Zünglein an der Waage

_ Aus zwei Fuhrparks wurde 2015 einer: Als der IT-Service- und -Lösungsanbieter Dimension Data den Netzwerkspezialisten Nextira One 2014 übernahm, musste auch der Fuhrpark mit den dazugehörigen Dienstleistern integriert werden.

580 Fahrzeuge umfasst die Flotte nun, darunter befinden sich aktuell 45 Langzeitmietwagen der Kompakt- und Mittelklasse - für einen Zeitraum von drei bis 18 Monaten. Sie werden von Technikern und dienstwagenberechtigten Mitarbeitern gefahren, die sich in der Probezeit befinden oder für die aus verschiedenen betrieblichen Gründen eine Interimslösung geschaffen werden musste. Je nach Nutzungszweck liegt die Fahrleistung zwischen 2.000 und 4.000 Kilometern pro Monat.

So weit ein klassisches Einsatzgebiet für Langzeitmiete. Das Ungewöhnliche daran ist nur, dass diese 45 Mietwagen von zwei verschiedenen Anbietern stammen: 20 davon von Europcar, einem klassischen Autovermieter also, mit dem Dimension Data einen Rahmenvertrag abgeschlossen hat. Über Europcar wird auch die Kurzzeitmiete abgedeckt, die im Vergleich zur Langzeitmiete jedoch ein deutlich geringeres Volumen ausmacht. Den überwiegenden Teil aber hat mit 25 Mietwagen die Leasinggesellschaft Akf Servicelease bereitgestellt, die seit 1999 auch ein kontinuierlich wachsendes Langzeitmietangebot im Programm hat und derzeit über 860 eigene Fahrzeuge verfügt. Die 25 Einheiten von Akf bei Dimension Data sind ein "Erbe" aus dem Fuhrpark des übernommenen Unternehmens.

Langzeitmiete von einem Leasinggeber

Robert Schwind, Fleet Manager bei Dimension Data, ist mit dieser"Erbschaft" aber sehr zufrieden, weswegen er bislang an diesem Mobilitätskonzept festgehalten hat. Er lobt die hohe Servicequalität, die Akf rund um die Langzeitmietwagen liefert. "Sehr positiv im Vergleich zu klassischen Vermietern ist, dass sich die komplette operative Handhabe von der klassischer Leasingfahrzeuge so gut wie nicht unterscheidet", sagt Schwind. "Das ist nicht nur für mich der große Charme, sondern auch für die Fahrer, die sich zwischen der Handhabe von Leasing- und Mietwagen fast nicht umorientieren müssen."

Damit meint er im Einzelnen: Wie funktioniert eine Anmietung? Wie ist der Kontakt zu den Mitarbeitern dort selbst? Wie schnell wird auf eine Anfrage reagiert? Wie funktionieren die Fahrzeugauslieferung und -rückgabe und wie ist das Verhalten im Falle eines Schadens oder bei anstehendem Service? "Das ist wirklich sehr, sehr optimal bei Akf. Und das ist der wesentliche Unterschied gegenüber den klassischen Vermietern", findet er.

Seine Erklärung, warum reine Autovermieter diese weichen Faktoren nicht bieten: "Die sind einfach nicht so im Fuhrparkbusiness drin. Akf ist von der Sache her ja auch eine Leasinggesellschaft, wie sie von vielen Fuhrparks als Dienstleister für die Firmenmobilität genutzt wird. Und deswegen weiß Akf ganz genau, über welche Dinge sie spricht."

Er schätzt es, dass er einen persönlichen Ansprechpartner hat. "Es ist also nicht wie bei einem Vermieter, wo man mitunter mit einer Hotline oder irgendeinem Servicecenter spricht und dann dort mehr oder weniger bei Adam und Eva anfangen muss, wenn man jetzt irgendeine bestimmte Anforderung hat. Das ist bei Akf viel, viel einfacher, einfach dadurch, dass sie eben diesen stabilen Leasinghintergrund haben."

Weiche Faktoren

Beispiel Sonderwünsche. Die Leasinggesellschaft aus Wuppertal kann auch bei Langzeitmiete besondere Kundenanforderungen erfüllen, weil bestimmte Fahrzeuge danach geordert oder bestehende mit der gewünschten Ausstattung wie beispielsweise einer Anhängerkupplung nachgerüstet werden. "Das ist bei einem klassischen Vermieter anders. Die haben entweder ein Fahrzeug mit Anhängerkupplung da, was man anmieten kann, oder sie haben eben keines da", berichtet Schwind.

Oder das Beispiel Reifenwechsel. "Bei Akf kann ich sagen: ,Ich will die Reifen von Sommer- auf Winterräder gewechselt haben', gehe dazu in eine Werkstatt und habe den identischen Prozess wie bei all meinen anderen Firmenfahrzeugen." Bei einem klassischen Vermieter müsse das Fahrzeug zurück an die Vermietstation verbracht werden, wo es im Austausch ein neues gebe.

Regelmäßige Wechsel

Der turnusmäßige Wechsel von Fahrzeugen nicht nur bei Werkstattaufenthalten - auch das ist bei Langzeitmietwagen der klassischen Vermieter nach drei bis sechs Monaten die Regel. Das bedeutet für Fuhrparks wie den von Dimension Data einen zeitlichen Aufwand. Die Techniker müssen ihre Ausrüstung vom alten in das neue Auto umräumen, die dienstwagenberechtigten Nutzer ihre persönlichen Gegenstände. Auch muss bei einem Fahrzeugwechsel während der Mietdauer ein neuer geldwerter Vorteil berechnet werden, der in der Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen ist.

Schwind freut sich, dass er beim Wuppertaler Leasinggeber die Fahrzeuge hingegen für unbestimmte Zeit anmieten und vom Anfang bis zum Ende behalten kann, ohne es zwischendurch tauschen zu müssen. "Das ähnelt auch wieder eher dem klassischen Leasing", so der Fuhrparkmanager. Dafür seien es mitunter auch gebrauchte Fahrzeuge, allerdings, so betont er, alle in einem neuwertigen Zustand und mit geringen Laufleistungen.

Weiterer Pluspunkt für ihn: Die Auslandsnutzung ist bei seinem Hauptmietpartner in der Regel kein Problem, auch Reisen nach Osteuropa seien damit möglich. Bei den Mietfahrzeugen der klassischen Vermieter sei dies meist stark eingeschränkt. "Das ist auch ein Unterschied - gerade für Fuhrparks, die ihre Mitarbeiter entweder zu dienstlichen Zwecken ins Ausland schicken oder die auch die private Nutzung im Ausland gestatten." Mitunter sei er mit der klassischen Langzeitmiete hier schon an Grenzen gestoßen.

Baldige Entscheidung

Doch trotz der umfassenden Zufriedenheit mit der Langzeitmiete bei Akf wird Dimension Data bald eine Entscheidung zugunsten eines der beiden Partner treffen. "Es wird sich jetzt in der Zukunft zeigen, welches der beiden Modelle wir weiterführen. Beide parallel weiterlaufen zu lassen, macht aus Fuhrparksicht keinen Sinn", sagt Schwind.

Bei Europcar ist das IT-Unternehmen erst seit einem halben Jahr unter Vertrag, die Zusammenarbeit sei sehr gut angelaufen. Dessen Onlinesysteme, Reporting, Rechnungsstellung und Service an den Stationen sei qualitativ deutlich besser als die des vorherigen Autovermieters. Der Wechsel habe sich als richtige Entscheidung erwiesen.

Auch dass Dimension Data die Einkaufskonditionen für Langzeitmiete und Tagesanmietungen bündeln kann, wenn das Unternehmen beides vom selben Lieferanten bezieht, erweist sich als wichtiges Argument zugunsten des klassischen Vermieters. "In der Regel sind wir natürlich schon darauf erpicht, unsere Stammlieferanten weiterhin zu bedienen, wenngleich aber das Modell von Akf wirklich in bestimmten Sachen sehr interessant ist."

Von den monatlichen Mietraten bewegen sich beide Langzeitlieferanten bislang auf ähnlichem Niveau. Sie liegen laut Schwind etwa 20 bis 25 Prozent über der Leasingrate - die Flexibilität hat eben ihren Preis. Wenn der Preis aber durch die Konzentration auf nur einen Anbieter und damit größeres Mietvolumen gesenkt werden könnte, würde das schwerer wiegen als der umfassendere Service und die fuhrparkkompatiblen Prozesse seines Mietpartners mit Leasinghintergrund? Was wird am Ende das Zünglein an der Waage sein? Schwind kann die Frage noch nicht beantworten: "Ich habe noch nicht hundertprozentig entschieden, wie wir es machen werden. Es spricht einiges für Akf, es spricht aber auch einiges für Europcar."

• Ausgabe 03/2016 Seite 56 (204.4 KB, PDF)