Downsizing – auch bei den Steuern

Wenn Mitarbeiter durch Downsizing des Dienstwagens Opfer bringen müssen, sollten sie wenigstens steuerlich davon profitieren. Doch bei den gerne praktizierten direkten Kostenbeteiligungen wird die Steuerlast der Mitarbeiter völlig ignoriert. Dabei gibt es Wege, wie nicht nur Unternehmen ihre Fuhrpark-kosten senken, sondern gleichzeitig auch Dienstwagenfahrer ihre Abgaben an den Fiskus mindern.

In den Fuhrparks steht Downsizing momentan auf der Tagesordnung. Dabei ist festzustellen, dass man den Begriff sehr umfassend verstehen muss. Er bezieht sich auf alle Arten der Einsparungen und ist nicht nur als Trend zum kleineren Fahrzeug oder zur schwächeren Motorisierung zu verstehen.

Die Einsparmaßnahmen beziehen sich auf die laufenden Unterhaltskosten direkt (verschiedene Kostenbeteiligungsmodelle) und indirekt durch Beschaffungsmaßnahmen (Umstieg auf kleinere Fahrzeuge, Verlängerung des Leasingvertrags, Ankauf des Leasingfahrzeugs).

Dabei ist auffällig, dass die deutsche Verliebtheit in steuerlich getriebene Entscheidungen und Gestaltungen nicht zu erkennen ist. Im Gegenteil, bei den direkten Kostenbeteiligungen werden die Steuern offensichtlich völlig ignoriert. Dies erstaunt auch deshalb, weil die Dienstwagenbesteuerung insgesamt hoch ist und steuerliche Vorteile ein naheliegendes Argument sein könnten, wenn die Unternehmen die Einschnitte ins Budget ihrer Mitarbeiter kommunizieren müssen. Jede Art von direkter Beteiligung des Mitarbeiters an den laufenden Betriebskosten findet keine steuerliche Berücksichtigung. Im wirtschaftlichen Ergebnis muss die Kostenbeteiligung des Mitarbeiters aus verdientem und versteuertem Einkommen bezahlt werden.

Wesentlich attraktiver erscheint demgegenüber die teilweise Fahrzeugvermietung an den Mitarbeiter. Diese kann sich auf Teile der Privatnutzung beschränken, zum Beispiel die Urlaubsfahrt (Gesundheitsministerin Ulla Schmidt lässt grüßen), und an unterschiedliche Bemessungsgrundlagen knüpfen, beispielsweise die Zeit der Privatnutzung oder die Anzahl der gefahrenen Kilometer. Derartige auf die Nutzung des Fahrzeugs bezogene Entgelte, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in Rechnung stellt, mindern den geldwerten Vorteil der Dienstwagengestellung und damit die Bezugsbasis für Lohnsteuer und Sozialversicherung. Hinsichtlich des Verwaltungsaufwands ist keine prinzipbedingte Schlechterstellung gegenüber den Kostenbeteiligungen zu erkennen.

Günstigeres Auto, geringere Steuer

Bei den fahrzeugbezogenen Downsizing-Varianten stehen Fragen des Prestigeverlusts im Vordergrund, das Trostpflaster der Steuerersparnis soll hier nachgereicht werden. Ein Dienstwagen, der schlichtweg billiger ist als das Vorgängermodell, löst zwar eine geringere Ein-Prozent/0,03-Prozent-Besteuerung aus. Für den Mitarbeiter ist dies aber natürlich nicht die gewünschte Art der Steuerersparnis. Möglichkeiten der steueroptimalen Gestaltung ergeben sich aber, wenn am Ende der festen Vertragslaufzeit der Austausch des Leasingfahrzeugs gegen Neuwagen vermieden wird. Denn die Besteuerung beim Mitarbeiter findet ihre Grenze bei den tatsächlich anfallenden Fahrzeugkosten. Dabei spielen die Anschaffungskosten und die daraus abgeleiteten Abschreibungen eine wesentliche Rolle. Genau an dieser Stelle ergibt sich der Vorteil für den Mitarbeiter.

Je nachdem, ob der Dienstwagen geleast oder finanziert ist, sinken bei Weiternutzung die verbuchten Gesamtkosten erheblich. Die Messgröße für die Ein-Prozent/0,03-Prozent-Regelung bleibt dagegen der Bruttolistenpreis des Neuwagens. Das deutlichste Downsizing der Fuhrparkkosten ergibt sich natürlich bei den finanzierten Fahrzeugen nach Ablauf der Abschreibungsdauer. Dann kann man mit Sicherheit davon ausgehen, dass die monatlichen Gesamtkosten niedriger sind als die Bemessungsgrundlage für die Pauschalversteuerung. Die Höhe des geldwerten Vorteils ist aber auf die angefallenen Gesamtkosten begrenzt, was gerade für solche Dienstwagennutzer interessant ist, die sich die Bürde der aufwendigen Fahrtenbuchführung nicht aufbinden wollen.

Wenn sich diese Begrenzung allerdings nicht nur in der steuerrechtlichen Theorie abspielen soll, sondern auch in der monatlichen Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters, bedarf es der Mitwirkung des Arbeitgebers. Dieser muss die fahrzeugbezogene Kostenerfassung sicherstellen und den Informationsfluss von der Finanz- zur Lohnbuchhaltung organisieren. Zum Zweck der Steuerminderung werden aber noch ganz andere Aufwände getrieben ... Hans-Günther Barth

• Ausgabe 9/2009 Seite 63 (138.9 KB, PDF)