Programm zur Entlastung

Teil 10: Caritasverband Darmstadt | Die Organisation holt sich für ihre rund 240 Kauffahrzeuge Unterstützung bei LeasePlan, um Kosten zu senken und die Transparenz zu steigern.

— Die Beschaffung und das Management von Fuhrparks in Sozialdiensten vollziehen einen massiven Wandel. Insbesondere Wachstum und Effizienz müssen stärker in Einklang gebracht werden. Das hat Heiner Klas, Verwaltungsleiter des Caritasverbandes Darmstadt und verantwortlich für die rund 240 Einheiten starke Flotte, in den vergangenen Jahren miterlebt. Als er 1999 seine Position als Mitglied der Geschäftsführung angetreten hat, gab es über alle Einrichtungen nur rund 50 Dienstwagen. Mit der zunehmenden Nachfrage an Betreuungsbedarf in der häuslichen Pflege ist die Zahl der Fahrzeuge sukzessive gestiegen.

Im Zuge dessen ist die gemeinnützige Organisation 2001 dazu übergegangen, den Einkauf in der Zentrale zu bündeln und in die Hände von Heiner Klas zu legen. „Die damals Verantwortlichen in den Sozialstationen haben diese Aufgabe nicht nur gerne abgegeben, sondern wir haben durch die Mengenbündelung auch unmittelbar bessere Konditionen im Einkauf erzielt“, erläutert er.

Nichtsdestotrotz hält der Verwaltungsleiter regelmäßig Rücksprache mit den dortigen Ansprechpartnern und bestimmt mit ihnen die Beschaffung für das Folgejahr, die sich im Durchschnitt auf zehn Neuwagen pro Jahr summiert. So übernimmt er heute den Einkauf für den gesamten Fuhrpark inklusive Remarketing und Management während des Kfz-Betriebs.

Koordinierter Einkauf | Beim Einkauf orientiert sich Klas zum einen am Kostenbudget und den Angeboten der Automobilhersteller und Importeure. Zum anderen spielen die Präsenzen der Autohäuser vor Ort eine wichtige Rolle. Befindet sich ein Händler respektive Servicebetrieb der jeweiligen Marke in der Nähe der jeweiligen Einrichtung, kommt diese in die engere Auswahl. Nur so kann der Verband die Mobilität der Mitarbeiter im Schadenfall oder bei Reparaturen mit Ersatzfahrzeugen schnell gewährleisten.

Über die Möglichkeiten und Grenzen der Beschaffung tauscht sich Klas außerdem regelmäßig mit den Kollegen anderer Caritasverbände aus und greift bei attraktiven Angeboten auf verschiedene Einkaufsgenossenschaften wie die BEGECA in Aachen zurück. Dann fordert er den Abrufschein an und löst damit beim jeweiligen Händler die Bestellung aus.

Demzufolge ist der Fuhrpark bunt gemischt. Die Mehrzahl rekrutiert sich aus 73 Opel-Modellen wie dem Agila, 40 Daihatsu Cuore, 25 Ford wie dem Ka und Fiesta sowie 24 Volkswagen wie Fox und Polo. Hinzu gesellen sich jeweils zwölf Citroën wie der C1 und Renault Twingo. Daneben sind Kleinwagen der Marken Chevrolet, Fiat, Hyundai, Kia, Nissan, Peugeot, Seat, Skoda, Suzuki und Toyota im Einsatz. Alle sind stets mit den kleinsten Ottomotoren und in Basisausstattung geordert.

Daneben gibt es Busse wie den Peugeot Boxer mit 2,2-HDi-Motor und 120 PS oder den Renault Master mit 2,3-Liter-Diesel und 100 PS für Fahrten mit betreuungsbedürftigen Menschen. Sämtliche Fahrzeuge dienen ausschließlich dienstlichen Zwecken, weshalb sie nur dem Pflegepersonal und Mitarbeitern für beruflich veranlasste Touren zur Verfügung stehen.

Entsteht darüber hinaus unerwarteter Mobilitätsbedarf in der Pflege respektive für Dienstreisen, wird dieser mit Carsharing abgedeckt. Zu diesem Zweck gibt es eine Kooperation mit „Book & Drive“, die unter anderem Fahrzeuge in der Nähe einiger Dienststellen wie an den Bahnhöfen stehen haben.

Dienstleister soll entlasten | Da der Caritasverband Darmstadt alle Fahrzeuge kauft, ist deren Einkaufspreis das alles entscheidende Kriterium. Bei den Kleinwagen sind das momentan ungefähr 8.000 Euro. In Betrieb sind sie mindestens sechs Jahre beziehungsweise für eine Gesamtlaufleistung von 100.000 Kilometern. In der Regel ist das nach einer Haltedauer von acht bis zehn Jahren erreicht. Je nach Zustand vermarktet Klas danach die Fahrzeuge oder bringt sie zur Verschrottung.

Das Remarketing will der Verwaltungsleiter aber künftig optimieren und mit Unterstützung von LeasePlan Deutschland besser aufstellen, sodass er mehr Fahrzeuge wieder verkaufen kann. Mit dem Dienstleister arbeitet er seit gut einem Jahr und hat die Zusammenarbeit gezielt aufgebaut. Dort wird seit September 2012 ein Großteil der Services rund um den Kfz-Betrieb abgewickelt – von Wartung und Verschleiß sowie Instandhaltung einschließlich Freigabe von Reparaturen und Rechnungsprüfung über Sommer- und Winterreifen bis hin zu Tankkarten und Schadenservice.

Zu diesem Zweck hat der Caritasverband Darmstadt alle Fahrzeugdaten ins System von LeasePlan transferieren lassen. Bei Kauf eines Neuwagens geschieht die Implementierung automatisch über die volle Nutzungszeit. Gleichwohl bleibt der Fuhrparkverantwortliche in den Prozessen eingebunden, indem zum Beispiel für jede Reparatur ab 200 Euro eine Freigabe durch ihn stattzufinden hat. Außerdem behält er den Überblick über die Kostenentwicklung über ein eigenes Controlling-Tool, in dem alle Daten zusammenfließen, plus Zugriff auf die Online-Plattform des Dienstleisters.

Mit der Kooperation soll aber nicht nur eine Entlastung im Haus erfolgen, sondern sie soll auch die Sicherheit in den Prozessen erhöhen. Klas begründet: „Manche Rechnungen der Werkstätten haben schlichtweg überhöht ausgesehen. Da diese Fälle zugenommen haben und ich kein Kfz-Meister bin, um diese Sachverhalte beurteilen zu können, haben wir uns Verstärkung geholt.“ Deshalb hat er sich im Markt nach Fuhrparkmanagement-Dienstleistern umgesehen, die diese Aufgaben durchführen können.

Nach Gesprächen mit einigen Anbietern ist die Entscheidung für LeasePlan gefallen. „Die benötigten Services hat es für uns nur dort zu einem akzeptablen Preis-Leistungs-Verhältnis gegeben“, sagt Klas. Zusätzliches Plus: Das Schadenmanagement konnte ausgelagert werden und die HUK Coburg weiterhin Kfz-Versicherer bleiben, wo die Fahrzeuge seit Anbeginn mittels Einzeltarifen mit Selbstbeteiligungen von 300 Euro in der Voll- und 150 Euro in der Teilkasko eingedeckt sind. Und das laut Klas zu bisher unschlagbar günstigen Beiträgen.

Künftige Vorhaben | Im nächsten Schritt will die Organisation eine Vergleichsrechnung erstellen, wie sich das Outsourcing gegenüber der reinen Inhouse-Lösung darstellt. Für Klas selbst ist die Entlastung jedenfalls schon zu spüren: „Die Werkstätten verhalten sich deutlich disziplinierter.“

Parallel dazu soll der Kauf als Beschaffungsform wieder im Vergleich zum Leasing auf den Prüfstand. „Bisher hat sich das aufgrund der geringen Laufleistungen und der potenziell hohen Reparaturkosten bei Rückgabe nicht gelohnt“, so Klas. Da aber immer mehr seiner Kollegen umsatteln, will er das nochmals durchrechnen. Schließlich könnte sich die Lage auch für den Caritasverband Darmstadt verändert haben.

| Annemarie Schneider

Caritasverband Darmstadt | In Kürze

Die Tätigkeit des Caritasverbandes Darmstadt e. V. erstreckt sich in Südhessen über die Landkreise Darmstadt-Dieburg, Odenwald, Bergstraße und die kreisfreie Stadt Darmstadt. Insgesamt unterhält die gemeinnützige Organisation rund 40 Einrichtungen, die unter anderem Sozialstationen, allgemeine Lebensberatungen, Suchthilfe- und gemeindepsychiatrische Zentren sowie Beschäftigungs- und Qualifizierungsprojekte umfassen. Dort sind rund 1.000 Mitarbeiter beschäftigt, die im vergangenen Jahr einen Umsatz von rund 35 Millionen Euro generiert haben. Sitz der Vereinszentrale ist Darmstadt.

Fuhrpark | Auf einen Blick

ca. 240 Fahrzeuge, v. a. Kleinwagen wie 73 Opel (v. a. Agila), 40 Daihatsu Cuore, 24 Ford Ka und Fiesta, 24 VW Fox und Polo, je zwölf Citroën wie C1 und Renault Twingo; jeweils mit kleinstem Ottomotor und Basisausstattung

daneben: Kleinwagen von Chevrolet, Fiat, Hyundai, Kia, Nissan, Peugeot, Seat, Skoda, Suzuki und Toyota

außerdem: einige Busse wie Peugeot Boxer 2.2 HDi (120 PS) oder Renault Master 2.3 dCi (100 PS)

alle Kfz gekauft; Haltedauer: mindestens sechs Jahre bzw. Gesamtlaufleistung von 100.000 km, i. d. R. acht bis zehn Jahre; danach Remarketing oder Entsorgung

Pkw-Auswahl anhand fixem Budget pro Einheit von ca. 8.000 Euro

Carsharing via „Book & Drive“ zur Abdeckung von Spitzenbedarf an mehreren Dienststellen

zentraler Einkauf und Management in der Geschäftsführung

Unterstützung durch LeasePlan als Dienstleister mit den Bausteinen: Wartung & Verschleiß und Instandhaltung inkl. Rechnungsprüfung und -freigaben, Räder/Reifen (ein Satz Sommer- und Winterreifen auf Felge), zwei Tankkarten (Aral, Shell), Schadenservice

Kfz-Versicherung via Einzelpolicen bei HUK Coburg mit SB von 300 Euro in Voll- und 150 Euro in Teilkasko

Kostencontrolling durch Online-Plattform des Dienstleisters und eigenes Tool

• Ausgabe 11/2013 Seite 62 (3.1 MB, PDF)