Transparenz bremst Kosten

Das Pharmaunternehmen Stallergenes setzt auf ein aktives Schadenmanagement in der Flotte. Damit lassen sich Schadensfälle zwar nicht immer vermeiden. Aus den Analysen und optimierten Prozessen kann das Unternehmen aber für den kontinuierlich wachsenden Fahrzeugbestand konkreten Nutzen ziehen, um die Schadenzahlen im Griff zu halten und infolgedessen die Kosten zu optimieren.

Als Unternehmen der Pharmabranche ist Stallergenes in den vergangenen Jahren beständig gewachsen. Infolgedessen ist auch die Zahl der Dienstwagen sukzessive gestiegen. Mittlerweile umfasst die Flotte rund 60 Pkw. Tendenz weiter steigend. Gleichwohl sind die Unfälle trotz hoher Laufleistungen vieler Fahrer niedrig, sodass die Schadenquoten der letzten drei Jahre überaus positiv ausfallen und von 88 Prozent in 2007 auf nur noch 41 Prozent in 2009 reduziert worden sind. Nun liegt die Herausforderung darin, das niedrige Schadenniveau zu halten. Aus diesem Grund haben Dr. Stefan Bartsch, Vertriebsleiter und Flottenverantwortlicher bei Stallergenes, sowie Matthias Schönfeldt, Inhaber der gleichnamigen Unternehmensberatung in Hamburg und als externer Dienstleister zuständig für das operative Fuhrparkmanagement des Pharmaunternehmens, Prozesse und Strukturen für ein aktives Schadenmanagement eingeführt.

Warum Bartsch dieser Bereich und eine damit verbundene permanente Kontrolle so wichtig ist, verdeutlicht er anhand der aktuellen Entwicklung: „Aufgrund des langen Winters hatten wir in den ersten Monaten dieses Jahres eine stark steigende Tendenz in der Schadenquote, bedingt durch einige größere, kurz aufeinander folgende Unfallschäden. Durch die transparenten Prozesse im Schadenmanagement haben wir dies schnell registriert und sind nun dabei, die Schadenquote wieder deutlich zu senken.“ Und er ist optimistisch, dass ihm das auch gelingt, da die Zahl und Höhe der Versicherungsschäden seit März wieder deutlich gesunken sind.

Schadensursachen ermitteln und beheben

Die dafür benötigte Transparenz und anschließende Einleitung von Maßnahmen zur Senkung der Schadenzahlen und -aufwendungen erreicht Bartsch durch vielschichtige Maßnahmen. Hierzu zählt, dass er sich als Entscheider mit Schönfeldt alle drei Monate zusammensetzt, die Zahlen und Trends erörtert und gegebenenfalls entgegensteuert. Grundlage hierzu bildet das Online-System Car Cost Control der Admin Solution AG, in dem die Informationen, von der Schadenmeldung bis hin zu den einzelnen Belegen, elektronisch archiviert, strukturiert und chronologisch aufbereitet sind. Hieraus ziehen und analysieren die Entscheider dann alle relevanten Informationen für das Schadenmanagement.

Was die beiden Flottenmanager dadurch beispielsweise ermitteln können, sind die Schadensursachen und -arten. So haben die Auswertungen des vergangenen Jahres ergeben, dass unter den registrierten Schäden vor allem Einparkschäden zu verzeichnen waren. Hierbei ist insbesondere ein Mitarbeiter als Mehrfachverursacher aufgefallen, dem das Unternehmen dann ein Fahrtraining mit spezifischen Übungen zu seinen Fahrschwächen verordnet hat. „Parallel dazu haben wir die Car Policy verändert und die Bestellung der Dienstwagen mit Einparkhilfe hinten als Pflicht eingeführt. Derzeit diskutieren wir außerdem den Kosten-Nutzen-Effekt der Einparkhilfen in der Fahrzeugfront“, sagt Bartsch. Daneben haben auch Glasschäden sowie Fälle von Vandalismus respektive Unfallflucht ohne ermittelbaren Gegner die Versicherungsprämie des Unternehmens belastet.

Um den Bereich der Flottenversicherung und das Schadenmanagement weiter zu optimieren, denken Bartsch und Schönfeldt daher auch über eine Beteiligung der Mitarbeiter nach. Ansatz dazu ist die Sorgfaltspflicht und die momentan noch freie private Nutzung der Dienstwagen für Fahrer. Künftig soll dieses Recht unter Umständen eingeschränkt werden, wenn der Fahrer mit seinem Fahrzeug nicht pfleglich umgeht. Er soll aber auch mit kostenloser Mehrausstattung im neuen Fahrzeug oder einer höheren Leasingstufe belohnt werden, wenn sich das Fahrzeug in einem guten Zustand befindet. Zudem muss der Fahrer bei selbst verschuldeten Unfällen die Selbstbeteiligung von 300 Euro in der Kasko übernehmen.

Fester Prozess zur Schadensabwicklung

Damit Bartsch und Schönfeldt die aktuellen Zahlen und Entwicklungen auch immer verfolgen können, haben sie die Prozesse und die Abwicklung im Schadensfall genau definiert. Demnach ruft der Fahrer bei einem Unfall die Schadenhotline an, die ebenfalls Admin Solution als Dienstleister stellt. Die Mitarbeiter dort nehmen den Schaden auf und geben bereits im Online-System die erforderlichen Daten ein. „Dadurch werden die individuellen Vorgaben des Hauses Stallergenes automatisiert abgebildet und mögliche Fehlerquellen eliminiert. Denn der Erfasser sieht dort zum Beispiel sofort, dass der Fahrer umgehend Bilder vom Schaden schicken muss und weist ihn darauf hin. Anschließend geht bei Dr. Stefan Bartsch und mir automatisch eine Mail mit einem Link ein, über den wir zum Sachverhalt auf die Plattform geleitet werden und sehen können, was genau passiert ist“, erklärt Unternehmenserater Schönfeldt.

Sobald auch die Fotos aufrufbar sind, entscheidet Schönfeldt über das weitere Vorgehen. Entweder er lässt die Schäden an den Fahrzeugen instand setzen oder aufgrund der Datenlage den Schaden per Minderwert am Ende der Leasinglaufzeit abrechnen. „Durch die individuelle Entscheidung bei jedem Schadensfall und die verschiedenen Verfahrensmöglichkeiten spart Stallergenes bares Geld im Vergleich zur pauschalen Meldung aller Schäden beim Versicherungsgeber“, sagt Schönfeldt. Ab einem Kostenvoranschlag der Werkstatt von 2.500 Euro netto zieht er zudem einen Gutachter hinzu. „Das Gutachten ab dieser Wertgrenze ist eine Vorgabe, um in schwereren Fällen auch alle Kosten darzustellen und geltend machen zu können“, betont Bartsch. Er ergänzt: „Schließlich müssen wir als mittelständisches Unternehmen in allen Bereichen für Kontrolle sorgen, sodass wir die Budgetvorgaben einhalten können und die Kosten nicht unerwartet aus dem Ruder laufen.“ Annemarie Schneider

Stallergenes-Fuhrpark im Überblick

ca. 60 Firmenwagen

neben der Geschäftsführung drei fahrzeugberechtigte Gruppen: 1. Abteilungsleiter, 2. Regionalleiter; 3. Außendienstmitarbeiter

Referenzmodelle mit Schaltgetriebe für Gruppe 1: A6 2.0 TDI e (136 PS), Gruppe 2: A4 2.0 TDI (143 PS), Gruppe 3: VW Passat und VW Tiguan 2.0 TDI (jeweils 140 PS)

Ende 2009 Einführung einer CO₂-Grenze von 140 g/km

Auswahl an Modellen von Audi, BMW und VW

v. a. VW Tiguan, Audi A6 und A4

im Full-Service-Leasing bei VW Leasing und BMW Leasing

Leasinglaufzeit: 36 Monate; Laufleistung: 20.000–50.000 km p. a.; max. 150.000 km

aber: seit September 2009 Flottenversicherung in Eigenregie direkt über Rahmenvertrag mit Kfz-Versicherer

operatives Flottenmanagement durch Unternehmensberatung Schönfeldt

Stallergenes in Kürze

Die Stallergenes GmbH ist die deutsche Vertriebsgesellschaft des französischen Pharmaunternehmens Stallergenes S. A. mit Sitz in Antony bei Paris. Die Muttergesellschaft wurde 1962 gegründet und hat im vergangenen Jahr einen Umsatz von rund 193 Millionen Euro generiert, zu dem die deutsche Tochter rund 27 Millionen beigetragen hat. Kernprodukte sind Tabletten und Tropfen zur spezifischen, oralen Immuntherapie bei Allergien. Hierzulande ist das Unternehmen seit Mitte der 90er-Jahre tätig und steuert seine Aktivitäten von der Zentrale in Kamp-Lintfort.

Flottenversicherung bei Stallergenes

Stallergenes hat im vergangenen Jahr die Flottenversicherung durch einen Makler bei den Kfz-Versicherern ausschreiben lassen. Damit hat das Unternehmen einen Wechsel vollzogen, weil die Fahrzeuge bis dahin im Rahmen des Full-Service-Leasings auch beim Leasinggeber versichert waren. Für die Ausschreibung hat Matthias Schönfeldt als Managementdienstleister für den Stallergenes-Fuhrpark einen Maßgabenkatalog vorgelegt, der unter anderem die Schutzbriefleistungen und die Übernahme der Kosten rund um das Abschleppen bei einem Unfall zur Bedingung gemacht hat. Ergebnis: der Abschluss eines Rahmenvertrages über die Versicherung der Pkw mit einer Selbstbeteiligung (SB) von 150 Euro in der Teil- und 300 Euro in der Vollkasko, der die geforderten Leistungen für eine Jahrespauschale in Verbindung mit Bonus-Malus-Vereinbarungen enthält. Nach Angaben des Unternehmens spart es damit bei der Versicherungsprämie im Vergleich zur bisherigen Variante rund 30 Prozent pro Jahr.

• Ausgabe 10/2010 Seite 108 (318.9 KB, PDF)