Kraft der Integration

Eine komplett papierlose Fahrzeugverwaltung: Daran arbeitet das Fuhrparkmanagement-Team der Tognum-Tochtergesellschaft MTU Friedrichshafen für die rund 650 Firmenwagen der Tognum-Gruppe. Fuhrparkleiter Roland Wiggenhauser hat dafür die Software „Fleet+“ eingeführt. Nun zieht er eine erste Zwischenbilanz.

Aktenordner raus aus dem Regal, Aktenordner wieder rein: Diesen Arbeitsschritt hat das Team im Fuhrparkmanagement der MTU Friedrichshafen GmbH bis Ende 2007 viele Male am Tag getan. Denn bis zu diesem Zeitpunkt hat die vierköpfige Mannschaft die Firmenwagen aller Unternehmen der Tognum-Gruppe hierzulande mit einem selbst entwickelten Programm auf Access-Basis verwaltet, das allmählich an seine Grenzen gestoßen war.

Besonders mit der Vielfalt an Fahrzeugen, die vom Kleinwagen über Oberklassemodelle bis hin zu Sonderfahrzeugen und Lkw reichen, sowie der durch Erweiterung des Betreuungsgebietes ständig wachsenden Zahl an Firmenwagen hat die Software nicht mehr Schritt halten können. Infolgedessen hat die Datenverwaltung mittels Papier zugenommen.

„Da wir im gesamten Unternehmen stark prozessgesteuert arbeiten und auf schlanke Strukturen bauen, haben wir die-se Entwicklung beenden wollen“, sagt Roland Wiggenhauser, Fuhrparkmanager bei MTU Friedrichshafen, die auch den Fuhrpark ihrer Muttergesellschaft Tognum betreut.

Zu diesem Zweck hat er sich Mitte 2007 auf die Suche nach einer systemübergreifenden Lösung gemacht, die nicht nur alle internen und extern zugelieferten Daten abbilden und individuell auswerten kann, sondern auch mandantenfähig ist, um den Fuhrparkkollegen an allen Standorten über eine Rechteverwaltung selektiv Zugriff zu gewähren. „So hat sich die ursprünglich recherchierte Auswahl von insgesamt 15 Anbietern auf drei reduziert, die Software für unseren Bedarf angeboten haben“, sagt Wiggenhauser. Die Entscheidung ist schließlich für „Fleet+“ der Firma Hiepler + Partner gefallen.

Ausschlaggebend hierfür ist eine unternehmensinterne Entscheidungsmatrix gewesen, die der Fuhrparkmanager mit dem Einkauf entwickelt hat. Sie hat festgelegt, dass der Dienstleister vor allem eine langjährige Erfahrung in der Betreuung von Großflotten und auch mit Großprojekten haben muss. Im Detail definiert der Katalog außerdem Kriterien, die für den Konzern wichtig sind. Dazu zählen, dass das Programm individuell anpassbare Stammdaten durch benutzerdefinierte Felder darstellen, den kompletten Fuhrparkmanagementprozess funktional abdecken, ein flexibles Reporting, interne und externe Kostenverrechnung durch integrierten Fakturmechanismus und eine Integration in das bestehende IT-Umfeld durch flexible Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung, dem Personalwesen und anderen eingebundenen Abteilungen ermöglichen soll. „Da hierbei die Daten- und Systemsicherheit in unseren Unternehmen eine sehr große Rolle spielt, waren auch die IT-Experten in den Entscheidungsprozess eingebunden. Da sie schnell grünes Licht gegeben haben, konnten wir mit der Implementierung starten“, erläutert Roland Wiggenhauser.

Transparenz schafft Einsparungen

Bereits im Januar 2008 ist „Fleet+“ bei MTU online gegangen. Im neuen System ist nun auch die Historie der einzelnen Fahrzeuge in einem Archiv hinterlegt. Die Verwaltung per Papier hat sich damit auf ein Minimum reduziert. Die Mitarbeiter hinterlegen und rufen die meisten Informationen per Mausklick auf. „Doch unsere Anwendung geht weit über das reine Datensammeln und -verwalten hinaus. Wir können selbst Reports erstellen, mit denen wir –ohne den Anbieter in Anspruch nehmen zu müssen – fundierte Informationen über den eigenen Stammdatensatz ermitteln, indem Analysen und Statistiken beispielsweise über den Kraftstoffverbrauch gefertigt werden“, so Wiggenhauser. Und weiter: „Dabei ist es nicht primär von Bedeutung, ob 15 oder 1.500 Fahrzeuge gemanagt werden.“ Auf diese Flexibilität des Systems legt Wiggenhauser viel Wert, weil Friedrichshafen damit auch die weitere Konsolidierung der fahrzeugbezogenen Daten der Fuhrparks anderer Tognum-Unternehmen schrittweise durchführen kann. Das System wird folglich auch zum zentralen Werkzeug im standortübergreifenden Fuhrparkmanagement.

Zudem hat diese Flexibilität des Fuhrparksystems auch wirtschaftliche Effekte. Die Investitionskosten haben sich seinen Aussagen nach daher schon nach wenigen Jahren amortisiert. „Und dabei habe ich weitere Kosten, wie die indirekten Kosten, die für das Programmieren des alten Programms bei Änderungen oder Erweiterungen entstanden sind, noch gar nicht einbezogen“, resümiert Wiggenhauser.

Werkzeug zur Justierung der Stellschrauben

Derzeit managt das MTU-Team rund 650 Firmenfahrzeuge, die zu 98 Prozent inklusive Wartung & Verschleiß und GEZ geleast sind. Leasinggeber für die rund 590 Mercedes- und Smart-Fahrzeuge ist Daimler Fleet Management und für die rund 60 Modelle aus dem VW-Konzern die Volkswagen Leasing. Die Daten werden in einem monatlichen Report an MTU geschickt, die diese wiederum in das zentrale System per Schnittstelle einspeist. Auch die Rechnungen der Tankkartenanbieter Aral und EuroShell fließen ein. Alle relevanten Daten stehen damit innerhalb des Unternehmens zur Verfügung und ermöglichen die erforderlichen Entscheidungsfindungen.

Über das Tool verwalten Fuhrparkprofis überdies alle Dienstleistungen und Services, die sie hausintern verantworten. Einer dieser Bereiche ist zum Beispiel das Räder- und Reifenmanagement. Hier operiert MTU in einem Leasingverfahren, der Fuhrparkmanager entscheidet über die weitere Verwendung. Bei einem Fahrzeugwechsel werden die Räder abmontiert, auf den nachfolgenden baugleichen Dienstwagen geschraubt beziehungsweise eingelagert oder dem passenden Modell eines anderen Fahrers aufgeschraubt. „Dieses Verfahren können wir nutzen, weil wir bei einem hohen Fahrzeugvolumen die Modelle vorwiegend einer Marke fahren. Wir sparen so beim Reifenersatz bis zu mehreren Hundert Euro pro Fahrzeug“, sagt Wiggenhauser.

Ein Thema, das der Fuhrparkmanager auf Basis intensiver Analysen stärker unter die Lupe nehmen will, ist das aktive Schadenmanagement. Denn während die Schadensabwicklung beim Flottenversicherer liegt, laufen die Fäden für das aktive Schadenmanagement in Friedrichshafen zusammen. „Wir haben den Versicherungssektor durch einen Einkaufsrahmenvertrag mit Begutachtung der Schäden und Reparaturen auf Minderwertbasis optimiert. Darüber hinaus ergibt die Nutzung von Smart Repair und neuen dazugehörigen Rahmenverträgen sowie einem eigenen sehr niedrigen Unfallersatzwagentarif weitere Spielräume. Aufgrund der wachsenden Fahrerzahl können wir aber noch einiges verbessern“, meint Wiggenhauser.

Er will daher mittels „Fleet+“ in diesem Jahr tief greifende Auswertungen fahren, die zum Beispiel die Unfallorte, -tage und -zeiten, die Schadensarten sowie andere Faktoren ermitteln. „Außerdem wollen wir künftig noch einen Schritt weiter gehen, indem wir dem Mitarbeiter während der Reparaturzeit ein Fahrzeug aus dem eigenen Bestand stellen, das unterhalb der Kategorie seines Firmenwagens rangiert“, so der Fuhrparkmanager. Daneben wird auch das Downsizing auf das Tagesprogramm gesetzt. „Bei den Fahrzeugen im Carpool und den Funktionsfahrzeugen überdenken wir die Fahrzeugkategorien“, sagt der Fuhrparkmanager.

Künftig soll er mit „Fleet+“ auch die fahrerbezogenen Firmenwagen intensiver analysieren. Damit rücken verstärkt Ansätze zum Thema Verbrauch und Total Cost of Ownership in den Mittelpunkt. Auf die Arbeit mit dem neuen System hat das jedoch keinerlei Auswirkungen. Ein weiterer Grund für ihn, mit der Entscheidung zufrieden zu sein. A. Schneider

Fuhrpark der Tognum-Gruppe im Überblick

ca. 650 Fahrzeuge, davon rund 530 Pkw

110 Fahrzeuge im Carpool mit durchschnittlich 400 Entnahmen am Tag

dienstwagenberechtigte Gruppen: Monteure, Vertrieb, Führungskräfte,

insgesamt mehr als 400 Dienstwagen

Versteuerung der Dienstwagen in der Regel nach der Ein-Prozent-Methode

zentrales Fuhrparkmanagement: MTU Friedrichshafen, Bereich Facility-, Infrastruktur- & Umweltmanagement

Tognum-Gruppe in Zahlen

Die Tognum-Gruppe mit ihren Geschäftsbereichen Engines und Onsite Energy & Components gehört zu den weltweit führenden Anbietern von Motoren, Antriebssystemen und dezentralen Energieanlagen. Basis hierfür sind Dieselmotoren bis 9.100 Kilowatt, Gasmotoren bis 2.150 kW, Brennstoffzellen bis 345 kW und Gasturbinen bis 45.000 kW. Tognum erzielte im Geschäftsjahr 2008 einen Umsatz von über 3,1 Mrd. Euro und

beschäftigt über 8.900 Mitarbeiter. Mit 24 vollkonsolidierten Tochtergesellschaften, mehr als 140 Vertriebspartnern und über 500 autorisierten Händlern an rund 1.200 Standorten verfügt Tognum über eine globale Vertriebs- und Servicestruktur. Die Aktie der Tognum AG ist seit Jahresmitte 2007 börsennotiert und Mitglied im Börsenindex MDAX.

• Ausgabe 3/2010 Seite 58 (200.4 KB, PDF)