Unter einem Dach

Die Carlsberg Deutschland Gruppe hat die Pkw-Fuhrparks aller deutschen Gesellschaften bei der

Holsten Brauerei AG zentralisiert. Dort managen Gerhard Bremer und Siegfried Borowksi den Gesamtbestand von 185 Fahrzeugen. Die Prozesse werden damit gestrafft und die Kosten transparent.

In jeder Region Deutschlands gibt es Brauereien mit langer Tradition. Einige renommierte Häuser sind Teil der Carlsberg Deutschland GmbH mit Sitz in Mönchengladbach. Obwohl hier alle Fäden zusammenlaufen, sind die Brauereien im jeweiligen Landesteil fest verwurzelt. Und das hat auch Auswirkungen auf die Pkw-Flotten. Sie sind in der Regel dezentral aufgestellt und werden vor Ort verwaltet. Das hat sich innerhalb der Carlsberg Deutschland Gruppe geändert. Denn das Fuhrparkmanagement ist für alle Gesellschaften bei der Holsten Brauerei AG in der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen zusammengeführt worden. Dort werden mittlerweile nicht nur die 104 Pkw von Holsten, sondern auch 23 Einheiten der Feldschlößchen AG Dresden, 27 Fahrzeuge der Mecklenburgischen Brauerei Lübz GmbH und 31 der Carlsberg Vertriebsgesellschaft West GmbH gemanagt.

Insgesamt 185 Firmenwagen liegen also nun in der Verantwortung von Gerhard Bremer, der bei Holsten unter anderem für den Jahresabschluss, das Reporting, die Kreditoren, das Hauptbuch und die Anlagenbuchhaltung zuständig ist, sowie von Siegfried Borowski, Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen. Innerhalb dieser Abteilung ist das Fuhrparkmanagement wiederum explizit im Bereich Anlagevermögen angesiedelt. "Diese Zuordnung ist historisch gewachsen und beruht darauf, dass die Fahrzeuge in der Vergangenheit hauptsächlich gekauft wurden", sagt Bremer. Vor etwa sechs Jahren hat jedoch ein Strategiewechsel stattgefunden. Seither stellt das Unternehmen von Kauf auf Full-Service-Leasing um. 13 der 104 Holsten-Fahrzeuge befinden sich aber noch im Eigentum von Holsten.

Eine Car Policy für alle

Mit der Zentralisierung der Fuhrparks bei Holsten hat für alle Unternehmen eine standortübergreifende Car Policy Einzug gehalten. Sie legt fest, welche Firmenwagen in der jeweiligen Hierarchiestufe zugelassen sind. In der ersten von insgesamt vier fahrzeugberechtigten Gruppen sind die Außendienstmitarbeiter zusammengefasst. Sie dürfen den VW Passat Trendline Variant 2.0 TDI mit 140 PS ordern. Andere Modelle sind ausgeschlossen. Exakte Vorgaben gelten auch für die zweite Kategorie der Abteilungsleiter im Außendienst. Sie fahren den Audi A6 2.0 TDI mit 140 PS. Der dritte Kreis sind die Gebietsleiter, die den Audi A6 2.7 TDI mit 180 PS nutzen. Freie Auswahl unter den Modellen der Marken Audi/VW, BMW, Mercedes-Benz, Ford und Opel hat hingegen die vierte Gruppe: Geschäftsführer. Die Fahrzeuge dieser Führungskräfte reichen daher vom 5er BMW über die Mercedes-Benz E-Klasse bis zum Audi A6. Das Referenzmodell: der Audi A6 3.0 mit 220 PS.

Für die Firmenwagen ist außerdem die Basisausstattung genau geregelt. Alle Modelle müssen mit einem Navigationssystem und Nebelscheinwerfern ausgerüstet sein, Diesel müssen über Partikelfilter verfügen und es darf grundsätzlich keine Modellbezeichnung am Heck angebracht werden. Die VW Passat Variant werden ferner mit Klimakomfortautomatik, Business-Paket, einer Armlehne am Fahrersitz und Netztrennwänden ausgestattet. Die Audi-Fahrer bestellen ihre Modelle wiederum mit Multifunktionslenkrad, Geschwindigkeitsregelanlage, Sitzheizung in den Vordersitzen, Handy-Vorbereitung mit Freisprecheinrichtung und Diebstahl-Alarmanlage. "Mit diesen Komponenten sind die jeweiligen Fahrzeuge fix kalkuliert", sagt Siegfried Borowski. Die Fahrer können den vorgegebenen Nettolistenpreis des jeweiligen Fahrzeugs um 2.000 Euro überschreiten und für zusätzliche Sonderausstattung ausgeben. Den Betrag zahlt der Mitarbeiter jedoch aus eigener Tasche.

Da der Außendienst die meisten Dienstwagennutzer stellt, ist der Volkswagen Passat Variant mit etwa 120 Einheiten auf den Betriebsgeländen der Brauereien am häufigsten zu sehen. Der Audi A6 ist rund 40 Mal vertreten. Die restlichen Fahrzeuge verteilen sich auf die Modelle aller zugelassenen Marken.

Wettbewerbsfähige Konditionen

Sämtliche Pkw sind im Full-Service für 36 oder 48 Monate respektive einer maximalen Gesamtlaufleistung von 140.000 Kilometern geleast. Leasinggeber ist die Deutsche Leasing Fleet GmbH (DLF). "Wir arbeiten seit 2001 zusammen und haben seit 2003 einen Rahmenvertrag, der den Grundstein für die Deutsche Leasing Fleet als alleinigen Partner gelegt hat", sagt Gerhard Bremer. Trotz oder gerade wegen der Zentralisierung ist der Leasinganbieter auch Partner der Carlsberg Deutschland Gruppe geblieben. Gerhard Bremer erläutert: "Wir haben vernünftige Konditionen aushandeln können, die kürzlich einem europäischen Vergleich problemlos standgehalten haben."

Den Anstoß für die Ausschreibung hatte die dänische Muttergesellschaft Carlsberg Breweries in Dänemark gegeben, weil sie ihre Fuhrparks in Europa von einem anderen Leasinggeber managen lässt. Für die drei wichtigsten Modelle haben die Verantwortlichen der Holsten Brauerei deshalb die Wettbewerbsangebote verglichen.

"Alles in allem sind wir in der jährlichen Kostenbetrachtung und über die gesamte Laufzeit der Leasingverträge günstiger gefahren, weshalb wir unseren Leasingpartner nicht zu wechseln brauchen", sagt Bremer stolz. Er ergänzt: "Für uns ist das eine Bestätigung, dass wir mit der Deutschen Leasing Fleet von Anfang an gut zusammengearbeitet haben."

Konsolidierung im

Flottenmanagement

Zufrieden sind Gerhard Bremer und Siegfried Borowski auch mit der Betreuung der DLF im Tagesgeschäft. Denn die Leasinggesellschaft übernimmt alle Aufgaben vom Tankkarten- und Schadenmanagement über die Kontrolle der Wartungs- und Reparaturrechnungen bis hin zur Fahrzeugrücknahme. Insbesondere die Rücknahme der Fahrzeuge am jeweiligen Standort ist den beiden Fuhrparkverantwortlichen wichtig.

Borowski meldet daher die Leasing-Rückläufer an DLF und will anschließend keinen großen Aufwand mehr damit haben. "Das klappt auch hervorragend. Die Leasinggesellschaft gibt die Informationen an einen Dienstleister weiter, der die Fahrzeuge abholt und ein Übergabeprotokoll anfertigt. Anhand der Fotos und Beschreibungen lässt sich später der Status quo genau nachvollziehen", sagt Borowski.

Borowski erhält zudem von DLF monatliche Reportings, die er per Schnittstelle in das interne System überträgt. Für diese und andere Aufgaben rund ums Fuhrparkmanagement benötigt Borowski derzeit etwa 80 Prozent seiner Arbeitszeit. Dieser Aufwand soll wieder sinken, wenn die Integration aller Flotten vollständig abgeschlossen ist. Eine zentrale Aufgabe von Borowski wird aber die Bestellung der Fahrzeuge bleiben. Doch er ist zuversichtlich, dass sich dieser Prozess auch künftig in einem zeitlich begrenzten Rahmen bewegt. Schließlich lässt die Car Policy keine Fragen offen. Außerdem verhalten sich die Mitarbeiter auch in flexiblen Bereichen maßvoll. Borowski nennt ein Beispiel: "Obwohl die Fahrer bei der Lackierung des Firmenwagens aus einer Palette gedeckter Farben wählen können, entscheiden sie sich bis auf wenige Ausnahmen alle für Schwarz." Und Debatten über Sonderwünsche sind Tabu. Der Zentralisierungskurs im Flottenmanagement kann somit fortgesetzt werden. a. sCHNEIDER

• Ausgabe 5/2008 Seite 77 (629.2 KB, PDF)