Einfache Pflichtübung

Ob man seine Flotte noch mit Excel oder einer Fuhrparksoftware managen kann, liegt am Fuhrparkleiter selbst und der Anzahl der Firmenwagen. Digital sind beide Prozesse. Weitaus größer ist die Spannbreite an Eigenlösungen, wenn es darum geht, regelmäßig eben jene Firmenwagenberechtigte nach der Gültigkeit ihres Führerscheins zu befragen - und das Ergebnis rechtssicher zu dokumentieren.

In Zeiten des verschärften Datenschutzes (DSGVO) rückt der ein oder andere ab vom Modell "Kopieren und Abheften". Andere vermerken lediglich den Zeitpunkt der"Sichtprüfung durch den Fuhrparkleiter" und lassen dies vom Führerscheininhaber quittieren. Am Ende bleibt Interpretationsspielraum, wie man dieser Ur-Pflicht jeder Flotte nachkommen kann oder sollte. Selbst die Häufigkeit des Checks ist nur eine Empfehlung. Zweimal im Jahr ist laut der Rechtsprechung okay. Das hat sich bewährt, sollte aber für Ausreißer in der eigenen Flotte nur ein Minimum darstellen. Es ist kompliziert und damit das ideale Spielfeld für Dienstleister, die dem Problem mit digitalen Lösungen entgegentreten.

Mit dem Archivieren sensibler Daten kennt sich der Deutsche Auto Dienst selbstredend aus. Die Ahrensburger verwalten als Zulassungsdienstleister unter anderem tausende Fahrzeugbriefe. Dieser Bestand muss regelmäßig überprüft werden. Das passiert zum Teil mit Labels, die auf dem Dokument aufgebracht sind und als Identifikationsmittel dienen. Diese Idee lässt sich natürlich auch auf die Führerscheine übertragen.

Die Plastikkarte oder den"rosa Lappen" mit einem individuellen Code zu verheiraten, ist auch anderen Ortes gängige Praxis für Anbieter wie Lap ID, Wollnik & Gandlau Systems oder Fleet Innovation. App-Lösungen gibt es zudem von Anbietern wie Carano. Beim"Wie" unterscheidet sich nun der Ansatz von Kroschke Digital. "Wir kleben ein nahezu unsichtbares fälschungssicheres Label auf den Führerschein, das von den meisten Handys abgescannt werden kann", beschreibt Florian Giday die Grundfunktion. So weit, so gut.

Das Label allerdings ist eine Neuentwicklung, wie der Geschäftsführer von Kroschke Digital verrät: "Zusammen mit unseren Partnern Edding Tech Solutions und Prismade Labs haben wir eine druckfähige Struktur aus leit- und nicht leitfähigen Elementen entwickelt, die individuell, also fälschungssicher ist und in Großserie sehr günstig produziert werden kann."

Die Heirat steht an

Die Initialisierung ist recht einfach. Der Fuhrparkleiter erhält das Label und bringt es im Beisein des Führerscheinbesitzers auf. Mit der Erstinitialisierung via Smartphone sind Führerschein und Label verheiratet und unzertrennbar verbunden. Optional gibt es eine Möglichkeit, dass die Labels dezentral aufgebracht werden können - was dann per Videochat verifiziert wird. Beim Versuch, es wieder abzulösen und auf ein anderes Dokument zu kleben, reißt es, ähnlich wie eine Vignette, in Einzelteile. Da das Material hier aber rückstandslos entfernbar ist, sollte es keinerlei Probleme geben, wenn das Label erneuert werden müsste, und dazu das vorhandene vom Führerschein muss.

Ist das Label das Herzstück, dann ist die Software-as-a-Service-Lösung zur Verwaltung der Daten das Gehirn. Internetbasiert kann der Fuhrparkleiter die Führerscheinkontrolle steuern und dokumentieren."Dabei muss er weder Fotos von der Prüfung noch Prüfprotokolle sammeln. Es reicht, dass das System meldet, dass die Prüfung ordnungs- und fristgemäß stattfand", konkretisiert Giday. Stockt es innerhalb des Verfahrens an einem Punkt, dann schlägt das System Alarm. Giday:"Der Fuhrparkleiter wird alarmiert, wenn ein falsches Label gescannt worden ist oder die Frist für den Scan überschritten wurde. Auch eine falsch angegebene E-Mail-Adresse erzeugt automatisch einen Task auf dem Dashboard des Flottenchefs. Abhängig vom festgelegten Prüfintervall erhält der Fahrer nämlich automatisch eine E-Mail mit einem Link. Hier wird per Animation gezeigt, wie der Scan durchzuführen ist und bis wann dieser erfolgen muss. Nach erfolgreichem Scan erhält der Fahrer eine Bestätigungs-E-Mail. Und das System protokolliert die erfolgreiche Prüfung."

Erste Kunden testen

Der Fuhrparkleiter ist bei diesen Schritten komplett außen vor. Lediglich bei den erwähnten Störungen des Ablaufs wird er ins Boot geholt - per Task-Aufforderung. Da der "easyCHECK", wie Kroschke seine Anwendung getauft hat, gerade erst ausgerollt wird, fehlt es noch an Kunden-Feedback. Als Preis rufen die Norddeutschen 1,25 Euro pro Monat und Fahrer auf. Initialisierungsgebühren sind nicht erforderlich. Dass die Reise der digitalen Kontrollmöglichkeiten damit nicht enden wird, ist für Giday nur logisch."Das Rad dreht sich auch bei der Führerscheinkontrolle weiter. In einigen Jahren könnten schon die amtlichen Führerscheine automatisch Prüfelemente enthalten, die solche Verfahren weiter vereinheitlichen und damit vereinfachen könnten."

Scannen per Smartphone ist auch die Basis für den"Drivers Check" von Wollnik & Gandlau (WG) Systems. Hier dienen ein aufgebrachter QR-Code oder die vorhandenen Sicherheitsmerkmale des EU-Führerscheins als individuelles Prüfmuster. Jede Prüfung wird automatisch im System dokumentiert und es erfolgt ein automatisches Reporting an den Fuhrparkleiter. Die Administrationsplattform für den Fuhrparkmanager bietet eine bedarfsgerechte Darstellung von zusammenhängenden Informationen. Der Fuhrparkleiter kann die Funktionen allerdings auch auf die flottenrelevanten Themen wie die UVV-Prüfung und die Fahrerunterweisung ausweiten, um für diese Pflichten alles aus einer Hand zu bekommen. Der Autoflotte Drivers Check (siehe Kasten S. 53) zielt hierauf ab.

"Als WG Systems vor vier Jahren mit der ersten App-basierenden Führerscheinkontrolle an den Markt ging, war die Fachwelt der Meinung, der Markt sei noch lange nicht für eine digitale Lösung in diesem Umfang bereit. Inzwischen versuchen andere Anbieter, einen ähnlichen Weg zu beschreiten", erklärt Geschäftsführer Claus Wollnik selbstbewusst. "Unser Alleinstellungsmerkmal ist, dass keine persönlichen und datenschutzrelevanten Bild- oder Videodateien an externe Server oder Call-Center zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf dem Endgerät des Nutzers."

Skalierbare Systeme

Das sei für viele Datenschutzbeauftragte großer Firmen ein dickes Plus, für das man viel positives Feedback erhalte. "Zudem waren wir der erste Anbieter, der in Zusammenarbeit mit der Autoflotte die Fahrerunterweisung sowie die UVV-Kontrolle in einem Tool angeboten hat - eine weitere zukunftsweisende Innovation, die heute von vielen Fuhrparks genutzt wird." Laut Wollnik wurde die Marke von 100.000 Nutzern bereits deutlich überschritten und man strebe in diesem Jahr auf 200.000 Nutzer zu. Großkunden wie neuerdings auch SAP zeigen die Skalierbarkeit des Systems. In diesem Jahr sollen weitere Prüfpartner für UVV- und Führerscheinerstkontrolle hinzukommen, um ein flächendeckendes Netz für bundesweite Erstimplementierung aufzubauen.

"Die neueste Anforderung an elektronische Führerscheinkontrolle lautet Systemrelevanz", wie René Roeder betont. Das bedeutet laut dem Geschäftsführer von Fleet Innovation, dass das Angebot für ein System bedeutsam sein muss und damit integerer Bestandteil eines IT-Systems werde. "Fleet iD ist systemrelevant. Wir können unsere elektronische Führerscheinkontrolle individuell und flexibel in vorhandene IT-Infrastrukturen und Softwareumgebungen wie SAP integrieren", reüssiert Roeder. Als Partner fungiert unter anderem der Tankstellenbetreiber Aral. Deren gut 2.500 Tankstellen bilden das Kontrollnetz.

Beim Tanken wird dann der auf dem Führerschein aufgebrachte Barcode abgescannt. Als Inhouse-Verfahren kann alternativ ein autorisierter Mitarbeiter mit Barcode-Scanner oder per App den Führerschein prüfen und dies protokollieren. Was simpel klingt, ist allerdings ein Prozess, der aufgrund der Vorgaben nach Compliance, Rechtssicherheit und den zunehmend höheren Anforderungen an den Datenschutz eine individuelle rechtssichere Ein- und Anbindung in die Systeme des Flottenbetreibers erfordere. So bekräftigt Roeder:"De facto ist die elektronische Führerscheinkontrolle heute Teil der Unternehmensstrategie und damit nicht nur system-, sondern auch sicherheitsrelevant." Für die UVV-Prüfung kooperiert der Anbieter mit über 600 GTÜ-Partnern.

Die Übersicht behalten

Seit 2006 ist Lap ID am Markt und bietet zum Führerscheincheck drei Varianten an: eine Driver-App zum eigenen Scannen, eine Manager-App für die Sichtkontrolle und ein Siegel auf dem Führerschein, das an Terminals überprüft werden kann. Als Label oder Siegel dient hier ein RFID-Tag, der sich nachträglich nicht auf andere Dokumente übertragen lässt.

Alle Daten laufen in das eigene Kundensystem, das zum Jahreswechsel ein Update erhielt. Die Übersichtlichkeit wurde erhöht und die Verwaltung vereinfacht. Neben Deutsch kam Englisch als Systemsprache dazu. "Die offensichtlichste Veränderung wurde beim Dashboard vorgenommen. Dieses ist nun viel übersichtlicher, sodass Fuhrparkmanager die wichtigsten Informationen zu ihren gebuchten Produkten auf einen Blick sehen können. So ist dank der neuen Darstellungsweise beispielsweise leicht ersichtlich, ob es überfällige Fahrer bei der Führerscheinkontrolle oder der durchzuführenden Fahrerunterweisung gibt", erklärt Tim Wiersdörfer, Leiter Produktmanagement. Die Fahrerunterweisung zählt ebenfalls zum Portfolio der Siegerländer.

Schlüsselkasten als Check

Bei Carsync kommt ebenfalls der RFID-Tag zum Einsatz. Als Prüfpunkte dienen hier unter anderem die Total-Tankstellen. Der Chip ermöglicht aber beispielsweise auch die Verwaltung des Corporate Car sharings (siehe S. 20). Per App oder webbasiert wird ein Fahrzeug gebucht, den Schlüssel gibt es im Schlüsselkasten. Dieser öffnet sich mit Auflegen des RFID-Tag auf dem Führerschein. Damit wird die Fahrt dokumentiert und der Führerschein kontrolliert.

Die Möglichkeiten, die Prüfpflicht mit anderen Elementen aus dem Flottenalltag zu integrieren, gibt es also mannigfaltig - nur digital müssen sie sein.

• Ausgabe 04/2019 Seite 50 (221.4 KB, PDF)