Individuellen Rahmen gezogen

_ Die Car Policy aktuell und die Kosten für die Firmenwagen im Zaum halten: Diese Aufgaben sind insbesondere für expandierende Unternehmen eine Herausforderung. Ein Beispiel dafür ist die LGI Logistics Group International (LGI). Dort zeigt die Wachstumskurve seit Gründung vor rund 20 Jahren nach oben, weil der Logistikdienstleister seine Geschäftsfelder beständig ausgebaut hat. Im Zuge dessen ist nicht nur der Lkw-Fuhrpark auf 250 Zugmaschinen plus rund 300 Anhänger und Sattelauflieger gestiegen. Auch die Pkw summieren sich über die Gruppe auf inzwischen rund 230 Einheiten.

Welche Autos gefahren werden, ergibt sich aus den Beziehungen zu den Kunden in der Autoindustrie. Wer die Dienste von LGI in Anspruch nimmt, hat entsprechend stark vertreten zu sein. Diese Leitlinie zieht sich wie ein roter Faden durch die Beschaffungspolitik.

Zweiter wesentlicher Aspekt: Rund 200 Pkw sind Gehaltsbestandteil von Fach- und Führungskräften. Lediglich rund 30 sind als Poolfahrzeuge im Einsatz. "Demzufolge dienen die Firmenwagen als Motivationsinstrument, weshalb eine gewisse Attraktivität der Auswahl gewährleistet sein soll", sagt Bernhard Jung. Der Leiter des Geschäftsbereiches Freight Solutions, in dessen Verantwortung auch die gesamte Flotte fällt, ergänzt: "Nichtsdestotrotz ist es uns mit der neuen Car Policy gelungen, den Grad der Kostentransparenz zu erhöhen." Dieses Ziel hat er gemeinsam mit Jens Lietzmann, dem Leiter Fuhrparkeinkauf, und dessen drei Mitarbeitern im Fuhrparkmanagement erreicht.

Vorgaben der Car Policy

Im Oktober 2015 hat das Team nun die neueste Car Policy eingeführt. Diese legt grundsätzlich fest, dass der Anspruch auf einen Geschäftswagen von der Gehaltsgruppe abhängt. Insgesamt sechs Gruppen erhalten demnach Zugang, die sowohl Fach- als auch Führungskräfte einschließen. Diese beginnen mit Angestellten in der ersten Kategorie, zum Beispiel Senior Consultants, Kundenbetreuer und Standortleiter, und reichen bis zur sechsten und obersten Ebene der Geschäftsführer.

"Innerhalb der Fraktionen gibt es wiederum eine Palette an Fahrzeugmodellen wie Limousinen, Kombis und SUV verschiedener Klassen, deren Zusammensetzung aus einer maximalen Leasingrate inklusive Wartung und Verscheiß-Baustein resultiert", erläutert Bernhard Jung. Dieser Betrag pro Gruppe bildet das ausschlaggebende Kriterium für die Modellauswahl.

Die Berechnung basiert auf einer Laufzeit des Leasingvertrages von insgesamt drei Jahren mit einer Laufleistung von 40.000 Kilometern pro Jahr, welche die meisten Firmenwagen in der Praxis auch laufen. Darüber hinaus können die Mitarbeiter einen bestimmten Betrag aus ihrem Nettogehalt monatlich zuzahlen, dessen Höhe gestaffelt nach Gruppen in einer Liste der Car Policy angehängt ist. Absolute Zahlen wollen Jung und Lietzmann nicht nennen.

PS- oder CO2-Limits sind kein Thema. Einzige zusätzliche Vorschriften: Alle Fahrzeuge müssen Diesel und mindestens mit großem Navigationssystem und Freisprecheinrichtung respektive Business-Paket ausgerüstet sein.

Unabhängig davon bleibt LGI bei seiner Firmenpolitik, die in der Markenauswahl ihren Ausdruck findet. Zugelassen sind Audi, BMW, Ford, Mercedes-Benz und VW. Daher gehören beispielsweise zu den bestellbaren Fahrzeugen der ersten Gruppe Audi Q3, Ford Kuga, Mercedes-Benz A- und B-Klasse. Geleast sind die Pkw bei drei Captives: der BMW Bank, die neben den BMW auch die Ford-Modelle abwickelt, der Mercedes-Benz Bank und Volkswagen Leasing.

Fahrzeugnutzung durch alle Mitarbeiter

Trotz des starken Motivationscharakters des Fuhrparks leisten die dienstwagenberechtigten Mitarbeiter auch ihren Beitrag zur Optimierung des Fuhrparks und der Kosten. Denn sie verpflichten sich mit Übernahme ihres Fahrzeugs, dieses anderen Mitarbeitern für geschäftliche Touren zur Verfügung zu stellen, wenn es für den benötigten Zeitraum frei ist und kein Poolwagen am Standort bereitsteht. Das gilt auch für die Geschäftsführer. Und diese Möglichkeit wird nach Erfahrung von Bernhard Jung häufig genutzt. So kann LGI den Pool auf einem minimalen Niveau halten. Fahrtenbücher werden trotzdem nicht geführt. Alle Mitarbeiter versteuern ihre Pkw nach der Ein-Prozent- Methode.

Servicebausteine separat

An der Handhabung der einzelnen Servicebausteine hat sich noch nichts geändert. Ob Räder/Reifen, Flottenversicherung, Kfz-Steuer, Rundfunkgebühren und Kraftstoff: Diese Kostenblöcke werden nach wie vor in Eigenregie gemanagt und unterliegen im Controlling der Gesamtkostenbetrachtung respektive den jeweiligen Kostenstellen. Eine Deklination der Aufwendungen bis auf die Ebene der Fahrzeuge in Kosten pro Kilometer erfolgt nicht. Noch nicht.

Vorherige Lösung und Pläne

Bernhard Jung gibt zu bedenken, dass LGI mit der Car Policy im Flottenmanagement und -einkauf der Firmen-Pkw bei gleichzeitig rasanten Zuwächsen einen weiteren Schritt nach vorne geht. Den größten Sprung hat das Unternehmen allerdings bereits vor etwa vier Jahren gemacht, als es sich von den Listenpreisen der Fahrzeuge als Auswahlkriterium in den Gehaltsgruppen verabschiedete. "Schließlich kann dieser Parameter in keiner Weise die Kosten widerspiegeln, die dem Unternehmen tatsächlich entstehen", betont Jung. "Deshalb haben wir einen Schwenk vollzogen und die Leasingrate als entscheidenden Parameter implementiert, um die Kosten offenzulegen und die Firmenpolitik bei der Fahrzeugauswahl weiterhin gebührend umsetzen zu können."

Aufgrund dieser Philosophie haben Jung und Lietzmann bisher keine TCO-Vergleiche der verschiedenen Modelle gezogen. Denn ob die genutzten Pkw nun etwas teurer oder günstiger sind als vergleichbare Konkurrenten anderer Marken: Die Beschaffung soll auch in Zukunft vorwiegend kunden- und lieferantenorientiert verlaufen.

Gleichwohl bleiben die Kosten für die einzelnen Modelle während der Vertragslaufzeit interessant. Vor allem die Verbräuche und damit der CO2-Ausstoß und die davon abhängige Kfz-Steuer könnten nach Einschätzung der Flottenverantwortlichen in den kommenden Jahren stärker in den Fokus rücken. Inzwischen soll die neue Car Policy in der Praxis Früchte tragen.

• Ausgabe 03/2016 Seite 30 (219.0 KB, PDF)