Qualität zahlt sich aus

Flexibilität, Verlässlichkeit und Qualität sind bei Quintiles als Outsourcing-Partner der Healthcare-Branche das A und O. Diese Maßstäbe legt das Unternehmen daher auch im Fuhrparkmanagement an. Schließlich dienen die rund 1.000 Firmenwagen nicht nur als Transportmittel, sondern auch als Motivationsinstrument.

Viele Firmen der Healthcare-Branche greifen auf Outsourcing-Lösungen zurück, um die Vermarktung ihrer Produkte voranzutreiben. Kernaufgabe der Dienstleister ist es dann, die Kunden ihrer Auftraggeber wie Kliniken, Ärzte oder Apotheker schnell und kosteneffizient zu erreichen. Ein Unternehmen, das als Outsourcing-Partner im Markt agiert, ist Quintiles. „Dabei haben wir uns durch Flexibilität, Zuverlässigkeit und Qualität als eine feste und führende Größe etabliert“, betont Martina Schmidt. Für die Einkaufs- und Flottenmanagerin sowie ihr dreiköpfiges Team sind die genannten Eigenschaften auch der Maßstab für die Prozesse und die Verwaltung im Fuhrpark, der aus rund 1.000 Pkw besteht.

Bei Martina Schmidt herrscht daher höchste Konzentration, wenn Quintiles einen neuen Auftrag gewonnen hat und eine neue Mannschaft aus Pharmareferenten oder Projektmitarbeitern zusammengestellt wird. Denn für diese Mitarbeiter muss das Fuhrparkteam in wenigen Wochen Firmenwagen im Leasing beschaffen. Manchmal hat Schmidt dafür auch nur einige Tage Zeit. „Um dies in die Tat umsetzen und steuern zu können, brauchen wir wiederum verlässliche und flexible Partner im Fuhrparkmanagement“, sagt Schmidt. Sie setzt deshalb bevorzugt auf Partner, die dem hohen Anforderungsprofil gerecht werden. Eine dieser Schlüsselrollen übernimmt ein Autohaus in der Region, das für das Unternehmen auch Modelle vorhält. Mit dessen Unterstützung ist schon die Meisterleistung gelungen, ein bundesweit tätiges Team innerhalb von vier Wochen mit Firmenwagen auszurüsten.

Grundsätzlich stehen nur vier deutsche Marken zur Auswahl: Audi, BMW, Mercedes-Benz und Volkswagen. Schmidt erläutert: „Unser Fuhrpark ist auch ein Motivationsinstrument. Schließlich müssen wir erstklassige Fahrzeuge stellen, um hochwertige Experten als Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden.“

Das Zünglein an der Waage

Welche Händler, Leasinggesellschaften und anderen Dienstleister letztlich den Zuschlag erhalten, entscheiden folglich nicht nur die Angebote, sondern auch die Services. Dazu gehören die Abgabe von Leasingangeboten innerhalb von wenigen Tagen und die flotte Auslieferung der Fahrzeuge an alle Orte der Republik.

Quintiles arbeitet dabei immer mit mindestens fünf herstellernahen und markenunabhängigen Leasinggesellschaften. Bei ihnen schreibt die Fuhrparkmanagerin alle neuen Firmenwagen aus. Wer dann das günstigste Angebot für Finanzleasing inklusive GEZ unterbreitet, wird Leasinggeber. Dabei können sich die jährlichen Laufzeiten der Verträge deutlich unterscheiden. Sie variieren von insgesamt 18 bis 30 Monate, je nach Fahrleistung der Mitarbeiter. Spätestens mit einer Gesamtlaufleistung von 130.000 Kilometern respektive nach Ablauf der Garantie tauscht Schmidt die Fahrzeuge jedoch aus. „Das Gros der Fahrzeuge läuft in der Regel zwischen 18 bis 24 Monate.“

Für schnelle Prozesse sorgt überdies die Car Policy mit ihren klaren Richtlinien. So dürfen alle Fahrzeuge ausschließlich Fünftürer mit Dieselmotorisierung sein. SUV, Cabrios und andere Exoten sind nicht zugelassen. Generell erhalten drei Gruppen eine Fahrzeugberechtigung: die Pharmareferenten im Außendienst, Mitarbeiter im Projektbereich und das Management. „Alle Fahrzeuge im Referentenbereich sind dabei bereits vorkonfiguriert mit der Möglichkeit zur Individualisierung. Die konfigurierten Fahrzeuge sind allerdings so gut ausgestattet, dass bei den Mitarbeitern keine Wünsche offen bleiben“, sagt Schmidt.

Diese Standardausstattung setzt sich aus einem werkseitigen Navi, einer Freisprecheinrichtung, Diebstahlwarnanlage, Park-Abstands-Sensor, Komfort-Sitzen plus Sitzheizung und Tempomat zusammen. Als Modelle stehen der VW Golf als 2.0 TDI mit 110 PS beziehungsweise seit Neustem als 1.6 TDI mit 105 PS sowie die Mercedes-Benz B-Klasse 180 CDI zur Verfügung. Bei den Projektteams aus Spezialisten kommen die Mercedes-Benz C-Klasse 200 CDI mit 136 PS und 220 CDI mit 170 PS zum Einsatz. Die Führungskräfte im Management haben freie Auswahl und werden nur durch ihr individuelles Budget begrenzt. In deren Kategorie befinden sich daher je nach Vorlieben alle Modelle, vom VW Golf über den VW T5 bis hin zur Oberklasse. Über alle Gruppen versteuern die Mitarbeiter ihre Fahrzeuge großteils nach der Ein-Prozent-Regel.

Eigenes Management mit zentralem Tool

Eine klare Devise gilt auch im Fuhrparkmanagement: Es bleibt im Haus, um im Sinne der Kunden und Mitarbeiter flexibel agieren zu können. Für jede benötigte zusätzliche Dienstleistung hat Martina Schmidt eigene Rahmenverträge verhandelt. So setzt die Flottenmanagerin etwa bei Rädern und Reifen auf eine Marke und einen bundesweiten Dienstleister, der die Reifen aufzieht und einlagert. „Diesen Partner haben wir vor allem gewählt, weil er unseren Mitarbeitern auch ein Online-Tool zur Verfügung stellt, über das sie Termine direkt vereinbaren können.“

Vollen Einsatz verlangt sie darüber hinaus im Schadenmanagement vom Provider, der mit dem hausinternen Team im Schadensfall kooperiert und unter anderem einen 24-Stunden-Service inklusive Wochenende leistet. Daneben steht auch der Kfz-Versicherungsmakler in der Pflicht. Er schreibt nicht nur den Fuhrpark jedes Jahr aus, sondern stellt auch ein Programm zur Erfassung und Verwaltung von Schäden. Bei Wartung und Verschleiß arbeitet das interne Management intensiv mit den Händlern und Leasinggesellschaften zusammen. „Dort, wo es günstige Pakete gibt, nehmen wir sie natürlich selektiv in Anspruch. Ansonsten haben wir mit dem jeweiligen Hersteller auch Großabnehmerverträge für Teile geschlossen, sodass wir die Nachlässe in den Kfz-Werkstätten bundesweit über unsere Kundennummer nutzen können“, erklärt Schmidt.

In Sachen Tankkarte setzt sie nur auf einen Dienstleister, der die Fahrzeuge mit diesen bestückt und die Aufwendungen über monatliche Reportings meldet. Die Daten sämtlicher Dienstleister fließen in ein zentrales Flottenprogramm ein, das Schmidt vor gut zwei Jahren eingeführt hat. „Hierüber können wir alles verwalten, von der Wartung bis hin zur Kfz-Steuer, und detaillierte Auswertungen fahren.“

Da das Management reibungslos läuft, kann sich die Fuhrparkmanagerin gezielt mit Verbesserungen in einzelnen Bereichen beschäftigen. Ein Thema, das vor einiger Zeit aufkam: der Einsatz alternativer Antriebe. Quintiles hat dazu Rentabilitätsrechnungen durchgeführt und Erdgasfahrzeuge aufgrund positiver Ergebnisse in den Vergleichen zum Diesel längere Zeit getestet. „Die Tests sind auch sehr erfolgreich gewesen. Ein Manko ist jedoch nach wie vor das dürftige Tankstellennetz, weshalb wir die Flotte leider nicht auf diesen alternativen Antrieb ausweiten können“, bedauert Schmidt. Nichtsdestotrotz hat sie die bestehende Dieselpalette weiter optimiert. Die Mitarbeiter dürfen nur noch die schadstoffarmen Modelle der Hersteller, wie BlueEfficiency und BlueMotion, bestellen. Und das nächste Projekt steht auch schon bevor: die Einführung von CO2-Regelungen in der Car Policy. Annemarie Schneider

Quintiles-Fuhrpark im Überblick

rund 1.000 Firmen-Pkw

nur Modelle von VW, Mercedes-Benz, Audi und BMW als Fünftürer und Diesel

v. a. VW Golf 2.0 TDI bzw. der neue 1.6 TDI, MB B-Klasse 180 CDI, C-Klasse 200 + 220 CDI

fünf Leasinggeber (LG): markenab- sowie unabhängige

Ausschreibung neuer Fahrzeuge bei mind. drei LG

reines Finanzleasing + GEZ

Gesamtlaufzeit der Leasingverträge: 18–30 Monate, v. a. 24 Monate: Laufleistung: max. 130.000 km

eigenes Flottenmanagement mit dreiköpfigem Team

Controlling und Steuerung der Dienstleistungen + Kosten über zentrales Fuhrparkprogramm

Quintiles im Kurzporträt

Quintiles ist ein weltweit tätiger Outsourcing-Partner der Healthcare-Branche. Prinzipiell untergliedert sich das Unternehmen in die vier Geschäftsbereiche: klinische Forschung (Clinical), das Sales- und Marketinggeschäft (Commercial), das international operierende Beratungsteam (Consulting) und Kapitallösungen (Capital). Weltweit beschäftigt Quintiles rund 23.000 Mitarbeiter, von denen mehr als 1.000 in Deutschland arbeiten. Als Dienstleister ist Quintiles hierzulande seit dem 1. Januar 2010 unter dem Firmennamen Quintiles Commercial Germany GmbH, vormals Innovex, aktiv. Die Gesellschaft ist besonders stolz darauf, in Deutschland bisher sechs Mal unter die 50 besten Arbeitgeber gewählt und zwei Mal als kundenorientiertestes Unternehmen ausgezeichnet worden zu sein. Die Zentrale befindet sich in Mannheim.

• Ausgabe 7/2010 Seite 44 (278.2 KB, PDF)