Premiere mit Tücken

_ Mit Fleetster haben wir zum ersten Mal kein Auto, sondern eine Softwarelösung drei Fuhrparkverwaltern an die Hand gegeben, mit der diese maximal 60 Tage kostenfrei ihre Flotte an Poolfahrzeugen steuern konnten. Die Implementierung des webbasierten Dienstes und die kurze Onlineschulung der Funktionen fanden alle Tester gut. Dennoch zeigte sich gerade bei den Poolfahrzeugen mal wieder ein Problem: Flotten sind nicht nur individuell, sondern die Firmen nutzen auch für ihre internen Abläufe eigene Wege, die nicht immer komplett von einem externen Tool übernommen werden können.

Jede Menge Software

Zu den Testern zählte Panalpina Welttransport Deutschland. Der internationale Logistikdienstleister hat in Deutschland rund 300 Pkw im Fuhrpark, die zum Großteil fest zugeordnet sind. Lediglich 22 Poolfahrzeuge dienen der kurzfristigen, zusätzlichen Mobilität - vier davon gibt es am Standort Nürnberg, genutzt von der lokalen Niederlassung und der IT-Abteilung Europa. Von hier aus steuert Yasmin Hartmann seit einem Jahr die deutschlandweiten Flottengeschicke. Unterstützt wird die Fleet Managerin dabei von neun lokalen Fuhrparkmanagern in den Hauptstandorten des Konzerns, der in Deutschland rund 2.400 Beschäftigte zählt. Ihre zentrale Rolle bringt Yasmin Hartmann mit zahlreichen Online-Tools in Berührung. Allein für das Reisemanagement sind es drei verschiedene. Die Grundfrage lautete also: Braucht es ein weiteres, um den Poolwagen zu steuern? In der vierwöchigen Testphase agierten neben der Fleet Managerin zwei lokale Fuhrparkleiter als Administratoren. "Da Fleetster onlinebasiert ist, brauchte es keine Installation von Software, sondern nur einer kurzen Einweisung", berichtet Yasmin Hartmann.

Eigene Flottenpolitik

Diese übernahm Wolfgang Weiss, Vertriebsleiter von Next Generation Mobility, per Online-Einweisung. Auch das Erfassen der vier Poolfahrzeuge ging reibungslos vonstatten. Theoretisch konnten damit die 20 Mitarbeiter am fränkischen Standort auf die Poolwagenverwaltung zurückgreifen. Dass dies nur zögerlich geschah, liegt an einer Besonderheit in der Flottenpolitik von Panalpina."Unsere Dienstwagenberechtigten pflegen in ihren Outlook-Kalendern ihre Termine, so dass sichtbar ist, wann ihr Firmenauto auch für andere Kollegen verfügbar wäre", berichtet Yasmin Hartmann. Die fest zugeordneten Dienstwagen werden also teilweise auch als Poolfahrzeuge genutzt. "Da die Firmenwagennutzer neben dem Outlook-Kalender nun auch das Fleetster-Tool pflegen mussten, wurde schnell klar, dass dieser Aufwand für die Mitarbeiter zu groß ist", resümiert die Verantwortliche.

Tadellose Abwickung

Dennoch hat sich Yasmin Hartmann mit den Möglichkeiten von Fleetster auseinandergesetzt und kann jenen Flotten, die über einen großen Poolwagenbestand verfügen, zur Lösung raten: "Die Abwicklung funktioniert tadellos und entlastet den Fuhrparkmanager. Auch der Support agiert auf Fragen schnell und liefert hilfreiche Antworten."

Zwei Vorschläge hätte die Flottenmanagerin dennoch an das Entwickler-Team: "Die Preise könnte man nach Flottengröße staffeln, dann wären die Pakete günstiger und damit attraktiver. Zudem wäre eine App-Variante sehr interessant." (Anm. d. Red.: Next Generation Mobility bietet den cloudbasierten Dienst seit März letzten Jahres auch als kostenlose App an, getestet wurde indes vordergründig die Weblösung.)

Den Schritt vom Papierkalender zur Onlineverwaltung wollte Sto, ein internationaler Hersteller von Produkten und Systemen für Gebäudebeschichtungen mit Sitz im südbadischen Stühlingen, ausprobieren. Sto beschäftigt deutschlandweit mehr als 2.600 Mitarbeiter und zählt rund 650 Pkw und 100 Nfz zur Flotte. Im Team um Dominik Jaeger, Gruppenleiter Einkaufsteam Flottenmanagement, wurden für den Test vier Poolfahrzeuge in die Software eingepflegt - bisher wurden die Fahrten manuell mit einem Papierkalender festgehalten.

Anschließend durften vier Mitarbeiter selbst Fahrten buchen und für weitere acht wurden die Dienstreisen über das Tool mitverwaltet. Positiv aufgefallen ist die Implementierung, die laut den Testern gut verlief. Die Menüführung ist selbsterklärend, sodass die Nutzung der Software ohne große Schulungen funktioniert, lautet das erste Urteil. Eine kurze Online-Einweisung gab es dennoch. Diese dauerte zirka eineinhalb Stunden und war leicht verständlich.

Verfügbar oder nicht?

Dann hieß es, ab in die Test-Praxis. Probleme gab es in einem konkreten Fall, als zwei Fahrzeuge eigentlich verfügbar waren, diese vom System aber nicht ausgewiesen wurden. Nichtsdestotrotz kann Sto Fleetster "sehr empfehlen". Wenn es auch Anmerkungen gibt. So wünschten sich die Tester ein Extrafeld in der Fahrzeugbeschreibung für Besonderheiten - dort könnte man zum Beispiel eine Vignette am Auto vermerken, die die Mitarbeiter des an der Grenze zur Schweiz angesiedelten Unternehmens auf ihren Dienstfahrten gelegentlich benötigen. Solche Spezifikationen könnten dann über die Filtersuche sichtbar und vom System berücksichtigt werden.

Da es dieses Szenario bis dato nicht gab, konnten sich die Buchungsberechtigten nicht vom System automatisch ein Fahrzeug zuweisen lassen. Denn nur zwei der vier Autos verfügen derzeit über eine Vignette für die Schweiz. Hätte man dies im System regeln können, wären wohl die Fahrzeuge noch gleichmäßiger ausgelastet worden, so das Urteil. Der Einsatz empfiehlt sich aus Sicht von Sto nur für kleine Flotten oder Fuhrparks mit nur einem Standort.

Sechs von 900

Der dritte Fuhrpark stammt aus Oberschleißheim nahe München. Robert Repper ist Verantwortlicher für den Fuhrpark bei der Schreiner Group. Von den rund 80 Dienstwagen, die das Familienunternehmen, welches Funktionsteile, Kennzeichnungslösungen und selbstklebende Spezialetiketten entwickelt und vertreibt, sind sechs als Poolfahrzeuge am Firmensitz verfügbar. Von den über 900 Mitarbeitern muss laut Repper knapp ein Drittel für geschäftlich veranlasste Fahrten auf den Fahrzeugpool zugreifen können. Parallel neben dem derzeitigen System wurde für den Testlauf mit der Fleetster-Software der Nutzerkreis auf sechs Personen eingeschränkt.

Dies liegt am breiten Spektrum der möglichen Nutzer begründet. "Die Mitarbeiter schicken eine Anfrage an das Flottenteam, wenn sie einen Poolwagen brauchen. Diese Anfragen bearbeiten wir und vergeben zentral die Wagen für die Dienstreisen", berichtet der Fuhrparkleiter. Diese Art der Flottenverwaltung war mit der Fleetster-Lösung aus verschiedenen Gründen nicht ganz einfach, wie die gemachten Erfahrungen zeigen: "Manche Symbole und Chiffren sind auf den ersten Blick nicht immer intuitiv verwendbar. Die Datenbank kann rückwirkend nicht korrigiert werden, was zwar durchaus ein Vorteil sein könnte, sich aber an der einen oder anderen Stelle wiederum als unvorteilhaft herausstellen kann. Als wichtigster Aspekt ist Folgendes anzuführen. Eine Steuerung der Fahrzeugverfügbarkeit, wie Sie bei Fleetster abgebildet ist, sollte mit einer dezentralen Freigaberegelung kombinierbar gemacht werden. Eine Freigaberegelung, abhängig vom buchenden Mitarbeiter, unabhängig vom Fahrzeug selber, ist bei der Schreiner Group erforderlich. Kurz gesagt, es wurde mit den zwei Systemen etwas unübersichtlich."

Dennoch sieht Repper Potenzial für die Lösung. "Wenn man die Möglichkeiten der zentralen Steuerung der Fleetster-Fahrzeuge etwas mehr auf unsere Situation abstimmen könnte, wäre dies ein großer Nutzwert für uns." So sind für Repper auch die monatlichen Kosten von fünf bis 15 Euro pro Fahrzeug kein großes Thema. "Dem würde eine wirkliche Arbeitsentlastung gegenüberstehen", findet der Fuhrparkverantwortliche. Aber dies ist für ihn noch Zukunftsmusik.

Zentrale Vergabe

Die Anwendung kann also trotz der laut Repper "einfachen und reibungslosen Installation und dem guten Backoffice" noch nicht überzeugen. So bleibt es vorerst beim bestehenden System mit der zentralen Wagenvergabe durch das Flottenteam und der Schlüsselausgabe über den Empfang. "Das wäre ein Punkt, den man mit einer Onlinelösung kombiniert mit einem Schlüsselkastensystem optimieren könnte", meint der Flottenchef. Der Spagat zwischen einer möglichst universellen Branchenlösung und dem Einbinden von praktischen Feinheiten der Kunden ist laut Wolfgang Weiss möglich, wie der Vertriebsprofi erläutert: "Die Software zu individualisieren ist kein Problem, aber eine Frage der Wirtschaftlichkeit. Gibt es Änderungen, die auch für eine breite Anwenderschaft hilfreich sind, dann gehen wir hier gern in Vorleistung."

• Ausgabe 05/2015 Seite 54 (880.4 KB, PDF)