Lohnende Investition

_ Was lange währt, wird endlich gut. Dieses alte deutsche Sprichwort trifft auch auf die mittlerweile erfolgreich abgeschlossene Suche des Bauunternehmens Wolff & Müller nach einer professionellen Lösung für die Führerscheinkontrolle zu. Dessen Tochtergesellschaft Wolff & Müller Einkaufspartner, die seit 2013 sämtliche indirekten Güter und Dienstleistungen für die Unternehmensgruppe beschafft, versuchte über mehrere Jahre, einen geeigneten Partner für die Optimierung der Führerscheinkontrolle zu finden. Die Anforderungen dabei: Die Lösung sollte rechtssicher sein, effiziente Prozesse beinhalten und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Schließlich entwickeln sich über 800 zu kontrollierende Führerscheine über die Jahre schnell zu einem nicht unerheblichen Kostenfaktor.

Seit April vergangenen Jahres hat der Beschaffungsdienstleister einen Anbieter gefunden, der all diese Anforderungen erfüllt: die Firma Fleet Innovation mit ihrer Lösung Fleet ID. "Wir haben uns schlussendlich für Fleet ID entschieden, da dieses Produkt unsere Belange perfekt umsetzen kann: Prozessoptimale Abläufe durch den Wegfall manueller Führerscheinkontrollen, automatisierte Erinnerungsfunktionen für die Fahrer und Fuhrparkmanager, und das alles bei einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis in Verbindung mit einem Online-Tool, das leicht zu pflegen ist", sagt Ignazio Gentile, Geschäftsführer der Wolff & Müller Einkaufspartner, der auch für den Fuhrpark zuständig ist. Den Preis von monatlich 1,25 Euro pro Führerschein hält er in Anbetracht der Rechtssicherheit und schlank gehaltenen Prozesse für sehr gering.

Manuelle Prüfung ade

Seitdem werden die 800 Führerscheine der Dienstwagenfahrer der Unternehmensgruppe über die elektronische Lösung kontrolliert, aber auch schon über 2.000 Fahrerlaubnis-Dokumente von Kunden der Einkaufspartner.

Doch auch schon vor der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle war Wolff & Müller rechtssicher unterwegs. Konsequent wurden die Führerscheine der Fahrer zu den Stichtagen 1. April und 1. Oktober eines jeden Jahres kontrolliert, was auch juristisch korrekt dokumentiert wurde. Der Aufwand und die hohen Prozesskosten dafür sollten allerdings nicht länger geschultert werden. Schließlich sind die 800 Dienstwagenfahrer auf 28 bundesweite Standorte verteilt. Und viele von ihnen sind die meiste Zeit auf Baustellen tätig, sodass sie in den Niederlassungen des Bauunternehmens für eine Führerscheinkontrolle schwer erreichbar sind.

Die Fuhrparkverantwortlichen an den einzelnen Standorten hatten also das Problem, immer ihre manuell zu pflegenden Listen im Blick haben und genau protokollieren zu müssen, bei wem die Führerscheinkontrolle schon durchgeführt wurde und bei wem noch nicht. "Diesen Prozess immer wieder zu überwachen ist ein erheblicher Aufwand, der personelle Ressourcen weit über das eigentliche Prüfdatum hinaus bindet", sagt der Geschäftsführer.

Das war jedoch nur ein Teil der mühsamen Arbeit. Im Anschluss musste die Durchführung der Kontrollen von allen 28 Standorten rechtssicher dokumentiert und damit an eine zentrale Stelle übermittelt und dort abgelegt werden. Aufwändig war es hier zudem, den Datenschutz zu gewährleisten, da die persönlichen Daten der Dokumentationen nicht frei zugänglich sein dürfen. Bis das komplette Prozedere abgeschlossen war, stand der nächste Prüftermin schon bald wieder bevor.

Doch auch wenn diese Lösung zeit- und prozesskostenintensiv war, so befanden sich der Fuhrparkleiter und die Geschäftsführung wenigstens auf der sicheren Seite. Anders als viele Kunden der Wolff & Müller Einkaufspartner, die zum Teil zwar von ihrer lästigen Pflicht wussten und dieser auch nachkamen, aber dabei nicht rechtskonform vorgingen, weil zum Beispiel die Dokumentation nicht lückenlos war. Oder auch solche, die sich ihrer rechtlichen Verpflichtungen nicht bewusst waren. "Viele unserer Kunden wissen gar nicht, dass es Pflicht ist, die Führerscheine ihrer Mitarbeiter einzusehen, um sich aus der Halterhaftung zu befreien, sollte etwas passieren", sagt Gentile. "Einige unserer Kunden, die wir besuchen, führen entweder gar keine Führerscheinüberprüfung durch oder machen es - wenn überhaupt - einmal im Jahr notgedrungen", erzählt er weiter.

Einführung zum gewohnten Termin

Eingeführt wurde das elektronische System bei Wolff & Müller zum 1. April vergangenen Jahres. Der Zeitpunkt wurde bewusst zum Termin der sonst anstehenden manuellen Überprüfung gewählt, weil die Ersterfassung dann gleich auch die turnusmäßige Kontrolle darstellte.

Die Fuhrparkverantwortlichen vor Ort haben die Ersterfassung der Führerscheine und deren Beklebung mit dem Hologramm-Barcode im Zuge der letzten manuellen Kontrolle an den Standorten durchgeführt. "Vom Prozess her war die Einführung nicht aufwändiger als die manuelle Kontrolle, die ohnehin angestanden hätte", erinnert sich der Geschäftsführer.

Damit das neue Verfahren auch von allen Beteiligten mitgetragen wird, wurden die einzelnen Fuhrparkverantwortlichen vor Ort schon frühzeitig vor der Implementierung in das Projekt eingebunden, um die geplante Einführung des Führerscheinkontrollsystems zu besprechen. Nachdem der Betriebsrat der Einführung zugestimmt hatte, wurden auch die Nutzer über das Projekt informiert.

Bewusst kurze Fristen gesetzt

Steht eine Kontrolle an, bekommen die Fahrer des Bauunternehmens per Mail eine Aufforderung zur Vorlage ihres Führerscheins und haben daraufhin 14 Tage Zeit, die Kontrolle durchzuführen. Nach Ablauf dieser Frist erhalten sie eine Erinnerungsmail, sofern der Führerschein noch nicht an einer Aral-Tankstelle vorgezeigt wurde.

Nach einer weiteren Woche würde es zur ersten Eskalationsstufe über die Fuhrparkmanager in den Niederlassungen kommen, wenn der Fahrer seiner Pflicht bis dahin noch nicht nachgekommen sein sollte. Die Fristen seien bewusst eng gehalten, um lange Prozessketten zu vermeiden.

An einem Standort in Waldenburg, nördlich von Stuttgart, wo es in einem Umkreis von 25 Kilometern keine Aral-Station gibt, nutzt der lokale Fuhrparkmanager die App von Fleet ID und führt die Kontrolle selbst durch.

Noch viel Potenzial

Der Beschaffungsdienstleister sieht für Fleet ID angesichts der bisher geringen Verbreitung von professionellen Führerscheinkontrollen bei seinen Kunden noch ein enormes Potenzial. Die bisherigen über 2.000 zu kontrollierenden Führerscheine, die innerhalb eines Jahres dafür gewonnen werden konnten, seien erst der Anfang.

Doch erst einmal steht jetzt im April wieder die turnusmäßige Überprüfung im Fuhrpark von Wolff & Müller an. Nach der Implementierung im vergangenen Jahr ist das die zweite elektronische Kontrolle. Die Investition in Sicherheit und Prozessoptimierung wird sich dann für alle Beteiligten erneut bezahlt machen.

• Ausgabe 04/2016 Seite 28 (157.9 KB, PDF)