass der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF) einen Standard gesetzt hat: die normierte Fuhrparkausschreibung.

Erklärtes Ziel war die Vereinfachung der Ausschreibung für alle Beteiligten. „Im Laufe der Jahre gab es viele Erfahrungswerte, wie eine Ausschreibung idealerweise aussehen sollte, um für den Kunden das optimale Ergebnis zu erzielen“, so Michael Velte, Vorstandsvorsitzender des VMF und Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet.

Die Erkenntnisse hat der Verband jetzt in einer offenen Excel-Vorlage öffentlich gemacht und zusätzlich dazu wertvolle Tipps zusammengestellt, die in „Goldenen Regeln“, sprich einem Leitfaden, worauf bei der Ausschreibung eines Fuhrparks und der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters zu achten ist, münden.

Die Ausschreibung steht in der Prozesskette des Fuhrparkmanagements am Anfang. Durch die systematische Analyse des eigenen Bedarfs und die Erstellung eines Pflichtenhefts für die sich bewerbenden Dienstleister würden keine qualitätsrelevanten Kriterien außer Acht gelassen. Das habe sonst schon mal passieren können, wenn eine eigene Ausschreibung entwickelt werden musste. Auch werde die Ausschreibung nicht zu umfangreich, sodass sie gerade bei der Auswertung erheblich Zeit spare. Der VMF-Standard vereinfache den gesamten Prozess und unterstütze die Transparenz sowie Vergleichbarkeit bei der Auswahl der infrage kommenden Dienstleister.

Im Markt setze sich dieser bisher in ersten Schritten durch. Wie die Mitglieder des VMF berichten, werden im Schnitt bereits zwischen 20 bis 30 Prozent der Ausschreibungen nach dem vorgeschlagenen Standard durchgeführt, Tendenz steigend. „Vorlagen von Fachverbänden sind wertvolle Hilfestellungen, die hilfreich für alle Marktteilnehmer sind“, sagt Velte. „Wir wollten mit der Standardausschreibung für alle Beteiligten den Prozess erleichtern und Fuhrparkmanagern die umständliche Entwicklung eines eigenen Tools ersparen“, so der VMF-Chef. Gleichzeitig sei die Vorlage flexibel und lasse sich einfach auf die spezifischen Vorgaben und Wünsche des nutzenden Unternehmens anpassen.

Jeder, der die Vorlage bereits benutzt habe, bestätigt, dass sie einfach aufgebaut sei, alle wichtigen Punkte berücksichtige und zudem auch automatisch kalkuliere. Der Fuhrparkverantwortliche müsse die Ausschreibung nur um seine individuellen Fuhrpark-/ Leasingparameter ergänzen und ggf. im Hinblick auf die Auswertung an seine individuellen Anforderungen wie Formate, Vorgaben für Datenbanken etc. anpassen. „Dabei spart er nicht nur einige Stunden Arbeit, er hat auch die Gewissheit, keine wesentlichen Punkte zu vergessen“, so Velte.

Laut VMF haben Mitglieder vielfach die Erfahrung gemacht, dass gerade sogenannte Monster-Datenban-ken in der Auswertung viele Fehler beinhalten können. Oftmals würden Äpfel mit Birnen verglichen, weil bereits in der Eingabe einige Anbieter immer wieder eine besondere Kreativität an den Tag legen würden. Bei dem Standard der VMF-Ausschreibung sei dies ausgeschlossen. Die Eingaben seien eindeutig vorzunehmen und auf das Wesentliche beschränkt, um eine valide Auswertung erstellen zu können.

Das bestätigt auch Wolfgang Winkmann, Fuhrparkleiter der Alpine Energie Deutschland GmbH. Der Flottenverantwortliche hat zu Beginn des Jahres erstmals seinen 600 Fahrzeuge umfassenden Fuhrpark über das Tool ausgeschrieben und empfiehlt es uneingeschränkt weiter. „Die VMF-Fuhrparkausschreibung hat mir sehr geholfen. Ich selbst wäre sicherlich nicht so in die Tiefe gegangen und hätte Details vernachlässigt, wenn ich die Ausschreibung selbst entwickelt hätte. So haben wir in der Auswertung Faktoren gesehen, die uns andernfalls sicher gar nicht aufgefallen wären“, berichtet Winkmann. Vor allem in der Auswertungsphase hätten er und sein Unternehmen sehr viel Zeit gespart und selbst geringe Unterschiede in den angebotenen Leistungen sehr genau und einfach analysieren können. „Alleine in der Auswertungsphase hatten wir meiner Meinung nach eine Einsparung von circa 20 Prozent“, so Winkelmann.

Für Winkmann hat das Tool also bestens gepasst. Laut VMF ist das Feedback der Fuhrparkbranche bisher generell sehr positiv.

Auch im Ausschreibungsprozess selbst könne ein Fuhrparkmanager bis zu 30 Prozent Zeit mit der Vorlage sparen, schätzt der VMF. Bei Fuhrparkverantwortlichen, die erstmals nach einer solchen systematischen Vorgabe arbeiten, ist – so die Ergebnisse einer Befragung – die Zeitersparnis besonders hoch. „Wir gehen von bis zu 60 Prozent aus“, sagt Velte. Seiner Meinung nach würden viele Unternehmen bei Ausschreibungen zurzeit noch zu viele Ressourcen investieren und sich das Leben unnötig schwer machen.

Tipp: Die Vorlage wie auch die „Goldenen Regeln“ lassen sich unter dem Menüpunkt VMF und Qualitätssiegel auf der Verbandshomepage www.vmf-fuhrparkmanagement.de kostenlos und bequem herunterladen. RED

Arval wird Fördermitglied

Arval hat als erster und bislang einziger markenunabhängiger Full-Service-Leasinganbieter seine Fördermitgliedschaft beim Bundesverband Fuhrparkmanagement e. V. bekannt gegeben. Für Arval ergeben sich durch die Fördermitgliedschaft nach eigenen Angaben wertvolle Synergieeffekte. „Wir wollen die Bemühungen des Verbandes unterstützen und dem Netzwerk wertvolle Beiträge in Sachen Fuhrparkmanagement zur Verfügung stellen“, so Lionel Wolff, Geschäftsführer von Arval Deutschland. „Umgekehrt freuen wir uns auf eine starke Partnerschaft mit dem Verband. Diese wird einen produktiven Wissensaustausch zu allen Flottenthemen fördern, was letztendlich natürlich auch unseren Kunden zugutekommt.“

DUH checkt Dienstwagen kirchlicher Würdenträger

Die Deutsche Umwelthilfe hat unlängst erstmals die Dienstwagen des Spitzenpersonals der evangelischen und katholischen Kirche hinsichtlich der Motorisierung, des Verbrauchs und der CO2-Emissionen untersucht. Danach setzen lediglich vier von insgesdamt 46 „gecheckten“ Würdenträgern auf einen Dienstwagen mit einem CO2-Ausstoß von weniger als 140 Gramm pro Kilometer.

• Ausgabe 12/2011 Seite 18 (161.7 KB, PDF)