Feuerwehr Friedrichshafen: Kommunale Kompetenz

Ein Amt, das ein Dienstfahrzeug braucht, schafft es an und kümmert sich darum. Von dieser Strategie in Einkauf und Verwaltung hat sich die Stadt Friedrichshafen vor gut sechs Jahren verabschiedet. Seither ist die Flotte bei der örtlichen Feuerwehr angesiedelt. Im Wettbewerb um die Zentralisierung hat die kommunale Hilfsorganisation vor allem aufgrund des technischen Knowhows und der eigenen Werkstatt mit Kfz-Meister und -Mechaniker für die bereits vorhandenen 40 Einsatzfahrzeuge den Zuschlag erhalten. "Unser Verwaltungsteam bringt außerdem langjährige Erfahrungen im Kfz-Abrechnungswesen und bei europaweiten Ausschreibungen mit", ergänzt Louis Laurösch, Kommandant und Stadtbrandmeister der Feuerwehr Friedrichshafen. Deshalb verantwortet er als Führungskraft nun zusätzlich die 37 Fahrzeuge der Stadt, die von einer Voll- und Teilzeitkraft operativ gemanagt werden. Sechs weitere Mitarbeiter sind sporadisch eingebunden.

So heterogen wie der Bedarf

Eine der ersten Maßnahmen von Laurösch war, auf Basis eines Erlasses des Oberbürgermeisters und in Zusammenarbeit mit dem Personalrat eine Car Policy mit fünf Kfz-Gruppen zu erstellen. Diese gliedern sich in Kleinwagen, Pkw für längere Dienstreisen, Pkw für Botendienste, nutzungsspezifische Fahrzeuge sowie für Dezernenten und Oberbürgermeister.

Gleichzeitig ist der Fuhrpark offen für alle Marken und Fahrzeugtypen, weil sich der Bedarf von Amt zu Amt unterscheidet. Die genutzten Modelle reichen vom Renault Zoe, Megane und Kangoo über Skoda Fabia, Octavia und Rapid sowie Toyota Corolla bis hin zu Ford Transit, Mercedes Sprinter und Vito, VW Crafter und T6.

Infolgedessen sind auch alle Marken für die öffentlichen Ausschreibungen zugelassen, welche ab einem Gesamtwert von 200.000 Euro nicht mehr lokal, sondern europaweit stattfinden. Eine Gemeinsamkeit müssen die Fahrzeuge allerdings haben: Getriebe oder Technik von ZF sind Pflicht, da die Stadt Friedrichshafen mit einem Anteil von 94 Prozent Haupteigner des Unternehmens ist.

Klare Nutzungsregeln

Insgesamt besteht die Flotte aus neun Pool-Pkw und 25 ämterspezifischen Fahrzeugen wie Blitzerbusse, Allrad-Pkw für das Tiefbauamt und Klärwerk oder Transporter für die Hausmeister der Schulen und anderer kommunaler Einrichtungen. Der Pool verteilt sich wiederum auf Kleinwagen im reinen Stadtverkehr und Mittelklasse-Pkw für größere Dienstreisen. Des Weiteren gibt es drei personenbezogene Pkw, einen 5er BMW für den Oberbürgermeister sowie einen 3er BMW und eine Mercedes-Benz C-Klasse für zwei Dezernenten. Der 5er BMW läuft für ein Jahr mit einer Laufleistung von 20.000 Kilometern und der 3er für zwei Jahre mit 20.000 Kilometern pro Jahr bei der Captive im reinen Finanzleasing. Hierfür greift Laurösch auf die Rahmenverträge des deutschen Städtetages zurück. Die C-Klasse ist gekauft und wird mit der nächsten Beschaffung auf Leasing umgestellt.

Alle anderen Fahrzeuge werden entweder aufgrund der Sonderaufbauten oder der geringen Laufleistungen gekauft und in der Regel acht Jahre gehalten. Wartung und Inspektionen übernehmen die Vertragshändler. Ein Frühjahrs- und Herbstcheck werden mit dem Räder- und Reifenwechsel bei einem örtlichen Dienstleister verbunden. Auch die Fahrzeugpflege macht ein regionaler Anbieter. Er checkt einmal im Monat die Fahrzeuge, füllt Wischwasser auf und reinigt sie innen und außen. Intern bleiben neben der Beschaffung kleinere Reparaturen, die Flottenversicherung und das Remarketing. Der Kfz-Verkauf erfolgt über eine interne Plattform gegen Höchstgebot an die Mitarbeiter. Bei Nicht-Interesse gehen sie wie die Sonderfahrzeuge in die Zollauktion. Getankt wird via Transponder an der Station auf dem Betriebshof der Feuerwehr. Für weitere Fahrten gibt es auch Tankkarten.

Die Fahrzeuge werden wegen der geringen Laufleistungen meist als Benziner geordert. Außerdem werden sieben E-Autos im Pool eingesetzt. "Diese Autos sind bei den Nutzern inzwischen am beliebtesten", sagt Laurösch. Zu diesem Zweck wurden an den Rathäusern auch Stationen mit Wechselstromladesäulen eingerichtet, die 22 kW leisten, sowie an allen Orten, wo E-Autos stehen. Zusätzlich wurden in der städtischen Tiefgarage Ladestationen von den Stadtwerken angemietet. Gerade im Kleinwagensegment sollen noch mehr E-Modelle beschafft werden. "Ziel ist es, in den kommenden Jahren soweit wie möglich auf E-Fahrzeuge und Hybride umzustellen", sagt Laurösch.

Software für bessere Nutzung

Damit das zentrale Management bei der dezentralen Fahrzeugnutzung noch besser und transparenter wird, führt Laurösch mit Kemas als IT-Dienstleister ein neues System ein. Es soll das derzeitige Buchungsverfahren für die rund 500 berechtigten Kfz-Nutzer via Outlook ablösen und mit einer Schlüsselausgabe plus elektronischer Führerscheinkontrolle kombinieren.

Aber auch die Abrechnung soll sich beschleunigen. Gegenwärtig werden die Fahrtenbücher jährlich abgetippt und die Kosten bis auf Sachgebietsebene des jeweiligen Amtes zugeordnet und verrechnet. Bei bis zu fünf Nutzern pro Fahrzeug und Tag ein hoher Zeitaufwand, der zwischen Mitte Januar und Mitte Februar bis zum Abschluss des Haushaltsjahres entsteht. Sobald das System läuft, sind die Daten mit einem Klick erhältlich. Zudem wird mit der Rückgabe zum Beispiel eine Schadenmeldung möglich und der Kraftstoffverbrauch nachvollziehbar. Die Feuerwehr wird dann auch die Führerscheinkontrolle für ihre Fahrzeuge über die Anwendung managen und weitere Zeit- und Kostenvorteile generieren.

• Ausgabe 01/02/2020 Seite 42 (176.1 KB, PDF)